Если у компании есть расходы на перевозку, то, будьте уверены, что налоговая инспекция заинтересуется этими расходами и транспортными накладными в первую очередь. В этих документах много информации и много требований по их заполнению и, как правило, в них всегда можно найти к чему придраться. Какими могут быть последствия для бизнеса из-за неправильно оформленной товарно-транспортной накладной? Как налоговые органы проверяют подлинность сведений, указанных в накладных?
В бизнесе распространена ситуация, когда за перевозку грузов автомобильным транспортом платят зачастую фирме, у которой по документам нет ни транспорта, ни водителей в штате. Таковы правила рынка: платят фирме, а грузы перевозят физические лица на своем транспорте за наличные деньги. В такой ситуации накладные оформить правильно невозможно, потому что в товарно-транспортную накладную надо вписывать реальный номер машины и ФИО водителя. Собственник транспорта и водитель в случае налоговой проверки должны подтвердить факт перевозки, а также по документам иметь трудовые или гражданско-правовые отношения с транспортной компанией, и эта информация должна быть проверяема.
Не у всех компаний есть правильно оформленные накладные, не всегда перевозчики даже при реальных перевозках выдают документы, поэтому на практике их часто приходится делать "задним числом". Некоторые предприниматели практикуют даже экстремальные варианты: например, едут по МКАД, списывают реальные номера машин, на основе которых и делают товарно-транспортные накладные. Правда, потом "находчивые" предприниматели бывают неприятно удивлены, когда налоговая инспекция, связавшись с хозяевами автомашин, узнает реальное положение дел о перевозке товаров.
С гражданско-правовой точки зрения, согласно п. 2 ст. 785 Гражданского кодекса РФ, заключение договора перевозки груза подтверждается составлением и выдачей отправителю груза транспортной накладной (коносамента или иного документа на груз, предусмотренного соответствующим транспортным уставом или кодексом). Таким образом, оформление транспортной накладной важно не только для того, чтобы обезопасить себя от налоговых претензий, данный документ подтверждает заключение договора перевозки.
С января 2013 года в связи с принятием ФЗ N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" требование об обязательном применении унифицированных форм первичной учетной документации отменено. И, таким образом, формально применение товарно-транспортной накладной по форме N 1-Т как документа, утвержденного Госкомстатом, является необязательным. Однако можно предположить, что позиция официальных органов будет сводиться к тому, что наличие транспортной накладной, оформленной по форме, утвержденной постановлением правительства РФ от 15.04.2011 N 272 "Об утверждении Правил перевозок грузов автомобильным транспортом", по факту окажется обязательной. Налоговые органы считают, что именно транспортные накладные подтверждают факт перевозки и реальность услуг по перевозке. И в большинстве случаев суды поддерживают это мнение налоговиков.
Почему контролирующие органы настаивают на наличии полностью заполненной определенной формы? Этому есть ряд объяснений: в формах предусмотрено достаточно много параметров, которые легко проверить и установить. О том, что нужно проверять и как находить "слабые места" налогоплательщиков при оформлении товарно-транспортных накладных, сказано в письме ФНС РФ от 21.08.2009 N ШС-22-3/660@ "О направлении систематизированных материалов по документированию операций при транспортировке товаров". ФНС России указывает нижестоящим налоговым органам, как сверять показатели из товарно-транспортных накладных со сведениями из других документов, какие данные могут указывать на нереальность операции, а также какие показатели еще могут быть сфальсифицированы налогоплательщиком и т.д.
Рассмотрим некоторые рекомендации, которыми должны руководствоваться инспекторы, проверяя товарно-транспортные накладные.
Во-первых, проверить данные о номере транспортного средства, ФИО водителя и номер водительского удостоверения. Эти данные легко проверяются по запросу в ГИБДД. Этот прием работает эффективно - налогоплательщики очень часто попадаются, указывая в накладных транспортные средства с несуществующими государственными номерами.
Во-вторых, проверить информацию о том, действительно ли указанные в транспортных накладных водители и транспортные средства перевозили товар для проверяемого налогоплательщика. Даже если в накладной указаны данные о реальных транспортных средствах и водителях, то инспекторы все равно смогут легко проверить факт перевозки. Они имеют право вызвать на допрос собственников автомобиля и водителей.
В-третьих, сопоставить массу перевезенного груза с грузоподъемностью указанного в транспортной накладной автомобиля. Налоговики также обратят внимание на расстояние, указанное в накладной, чтобы оценить, сколько рейсов за день сможет сделать этот автомобиль.
И наконец, проверить наличие иных реквизитов товарно-транспортных накладных. В частности, в накладных должны присутствовать номер и дата доверенности, по которой был получен груз, указано кем и кому выдана доверенность, кто произвел отпуск груза, кто груз принял, сведения о грузе и др.
В качестве рекомендаций налогоплательщикам. Обратите особое внимание на письмо ФНС РФ от 21.08.2009 N ШС-22-3/660@ - это очень полезный документ. Именно с его помощью вы сможете посмотреть на свои транспортные накладные с точки зрения налоговой инспекции. Это письмо, по большому счету, стоит изучить всем налогоплательщикам, сделав его своей "настольной книгой", тогда вы сможете следить за правильным заполнением транспортных накладных на своем предприятии. Вы будете знать, какие параметры будут проверять налоговики и какие ошибки в данном документе могут привести к налоговым доначислениям.