Поделиться
Новый закон закрепляет возможность использования кадровых документов в электронном виде без дублирования их на бумажном носителе. К кадровым документам относятся трудовой договор, договор о материальной ответственности и порядка 30 видов других документов.
Работодатель самостоятельно принимает решение о переходе на электронный кадровый документооборот (ЭДО), пояснили "РГ" в минэкономразвития. С работниками, которых впервые принимают на работу по трудовой книжке, соответствующие документы оформляют в электронной форме. Для перевода в электронную форму кадровых документов в отношении остальных категорий сотрудников требуется их согласие. Работнику будут выдавать его экземпляр в электронной форме, подписанной усиленной квалифицированной электронной подписью работодателя. А работник при желании вправе сделать бумажную копию соответствующего документа и заверить ее у работодателя.
ЭДО будет осуществляться через единую цифровую платформу "Работа в России", "Госуслуги", а также через информационную систему работодателя, соответствующую требованиям Трудового кодекса.
Участники рынка приветствуют переход на ЭДО, но отмечают вызывающие обеспокоенность моменты. В первую очередь это то, что часть документов по-прежнему остается бумажной. "Законодатель пока не решился перевести в электронный вид наиболее чувствительные для работника документы, такие как приказ об увольнении или акт о несчастном случае", - сообщили "РГ" в пресс-службе Сбербанка. По словам замгендиректора, директора по направлению "Нормативное регулирование" АНО "Цифровая экономика" Дмитрия Тер-Степанова, во избежание хранения документов об увольнениях в бумажном виде может увеличиться число случаев найма по договору подряда, а это может ущемлять права работника в случае спорных ситуаций.
До 15 ноября в России шел эксперимент по введению в некоторых организациях электронного документооборота при работе с кадрами. Так, в Почта Банке было автоматизировано 54 кадровых процесса, из них более 30 полностью переведены в электронный формат, сообщила "РГ" вице-президент, директор по персоналу Почта Банка Юлия Бородай. "Около 80% наших сотрудников участвуют в цифровом эксперименте. Для нас как для работодателя это прежде всего сокращение издержек на приобретение, ведение и хранение бумажных трудовых книжек, а еще удобная и быстрая обработка данных, отсутствие штрафов от трудовой инспекции за неправильное ведение трудовой книжки. Что касается экономии для банка, мы посчитали, что нам это будет давать свыше 5 млн рублей экономии в год, включая расходы на отправку и ведение трудовых книжек", - рассказала Бородай.
Закон вступает в силу со дня его официального опубликования, за исключением возложения на работодателя расходов "на создание и (или) эксплуатацию информационной системы работодателя, а также создание, использование и хранение электронных документов". Этот пункт вступает в силу с 1 марта 2023 года. Реализация ЭДО через платформу "Работа в России" начнет работать 1 сентября 2022 года.