Может ли электронная подпись спасти бизнес

Чего мы не знаем об ЭП

Обычно компании и предприниматели получают электронную подпись под конкретную цель - отчетности в налоговую, документооборота с крупной компанией, регистрации онлайн-кассы. В этих сферах документооборот почти полностью переведен в электронный вид, поэтому без электронной подписи не обойтись.

Однако владельцы электронной подписи знают о ней только то, что нужно для отчетности или документооборота с контрагентом. "По нашим данным, электронная подпись есть у 92% юрлиц. Для многих это лишь флешка с паролем, которую нужно вставить компьютер, чтобы подписать документ. Принцип работы - верный, но не описывает всех функций подписи",- отмечает руководитель Удостоверяющего центра Контура Сергей Казаков.

Главное отличие электронной подписи от других файлов на компьютере - она создается с помощью криптографических алгоритмов. Это не позволяет подделать ее на документе, а также помогает заметить, если после подписания в документ внесут изменения: поправят символ или поменяют цифры местами.

Другое отличие - в "флешке". Это не обычная офисная usb-карта, а носитель с пин-кодом. На нем содержатся файлы, необходимые для работы электронной подписи: закрытый и открытый ключи, сертификат. Носитель обеспечивает безопасность закрытого ключа, с помощью которого подписываются документы. Этот ключ по важности можно сравнить с паспортом или банковской карточкой. Лучше никому не передавать его, чтобы посторонний не смог использовать электронную подпись без ведома владельца.

Третье отличие электронной подписи в том, что она придает юридическую силу подписанным документам. А значит становится незаменимым инструментом для бизнеса.

Самый распространенный вид подписи - квалифицированная электронная подпись (КЭП). Именно ее руководитель или бухгалтер использует для сдачи отчетности и участия в госзакупках. Она по умолчанию придает юридическую значимость каждому подписанному документу - без дополнительных соглашений или актов. Чтобы оформить КЭП, нужно лично посетить удостоверяющий центр (организация, выпускающая электронные подписи).

Популярность набирает и неквалифицированная электронная подпись (НЭП). Ее используют самозанятые граждане - а их с каждым годом становится всё больше: только в Свердловской области количество самозанятых достигло 134 тысяч человек. "Распространению НЭП помогают цифровые сервисы: физические лица могут использовать подпись в личном кабинете налоговой, самозанятые - в сервисах документооборота вроде нашего Контур.Сайна",- поясняет Сергей Казаков.

Экономия с подписью

Оформив ЭП, многие компании используют лишь часть ее функций, допустим, отчитываются в госорганы или участвуют в государственных закупках.

Аналитики Контура опросили владельцев малых и микропредприятий, как много они знают про свою электронную подпись. Больше половины респондентов (56%) используют электронную подпись для подписания и отправки отчетности. При этом 56% опрошенных не знают, для каких еще сфер нужна ЭП, помимо тех, где они уже ее используют. Часть опрошенных знают, что можно использовать электронную подпись для электронного документооборота и торгов, но не делают этого.

Чтобы извлечь максимум выгоды из электронной подписи, бизнес может использовать ее сразу в нескольких направлениях. Подойдет электронная подпись владельца фирмы или уполномоченного лица, в том числе подпись, с которой сдают отчетность или подписывают другие документы организации. Покупка подписи обойдется в 2-8 тысяч рублей и окупится быстро.

Электронная подпись поможет найти новых поставщиков, в том числе, на фоне ограничений импортных поставок. Найти контрагента можно в другом регионе России, дистанционно подписать договор и принимать товары. Или найти нового заказчика - государственные и крупные коммерческие организации по-прежнему продолжают размещать тендеры. Можно найти расширить географию своих поставок и поставить товар по цене выше.

В электронном виде можно подать и иск в суд. "Защитить свои права, разобраться в непростой ситуации с поставщиком или заказчиком - кажется, в текущие времена эти запросы будут от бизнеса все чаще. С электронной подписью обратиться в суд будет проще",- говорит Сергей Казаков. Дистанционно можно взаимодействовать и с госорганами. Запрашивать информацию в ФНС, Пенсионном фонде России, Росстате, Росреестре и других ведомствах.

Кроме того, ЭП обеспечивает доступ к перечню дистанционных услуг: позволяет взять кредит или оформить банковскую гарантию, провести онлайн-сделку с недвижимостью в онлайн-сервисе. В этом случае удаленное взаимодействие сэкономит и время, и деньги - банки могут снижать процент за удаленное оформление услуги.

Можно оптимизировать расходы на сотрудников. Уровень зарплат отличается от региона к региону, поэтому на другом конце страны можно найти исполнителя, который выполнит работу за меньшую плату. А оформить трудовые отношения удаленно. Текущих сотрудников можно перевести на электронный кадровый документооборот. "Последние изменения в Трудовом кодексе разрешают компаниям вести кадровый учет в электронном виде. А это серьезная экономия трудовых ресурсов и затрат на бумагу",- говорит руководитель Удостоверяющего центра Контура Сергей Казаков.

Фото: 2 - pexels

В один подход к ЭДО

Внедрение электронной подписи отвечает не только потребностям меняющегося рынка, но и решает государственные задачи. Еще в 2020 году правительственная комиссия по цифровому развитию утвердила Концепцию развития электронного документооборота(ЭДО) в хозяйственной деятельности, ее цель - наладить обмен документами без использования бумажных носителей и повысить прозрачность сделок бизнеса.

Так, по данным ФНС России, на документооборот в бумаге уходит 3,5 триллиона рублей в год. По планам разработчиков концепции, счета-фактуры, 70% транспортных и товарных накладных до конца 2024 года должны перевести в электронную форму (за исключением документов, относящихся к гостайне). Однако практика показывает, что далеко не все компании готовы это сделать, что, в свою очередь, тормозит распространение ЭДО.

- Поскольку наша компания оказывает помощь в таможенном оформлении, мы сразу начали пользоваться электронной подписью. Это экономит средства на бумажную канцелярию, курьерское/почтовое обслуживание, а главное - время. Обмен документами в электронном виде мы давно наладили, однако технологию ЭДО ввели всего пару лет назад - большинство наших клиентов медлили с переходом на нее, - рассказывает гендиректор транспортно-логистической компании "ПРОФ ВЭД" Сергей Лопаткин. По его словам, переход на ЭДО себя оправдал - скорость бизнес-процессов после введения электронного документооборота значительно увеличилась.

Цифровые данные в безопасности

И государство, и рынок видят электронную подпись не только удобным, но и безопасным инструментом. Поэтому сфера ЭП находится под контролем государственных органов.

Так, коммерческие организации, ИП и нотариусы могут получить электронную подпись только в государственном УЦ - УЦ Федеральной налоговой службы. Юрлица и ИП из финансового сектора - в Центробанке, бюджетные организации и должностные лица - в Федеральном Казначействе. "Эти изменения законодательства, которые ввели с 2022 года, чтобы повысить доверие к электронной подписи. Так, ФНС выдает электронную подпись только лично руководителю, чтобы снизить риски цифрового мошенничества",- поясняет Сергей Казаков.

Другие лица - сотрудники организаций и обычные граждане - получают электронные подписи в удостоверяющих центрах (УЦ). Но для выдачи подписи УЦ должен подтвердить, что соответствует строгим требованиям законодательства и получить аккредитацию. Последние годы требования становятся всё жестче, поэтому на рынке остались только игроки, которым действительно доверяет государство.

Есть все основания полагать, что институт электронной подписи в России будет развиваться и дальше. Это отечественная технология, перспективы которой понимают и государство, и бизнес.