ООО заключило договор аренды на помещение вне основного офиса. Создаваемое обособленное подразделение не будет иметь статуса филиала (представительства), не будет выделено на отдельный баланс, сведения о нем в уставе организации отражаться также не будут. В какой срок необходимо подать документы в налоговую инспекцию при открытии обособленного подразделения и какой комплект документов необходимо собрать для его регистрации?
На сегодняшний день отсутствует единое для всех отраслей законодательства понятие обособленного подразделения (далее - ОП). Так, в ГК РФ содержатся определения только двух видов ОП, которые расположены вне места нахождения юридического лица: филиал и представительство (п.п. 1, 2 ст. 55 ГК РФ).
Согласно абзацу третьему п. 3 ст. 55 ГК РФ представительства и филиалы должны быть указаны в учредительных документах создавшего их юридического лица. Относительно иных ОП гражданское законодательство таких указаний не содержит и каких-либо специальных требований к их созданию не предъявляет.
В целях налогового законодательства ОП - любое подразделение организации, которое от нее территориально обособленно и по месту нахождения которого оборудованы стационарные рабочие места. Признание ОП организации таковым производится независимо от того, отражено или не отражено его создание в учредительных или иных организационно-распорядительных документах организации, и от полномочий, которыми наделяется указанное подразделение (п. 2 ст. 11 НК РФ).
Согласно п. 1 ст. 83 НК РФ организации, в состав которых входят ОП, расположенные на территории РФ, подлежат постановке на учет в налоговых органах по месту нахождения каждого своего ОП (см. также письма Минфина России от 27.07.2012 N 03-02-07/1-191, от 02.09.2011 N 03-02-07/1-314).
Постановка на учет в налоговых органах российской организации по месту нахождения ее ОП (за исключением филиала, представительства) осуществляется налоговыми органами на основании сообщений, представляемых (направляемых) этой организацией в соответствии с п. 2 ст. 23 НК РФ (п. 4 ст. 83 НК РФ).
Подпунктом 3 п. 2 ст. 23 НК РФ установлена обязанность организаций сообщать в налоговый орган по месту нахождения организации обо всех ОП, созданных на территории РФ (за исключением филиалов и представительств), в течение одного месяца со дня создания ОП.
Иными словами, для постановки организации на учет в налоговом органе по месту нахождения ее ОП, не являющегося филиалом или представительством, организация должна в течение месяца с даты создания ОП представить соответствующее сообщение в налоговый орган по месту своего нахождения (то есть по месту нахождения головной организации).
Названное сообщение оформляется по форме N С-09-3-1, утвержденной приказом ФНС России от 09.07.2011 N ММВ-7-6/362@ "Об утверждении форм и форматов сообщений, предусмотренных пунктами 2 и 3 статьи 23 НК РФ, а также порядка заполнения форм сообщений и порядка представления сообщений в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи".
Отметим, что при подаче в налоговый орган сообщения по форме N С-09-3-1 законодательством не установлена обязанность организации предоставлять какие-либо дополнительные документы, подтверждающие момент создания ОП (например, приказ генерального директора о создании ОП, положение об ОП). Единственным исключением является тот случай, когда названное сообщение подписывает представитель организации. В этом случае к бланку сообщения нужно приложить копии документов, подтверждающие полномочия представителя (п. 10 Приложения N 13 к приказу ФНС России от 09.06.2011 N ММВ-7-6/362@).
В то же время в соответствии с п. 3 Порядка постановки на учет, снятия с учета в налоговых органах российских организаций по месту нахождения их обособленных подразделений, принадлежащих им недвижимого имущества и (или) транспортных средств, физических лиц - граждан РФ, а также индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения на основе патента, утвержденного приказом Минфина России от 05.11.2009 N 114н, к сообщению о создании ОП могут прилагаться копии документов, подтверждающих создание этого ОП (положения об ОП либо распоряжения (приказа) о его создании - при наличии таких документов).
Следует обратить внимание на то, что пунктом 2 ч. 3 ст. 28 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд РФ, Фонд социального страхования РФ, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования" (далее - Закон N 212-ФЗ) установлена обязанность организаций письменно сообщать в орган контроля за уплатой страховых взносов по месту своего нахождения (то есть нахождения головной организации) о создании ОП в течение одного месяца со дня создания ОП (письмо Минздравсоцразвития РФ от 09.09.2010 N 2891-19).
Органами, осуществляющими контроль за уплатой страховых взносов, являются (часть 1 ст. 3 Закона N 212-ФЗ):
- Пенсионный фонд РФ и его территориальные органы в отношении страховых взносов на обязательное пенсионное страхование, уплачиваемых в ПФР, и страховых взносов на обязательное медицинское страхование, уплачиваемых в ФФОМС;
- Фонд социального страхования РФ и его территориальные органы в отношении страховых взносов на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, уплачиваемых в Фонд социального страхования РФ.
Исполнение организацией обязанности по сообщению о создании ОП не ставится в зависимость от наличия у этого ОП отдельного баланса, расчетного счета, а также начисления им выплат и иных вознаграждений в пользу физических лиц (письмо Минздравсоцразвития РФ от 09.09.2010 N 2891-19).
На сегодняшний день формы данных сообщений еще не утверждены, поэтому организация может уведомить органы контроля в произвольной форме.
С текстами документов, упомянутых в ответе экспертов, можно ознакомиться в справочной правовой системе ГАРАНТ.