Напомним, данный закон обязал ряд компаний в зависимости от сферы деятельности разместить дюжину пунктов информации о своих закупках на официальном сайте zakupki.gov.ru в сроки: с 1 октября, с начала 2013 года и 1 января 2014 года.
Проводить всю работу по подготовке и публикации информации, предусмотренной 223-ФЗ, можно вручную или же автоматизировав данный процесс на собственной или сторонней электронной торговой площадке.
Довольно сложно представить, как на крупных предприятиях с сотнями и тысячами закупок ежемесячно организовать всю эту работу, написать и согласовать план закупок, составить статистику. Более того, всю эту информацию придется опубликовать. А если данные все равно необходимо предоставлять в электронном виде, то зачем заниматься ресурсозатратной подготовкой бумажных документов и процедур? Нужно и помещение найти, и информацию разослать/получить, и все перечитать, и пересчитать, и "пометочки" сделать. Победителя определить, наконец.
Как крупной или средней компании с большим объемом закупок организовать свою закупочную деятельность согласно 223-ФЗ максимально эффективно? Следуя десяти простым шагам, организации смогут избежать всевозможных проблем с работой по новому закону.
Первым делом лучше получить консультацию профессионала, который не только в теории знает, как правильно работать по 223-ФЗ. Учитывая, что по данному закону истории применения нет, профи следует искать среди разработчиков электронных площадок. Они активно изучают законодательную базу по закупкам, подробно знакомы со взглядами на жизнь своих клиентов, обязанных работать по 223-ФЗ, и консультируют бесплатно. Кроме того, они уже создают электронные торговые площадки, решающие все задачи данного федерального закона.
Для работы с сайтом zakupki.gov.ru, зарегистрироваться на котором должны все компании, попадающие под закон о закупках, предприятиям необходимо получить электронную подпись (ЭП). Причем популярный подход - получили подпись на генерального и отдали ее кому-то, мол, пусть регистрируется и делает все, что хочет, не рекомендую. ЭП выдают в удостоверяющих центрах, которых в России немало. Однако у компаний из отдаленных уголков страны, где поблизости нет такого центра, могут возникнуть проблемы больших расстояний и нехватки времени на их преодоление. Каждому сотруднику организации, который будет в той или иной степени отвечать за размещение информации на официальном сайте, нужно зарегистрироваться на портале государственных услуг.
Все требования 223-ФЗ компаниям следует отразить в собственном Положении о закупках. Если коротко, то это описание того, как в организации проводятся закупки фактически. Самое простейшее положение - торгуемся, как захотим, публикует информацию в соответствии с законом. Такое положение закону не противоречит и компанию не ограничивает.
Поскольку большинству средних и крупных предприятий без собственной электронной площадки, которая автоматизировала бы всю работу по закупкам согласно 223-ФЗ, будет не обойтись, начинаем поиск разработчиков будущей ЭТП. В России не много компаний, специализирующихся на создании электронных площадок. Лучше выслушать и сравнить предложения каждой из них.
Бардак автоматизировать нельзя, поэтому компания должна решить, что конкретно она хочет автоматизировать. В рамках ИТ-консалтинга разработчик проведет предпроектное обследование, дав компании соответствующие рекомендации. Он же поможет грамотно подготовить техзадание, а также предложит различные функциональные возможности, которыми можно будет начинить электронную торговую площадку, подстроив ее под все бизнес-процессы предприятия. Можно проинтегрировать ее с любыми корпоративными системами, автоматизировать планы закупок или реализовать контроль исполнения договоров.
Можно создать "площадку без торгов", что будет существенно дешевле полноценной ЭТП, но электронные торги на данной площадке проводиться не будут. Основная ее задача - подготовить и автоматически передать необходимую информацию на официальный сайт госзакупок, тем самым значительно упростив работу по 223-ФЗ. В будущем площадку без торгов можно легко доработать до реальной ЭТП.
Определив подходящий функционал будущей площадки, необходимо внести корректировки в уже существующее положение о закупках или написать его заново - все необходимые данные для этого у компании уже будут.
Одним из самых сложных моментов в работе по 223-ФЗ становится формирование плана закупок и его корректировка, поскольку все изменения в нем должны оперативно передаваться на официальный сайт. В свою очередь, закупка проходит немало этапов согласований через всю оргструктуру организации, прежде чем превратится в торги и попадет в план закупок. Своя электронная площадка позволит автоматизировать весь процесс согласования плана закупок.
Далее на уже готовую собственную электронную торговую площадку компании предстоит периодически вносить обязательный минимум информации и думать о том, как свою закупочную деятельность совершенствовать в дальнейшем.