Глеб Архангельский, генеральный директор компании "Организация Времени"
Самое ценное, что у нас есть, - это время. Потерянные деньги можно заработать вновь, потерянное время вернуть невозможно. При этом каждый из нас располагает сравнительно небольшим капиталом времени - около 200-400 тысяч часов. Вдумаемся: тысяч, не миллионов. Эффективно выстроить отношения с временем, с максимальной пользой и удовольствием распорядиться капиталом времени помогает тайм-менеджмент.
Новый год многими считается удачным временем для того, чтобы кардинально изменить свою жизнь, отказаться от привычного уклада в пользу более эффективного. Многие обещают себе навести порядок в делах, разобраться с накопившейся кипой бумаг, оплатить счета и так далее до бесконечности.
Однако пока эти мысли хранятся только в голове, толку от них мало. Очень важно придать идеям материальное воплощение, как минимум перенести на бумагу, а еще лучше сделать и бумажный, и электронный сценарии своих будущих свершений.
Простой и эффективный способ управлять целями и достигать их - стратегическая картонка. Возьмите лист плотной бумаги или картона, используйте его в качестве закладки в ежедневнике. Рецепт прост: выпишите на эту закладку ваши долгосрочные цели. Такая стратегическая картонка будет постоянно напоминать о целях, и вы не "утонете в текучке". Планирование дня начинайте со взгляда на "стратегическую картонку", а не на текущие дела. Предложите завести такие же картонки вашим подчиненным и начинайте оперативные совещания с обсуждения "прогресса в движении по картонкам".
Вы удивитесь, насколько больше времени каждый день вы сможете уделять значимым, долгосрочным, крупным проектам. Вас меньше будет "заедать текучка". А ведь это одна из основных жалоб руководителей в наше время - "текучка сжирает весь рабочий день, главным и долгосрочным удается позаниматься только по вечерам и в выходные".
Помимо стратегической картонки превратить свои цели в реальность вам поможет ежедневник, где будут отмечаться все текущие дела и достижения. Иногда возникает ощущение, что у некоторых людей ведение ежедневника складывается стихийно. Ежедневник превращается, по сути, в записную книжку, где дела располагаются без четкой привязки к дням.
Разделите страницу ежедневника вертикальной чертой на две части. Слева, там где в большинстве ежедневников располагается сетка времени, стоит поместить жесткие встречи. Это встречи, события, мероприятия, привязанные к определенному моменту времени. Обратите внимание, что такие дела не должны занимать более 60-70% рабочего времени! Как минимум 30-40% времени должно остаться в качестве резервов.
В это время вы сможете выполнить гибкие задачи. Гибкие задачи - то, что можно сделать сегодня, но не обязательно в определенный момент времени. Например, "Написать документ", "Отредактировать слайды к презентации", "Купить подарок жене" и т.п. Эти задачи стоит выписать в правой части страницы.
В списке гибких задач стоит выделить ярким цветом одну-две приоритетных, самых значимых. Это именно те задачи, которые продвигают вас к достижению целей из "стратегической картонки". В то свободное время, которое осталось от жестких встреч, стоит в первую очередь решить именно эти задачи, выделить им лучшее время.
Как часто мы клянемся себе в новогоднюю ночь: "Уж в этом-то году я буду регулярно ходить в бассейн!" Или - системно учить английский язык. Худеть, в конце концов. Но так непросто перейти от желаний к реальным ежедневным действиям!
Заведите в ежедневнике или просто повесьте на стену "таблицу опривычивания" с перечнем привычек, которые вам хочется ввести в практику. Например, "Делать зарядку", "Хвалить подчиненных" и т.д. По вертикали - привычки, а по горизонтали - дни недели. Каждый день ставьте галочку или прочерк напротив привычки, отмечая тем самым, выполнено запланированное действие или нет. Каждую галочку воспринимайте как победу, тогда эта традиция станет для вас своего рода игрой или состязанием, особенно если такие таблицы заведет кто-то из друзей.
С чего начинается управление деньгами компании? С учета, контроля, бухгалтерии, финансового аудита. Начиная управлять временем, полезно в течение 1-2 недель провести сплошной учет вашего времени - хронометраж. Он поможет узнать много интересного о самом себе.
Записывайте в отдельный блокнот или файл все ваши действия с точностью до пяти минут. Это не отнимет много времени, для записей останавливайтесь один раз в час-два. Не пытайтесь сразу анализировать, просто составляйте честный отчет.
Подобная практика помогает выработать чувство времени, а также наглядно дает понять, какое количество времени и на что именно тратится. "Подбив баланс" в конце дня и недели, вы сами делаете выводы и решаете, какие задачи стоят затраченных минут и часов, а какие нет. По опыту участников Тайм-менеджерского сообщества, с помощью этой техники удается найти до 1,5-2 часов дополнительного времени в день, задействовать скрытые резервы вашего бюджета времени.
В начале года стоит задуматься не только о четких целях на год, которые мы записали в стратегическую картонку, но и о вещах глобальных: наших мечтах и желаниях, о долгосрочной стратегии. Для этого напишите небольшое, на 1-2 странички, эссе "Один день из моей жизни".
Попробуйте представить себе такой день через 3-5 лет. Пока не ограничивайте себя тем, что вы "должны" или что вы считаете "возможным". В этом эссе можно осветить примерно следующий круг вопросов: "С чего начался ваш день? Самое яркое впечатление дня. Какие люди вас окружают? Как и над чем вы работали?" Такое эссе даст вам богатую пищу для размышления и, вполне вероятно, некоторые дополнения в вашу стратегическую картонку. Работайте со своей мечтой - и она обязательно материализуется.