Эксперты разъяснили, как исчислять и удерживать НДФЛ при выплате аванса

- Должна ли организация, исполняющая обязанности налогового агента, исчислять и удерживать НДФЛ при выплате аванса по заработной плате или аванса исполнителю по гражданско-правовому договору?

- Налоговый агент (российская организация или индивидуальный предприниматель), исполняя возложенные на него Налоговым кодексом обязанности по исчислению и перечислению в бюджетную систему РФ НДФЛ, должен руководствоваться следующим. При определении налоговой базы учитываются все полученные налогоплательщиком доходы (п. 1 ст. 210 НК РФ). Другими словами, налоговый агент обязан сформировать налоговую базу и исчислить соответствующую сумму НДФЛ на каждую дату получения физическим лицом дохода, источником которого он (агент) является.

Далее налоговый агент обязан (п. 4 и 6 ст. 226 НК РФ) удержать исчисленную сумму налога непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате в денежной форме и перечислить удержанную сумму НДФЛ в бюджетную систему РФ не позднее:

- дня получения в банке денежных средств на выплату дохода из кассы организации;

- дня перечисления денежных средств на расчетный счет налогоплательщика в банке;

- дня, следующего за днем выплаты дохода физическому лицу из кассы организации, если денежные средства в кассе - это выручка организации.

Таким образом, основными являются: дата получения дохода (она же дата формирования налоговой базы и исчисления НДФЛ) и дата выплаты дохода в денежной форме (она же дата удержания и перечисления суммы налога в бюджетную систему РФ).

Особые правила установлены только для дохода в виде заработной платы работника - лица, с которым заключен трудовой договор: датой фактического получения дохода в виде оплаты труда признается последний день месяца, за который начислена оплата труда (п. 2 ст. 223 НК РФ). Это обусловлено следующим.

Заработная плата рассчитывается пропорционально фактически отработанному работником в течение календарного месяца времени, указанному в табеле. Как правило, табель учета рабочего времени оформляется ("закрывается") ответственным за его ведение лицом один раз - в последний день месяца. Именно на момент закрытия табеля бухгалтер должен начислить работнику заработную плату за прошедший месяц, т.е. сформировать обязательство работодателя перед работником. На эту же дату - последний день месяца, за который начисляется заработная плата, формируется обязательство работника перед бюджетом - исчисляется сумма НДФЛ.

Таким образом, налоговый агент производит исчисление НДФЛ со всей суммы заработной платы один раз - в последний день месяца, за который начислена оплата труда и также однократно удерживает налог - при фактической выплате заработной платы за вторую половину месяца (письма минфина от 10.07.2014 N 03-04-06/33737 и др.).

В то же время ст. 136 Трудового кодекса РФ требует от работодателя выплаты заработной платы работникам не реже чем каждые полмесяца, что приводит к следующему: оплата труда за первую половину месяца не может быть начислена, поскольку табель учета рабочего времени еще не "закрыт". Таким образом, за первую половину месяца производится выплата не начисленной заработной платы, а как правило, фиксированной суммы, называемой "авансом".

Поскольку день выплаты аванса по заработной плате предшествует дате получения дохода, установленной п. 2 ст. 223 НК РФ, налоговая база по НДФЛ не может быть сформирована, а значит, не производится исчисление налога. При этом особые правила обусловлены не названием выплаты - "аванс", а только тем, что соответствующая сумма выплачивается без начисления в силу требований ст. 136 ТК РФ, не исполнить которые работодатель не имеет права.

Если же авансом называется иная сумма, выплачиваемая, например, исполнителю в рамках договора гражданско-правового характера, то она считается полученной в день фактической выплаты из кассы или в день перечисления денежных средств на расчетный счет исполнителя в банке (п. 1 ст. 223 НК РФ). Именно в этот день налоговый агент (заказчик) обязан произвести исчисление, удержание и перечисление НДФЛ с данной выплаты в бюджетную систему РФ (письмо минфина от 28.08.2014 N 03-04-06/43135).

При этом не имеет значения факт и объем выполнения работ (оказания услуг) по договору, наличие подписанного акта сдачи-приемки работы и любые другие условия. Более того, в соответствии с п. 2 ст. 711 ГК РФ подрядчик (исполнитель по договору подряда) не имеет права требовать выплаты ему аванса, если договором не предусмотрена предварительная оплата выполненной работы или ее отдельных этапов. Другими словами, в отличие от работодателя, обязанного производить выплату заработной платы до фактического ее начисления, заказчик по договору гражданско-правового характера вправе изначально не предусматривать возможности авансовых выплат при заключении договора.

Если предусмотренная договором гражданско-правового характера работа не выполнена и исполнитель возвращает заказчику полученный ранее аванс, то производится возврат суммы НДФЛ исчисленной, удержанной из суммы аванса и перечисленной в бюджетную систему РФ. В соответствии с п. 1 ст. 231 НК РФ излишне удержанная налоговым агентом из дохода налогоплательщика сумма налога подлежит возврату налоговым агентом на основании письменного заявления налогоплательщика. Возврат указанной суммы производится за счет сумм НДФЛ, удержанных налоговым агентом из доходов других налогоплательщиков (например, работников организации) и подлежащих перечислению в бюджетную систему РФ, в безналичной форме путем перечисления денежных средств на счет налогоплательщика в банке. Обращаться в налоговый орган за разрешением произвести указанный возврат налоговый агент не должен.

- Всегда ли работодатель должен удерживать НДФЛ с суммы прощенного долга работнику?

- Некоторые организации добровольно или вынужденно прощают физическим лицам возникшие задолженности. В общем случае сумма прощенного долга образует доход физического лица, из которого организация - налоговый агент обязана исчислить НДФЛ. Например, организация предоставила своему работнику беспроцентный заем, а в дальнейшем заключила с ним договор дарения суммы займа. Указанная сумма подлежит обложению налогом на доходы физических лиц с применением налоговой ставки 13% (письмо минфина от 15.07.2014 N 03-04-06/34520).

Особенность рассмотренной ситуации заключается в том, что заемщик приобретает право воспользоваться предоставленными ему денежными средствами с условием их возврата в установленный срок. Таким образом, сумма займа не признается доходом физического лица (она находится в его распоряжении временно) и с нее не исчисляется НДФЛ. Но как только с заемщика снимается обязанность возврата долга и у него появляется возможность распоряжаться денежными средствами по своему усмотрению, возникает экономическая выгода - доход, признаваемый объектом обложения НДФЛ. Однако общие правила не могут применяться в следующем случае.

Работник увольняется до конца рабочего года, за который ему был предоставлен отпуск. В соответствии со ст. 137 ТК РФ работодатель имеет право удержать из заработной платы работника, начисленной в окончательный расчет, сумму среднего заработка, начисленную за использованные, но не отработанные ко дню увольнения дни отпуска. В то же время ст. 138 ТК РФ устанавливает дополнительное условие: размер удержания не должен превышать 20% суммы, подлежащей выплате работнику, т.е. суммы заработной платы, оставшейся после удержания НДФЛ. Зачастую указанное ограничение приводит к тому, что работодатель фактически лишен возможности реализовать право на удержание у работника суммы излишне выплаченных отпускных.

В письме минфина от 17.06.2014 г. высказано мнение, что и в этом случае у работника возникает экономическая выгода в виде всей суммы не возвращенной им задолженности и, соответственно, доход, подлежащий обложению налогом на доходы физических лиц по налоговой ставке 13%. Это ошибка! Работник получил доход в виде суммы оплаты за предоставленный авансом отпуск, при выплате которой налоговый агент произвел исчисление и удержание НДФЛ. Если бы работодатель смог удержать сумму отпускных, приходящихся на использованные, но не отработанные дни отпуска при увольнении работника, то ему пришлось бы произвести возврат удержанной при выплате суммы НДФЛ в части, относящейся к возвращенной сумме. Если же работодатель не имеет возможности произвести удержание, то он не должен пересчитывать налог, поскольку суммы к возврату нет. Но и оснований производить удержание НДФЛ повторно тоже нет: удержание с одной суммы одного и того же налога дважды - это двойное налогообложение.