В правительстве и администрации Пермского края будет введен новый формат рабочих мест. Большинство чиновников лишатся персональных рабочих столов. Кроме того, в здании правительства демонтируют более 200 дверей. Шкафы и тумбочки с личными вещами сотрудников вынесут из кабинетов.
Инициатором нововведений стал руководитель аппарата правительства Пермского края Макар Герман. Чем руководствовались краевые власти, переводя подчиненных в формат работы оpen spaсe, и какого эффекта ожидают от нововведений, об этом корреспондент "РГ" беседует с Макаром Германом.
Кабинетная революция
РГ: Макар Андреевич, означает ли ваша инициатива, что нынешняя организация труда сотрудников краевого аппарата "хромает", и чиновники нерационально используют свое рабочее время?
Макар Герман: Мы исходили из достаточно очевидных вещей. У нас 100 процентов государственных служащих обеспечены персональными рабочими местами. То есть у каждого есть свой стол, стул, тумбочка, шкаф, компьютер. С другой стороны, время от времени возникает необходимость приема на работу новых людей. И их опять же нужно где-то размещать. На сегодняшний день количество занимаемых нами площадей достаточно большое - это порядка 70 тысяч квадратных метров. И все площади имеют определенное качество - они построены в советское время, по своим архитектурным проектам. Это проекты с большими коридорами, маленькими кабинетами. Отсюда эффективность размещения людей на наших площадях - всего около 60 процентов. То есть 40 процентов - коридоры, залы, переходы, холлы. Это все здания региональной власти. А средняя ставка аренды в Перми - 500 рублей за квадратный метр.
РГ: Значит, по-вашему, площади используются сейчас нерационально?
Герман: Если мы посмотрим на наши кабинеты в рабочем процессе, то увидим, что занято не более 70 процентов рабочих мест. Остальные 30 процентов должны занимать люди, которые сейчас находятся на совещаниях, в командировках, в отпусках, на больничных. Поэтому, согласно мировой практике, считается нормальным, если 70 процентов сотрудников обеспечены рабочими местами. Я лично за весь рабочий день провожу за столом два - два с половиной часа. Все остальное время - с коллегами на совещаниях, на выездах. И в принципе это то время, когда мой кабинет может быть занят кем-то другим. Причем сидеть в этом кабинете могут человек шесть.
РГ: Но ведь важно, чтоб они не просто сидели, а грамотно и педантично выполняли свою работу…
Герман: Как мы сегодня оцениваем наших служащих? Существует система целевых показателей, по которым ведется мониторинг. Но по закону размер мотивационной части зарплаты для госслужащих не может быть больше 30 процентов его гарантированного дохода. Гарантированная часть - это оклад, надбавка за выслугу лет, коэффициенты. Фактически мы платим человеку за то, что он находится на рабочем месте, потому что существует табель учета рабочего времени, 8-часовые смены. Когда человек отработал смену - крестик поставили. А нужно учитывать, не то, сколько он времени пробыл на работе, а конкретный результат. И надо понимать, насколько интересно человеку приходить на работу, если он весь план выполнит часа за два, а потом будет сидеть и имитировать рабочую деятельность. Можно читать книгу, заниматься самообразованием, но почему мы должны заставлять человека делать это на рабочем месте?
Таким образом, сегодня оценка деятельности служащего (количество денег, уходящих в его карман в виде зарплаты и прочих выплат) осуществляется только на основании содержания табеля учета рабочего времени и субъективной оценки руководителем с фиксированием процента премии. Получается, что мы оцениваем не результат конкретных действий служащего, а его умение создать "бурную деятельность" и правильно преподнести ее руководству.
Ключ от эффективности
РГ: Значит, в администрации сегодня есть лишние люди, без которых в принципе можно обойтись?
Герман: Бывают разные ситуации. Есть люди, которые на самом деле могут работать с 9 до 18, и все рабочее время у них будет занято, потому что есть определенное количество текущих задач. Есть и просчеты руководства, когда руководитель неправильно распределяет количество задач. Например, человек занимается каким-то проектом, и у него сейчас сложились такие обстоятельства, что движения по этому проекту в данный момент нет. Нужно оценивать конечный результат. И если мы научимся это делать и платить за конечный результат, только тогда система заработает по-новому.
РГ: Как же это сделать?
Герман: Когда мы спрашиваем сотрудников, зачем вы приходите на рабочее место, большинство отвечает: "Я никогда не знаю, когда к себе позовет мой руководитель". И это - вопрос договоренности. Если вы планируете какое-то мероприятие, делайте это заранее - не мучайте себя и своих подчиненных. Не надо собирать совещания с участием 50 человек за полчаса. Это не эффективно. Вот два основных критерия - учет по результатам и закрытие потребности в рабочих местах. Для этого мы все и затеяли.
РГ: Но, Макар Андреевич, причем здесь двери и шкафы?
Герман: Здесь очень тесная взаимосвязь. До тех пор, пока у человека есть дверь, пока у него есть тумбочка под столом и шкафы, ему всегда есть, чем заняться на рабочем месте - не зависимо от того, есть работа или нет в конкретный момент. В крайнем случае, он начнет перекладывать свои личные вещи из одного шкафа в другой. Наличие дверей способствует тому, что у человека всегда есть возможность закрыться и вообще не создавать имитацию деятельности - заниматься тем, чем он хочет. Дверь - это барьер для межведомственного взаимодействия. Когда мы сказали людям, что снимаем двери, первое возражение было - люди не хотят слышать, что происходит за порогом. И вопрос не в том, что кто-то громко разговаривает, и не в том, что у человека может быть какая-то личная неприязнь к тому, кто находится за дверью. А вопрос в том, что люди не готовы работать вместе. Ведь у нас годами воспитывалась система вертикального подчинения. И чтобы задействовать коллегу, такого же, как ты консультанта из другого подразделения, необходимо довести эту информацию до начальника. Чтобы начальник написал официальное письмо другому начальнику, была создана рабочая группа, и люди, наконец, скрипя зубами, приступили к решению общей задачи. Это надо разрушать. Люди у нас не знают, кто работает в соседнем подразделении. И говорить здесь о командной игре бесполезно. Говорить о переходе на горизонтальную систему управления бесполезно. О создании неких самостоятельных проектных офисов для решения небольших текущих задач тоже нельзя. Чтоб договориться о передаче каких-то полномочий из одного отдела в другой, руководители отделов должны договариваться об этом, хотя в принципе два специалиста могли договориться друг с другом.
Круговорот паролей
РГ: Но ведь это организационная проблема… Привычку, стереотип, живущий в людях годами, так просто не изжить…
Герман: С чего-то надо начинать. К сожалению, в административных зданиях мы сейчас не можем позволить себе такие затраты, как снести не только двери, но и стены и перейти в открытые пространства. Да и здесь несущие стены, которые нельзя снести. А людей к этому как-то надо начинать готовить. У нас в планах через три - четыре года - переехать в новое здание, в котором будут объединены все органы власти краевого, муниципального уровня, а также две районных администрации. На сегодняшний момент мы занимаемся проработкой архитектурной концепции. Есть техническое задание с необходимыми площадями, правилами распределения площадей. Отталкиваясь от готовой концепции, дальше мы будем ее присматривать где-то на местности. Где конкретно - пока сказать не могу. Но главное, чтобы у жителя Перми была возможность решить все вопросы в одном месте, в одном окне. В новом здании будем придерживаться этой концепции - люди должны получать услугу там, где им удобно. Они не должны ходить по кабинетам и выискивать необходимого специалиста, добиваться с ним встречи, а прийти, получить полную и развернутую информацию и решить свои проблемы.
РГ: Но ведь для этого потребуется перестройка всей системы управления…
Герман: Двери - это первый шаг. С помощью демонтажа дверей и выноса шкафов я снимаю привязку человека к своему рабочему месту. Он может работать здесь, может работать там. Он может, проходя мимо какого-то кабинета, увидеть свободный компьютер и сесть за него работать. В правительстве появятся персональные настройки входа в систему, и со своим паролем сотрудник будет иметь возможность сесть работать за любой компьютер.
И как только человек формально лишается своего рабочего места, у него появляется мысль: "А что я тут буду делать, если мне делать нечего". Я не придумываю ничего нового. В Европе и США люди уже работают в этой системе. С развитием коммерческого сектора эта система пришла и в госорганы. И в первую очередь надо думать, как сэкономить бюджетные средства на чиновниках, а не предоставить им все блага цивилизации.
Вот в этом моем кабинете можно разместить шесть человек, а я сижу один. Это поможет сократить площади, занимаемые административным аппаратом. Освобожденные площади можно сдавать в аренду и за счет этого пополнить бюджет.
Переговоры нон-стоп
РГ: Как далеко этот революционный процесс пойдет? До чиновников какого уровня он распространится?
Герман: Этот процесс затронет всех. Что касается вице-премьеров и министров - то, по большому счету, их работа заключается в беспрерывном проведении каких-то совещаний. Кабинет министра - это зал ведения переговоров. Поэтому для министров сохраняются фиксированные рабочие места. Для всех остальных - хочешь сидеть за этим столом еще пять лет, пожалуйста, сиди. Но не факт, что через год-полтора ты придешь на работу чуть позже, а твой стол не будет уже занят кем-то другим. Если нет тумбочек и шкафов с личными вещами, чиновнику становится абсолютно все равно, где ему работать, за каким столом. В кабинетах всех вице-премьеров будут установлены стеклянные двери и перегородки.
РГ: На это ведь наверняка потребуются дополнительные расходы…
Герман: Мы планируем уложиться в сумму ремонта двух кабинетов. Конкретную цифру я назвать пока не готов - сейчас идут подсчеты. Но финансироваться все это будет за счет уже заложенных в бюджете средств на содержание государственного аппарата. Дополнительных бюджетных затрат не произойдет. Это будут не миллионы рублей. Подрядчиков, скорее всего, определим при проведении котировочных процедур.
РГ: А может, надо было все-таки начать преобразования с аттестации и отбора всех сотрудников аппарата?
Герман: Очень сложно объективно оценить, насколько эффективно работают государственные органы. Кто-то пишет бумагу 20 минут, а кто-то - два часа. И это могут быть люди примерно одинаковых умственных способностей. Просто один написал за 15 минут и сидит, непонятно чем занимается, а другой написал за два часа и тут же приступил к другим делам. И сказать, кто из них лучше, невозможно. Проводили аттестацию госслужащих - и все соответствуют требованиям. Но вопрос не в этом. Важно, насколько человек справляется с поставленной для него задачей. Писать письма, документы, поручения, служебные записки могут все, а справляться с поставленной задачей - нет. Двери - это внешняя сторона. А кроме этого, мы сейчас проводим работу по предоставлению людям гибкого рабочего дня. И это более важно, чем двери. Мы говорим людям: мне все равно, когда вы придете на работу. Мне важен результат. Вот если ты не даешь результат, все - извини, до свидания.
Начали с себя
РГ: Часть чиновников боятся открытых пространств и сквозняков…
Герман: Придите сюда летом и найдите хоть одну закрытую дверь. Бытовые вопросы есть и сейчас. Будут переговорные комнаты, помещения, где можно попить чай и кофе, шкафчики, где можно оставить личные вещи. Будут и кабинки для переодевания и хранения обуви и средств гигиены. Также планируется создание единого центра приемки документов от граждан и бизнеса. Это будет подъезд с улицы Петропавловской, где сейчас располагается Общественная приемная по работе с обращениями граждан. Все документы будут принимать и выдавать только через нее. В каждом крыле появятся отдельные, никому лично не принадлежащие места для индивидуальной работы. Ими нельзя пользоваться полный рабочий день, но на несколько часов можно закрыться и работать в тишине. У меня нет задачи сделать так, чтобы здесь никто не мог работать, и люди испытывали дискомфорт.
РГ: Когда завершатся преобразования?
Герман: К четвертому апреля. Естественно, что установка стеклянных перегородок займет больше времени.
РГ: Как большинство сотрудников администрации пока отнеслись к вашей инициативе?
Герман: Конечно, скептически. Я поэтому и вывесил информацию о новых рабочих местах в Интернете, чтоб у сотрудников была возможность высказать свое мнение, не представляясь. Мне важно понять их мнение. Но всю работу нам необходимо выполнить быстро. Когда пойдет этот процесс, все станет по-другому. Мы уже начали с себя - сняты двери в приемной губернатора, председателя правительства и моей приемной. И люди, увидев это, намного мягче относятся к переменам.
Справка "РГ"
Макар Андреевич Герман родился 4 сентября 1981 года в Перми. Образование высшее: в 2004 году окончил Пермский государственный университет по специальности "География". Свободно владеет английским языком. Трудовую деятельность начал в 2000 году програмистом на федеральном государственном предприятии. В 2005 году Макар Герман перешел на государственную службу. В 2008 году распоряжением губернатора Пермского края назначен руководителем Аппарата Правительства Пермского края. Женат, воспитывает дочь.