- обоснованы, то есть экономически оправданы, что предполагает их направленность на получение дохода (определение Конституционного суда РФ от 4 июня 2007 г. N 320-О-П);
- документально подтверждены, то есть оформлены документально в соответствии с требованиями бухгалтерского законодательства (постановление Президиума ВАС РФ от 20 января 2009 г. N 2236/07), при этом указанные документы могут лишь косвенно подтверждать произведенные расходы. Напомним, что требования к первичным документам содержит статья 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете".
Зачем нужны первичные документы? Этот вопрос является чисто риторическим для всех, причастных к бухгалтерскому учету и налогообложению, однако для всех остальных специалистов коммерческих да и некоммерческих организаций постановка данного вопроса является, по их убеждению, уместной, поскольку они:
- либо принципиально "против бюрократии";
- либо "берегут бумагу, на изготовление которой вырубаются леса";
- либо просто не хотят оставлять письменные следы своей причастности к хозяйственной жизни организации по принципу "подпишешь бумагу, а потом тебе это боком выйдет и назначат крайним".
Объяснять подобным менеджерам азы бухгалтерского и налогового учета весьма сложно, однако зафиксируем несколько тезисов, являющихся аксиомами, которые тем не менее постараемся обосновать. Итак, во-первых, бухгалтерский учет - это лишь зеркало, в котором отражаются факты хозяйственной жизни, при этом отражаются не сами события, а документы, подтверждающие эти события. Так что поневоле вспоминается эпиграф из хрестоматийной комедии Н.В. Гоголя "Ревизор": "На зеркало неча пенять, коли рожа крива"!
Во-вторых, многие менеджеры забывают, что первичным документом может являться любой лист бумаги, на котором зафиксированы обязательные реквизиты, установленные в пункте 2 статьи 9 Закона "О бухгалтерском учете". В их числе: наименование документа, содержание факта хозяйственной жизни, дата составления и подпись. В-третьих, следует также напомнить мудрость из бюрократического фольклора: Документ пишется не с целью проинформировать читающего, а с целью защитить пишущего!
Ну и напоследок, в-четвертых: все сотрудники делятся на ответственных (которые готовы отвечать и отвечают за свои действия и поступки) и безответственных (которые лишний раз свою подпись нигде не поставят). По логике высшее руководство организаций должно отдавать предпочтение первой категории сотрудников, если, конечно, само относится к категории ответственных лиц!
В последние годы незаслуженно забыт такой документ, как служебная записка. Не являясь строго формализованным документом, служебная записка подчас поможет обосновать расходы налогоплательщика в целях налогообложения прибыли, определить деловую цель тех или иных затрат, а также стать одним из решающих аргументов в пользу налогоплательщика в налоговом споре. Для обоснования указанного тезиса приведем лишь несколько характерных эпизодов из арбитражной практики.
В одном деле налоговый орган поставил под сомнение целесообразность приобретения за рубежом комплектующих узлов и агрегатов, утверждая, что налогоплательщик мог произвести их своими силами. Налогоплательщик отстоял свою позицию, в том числе и с помощью служебных (пояснительных) записок главного инженера (о том, что из трех станков один находился на капитальном ремонте, а два других находились в рабочем состоянии, но имели технические характеристики ниже допустимых паспортных значений), а также главного сварщика и главного металлурга (о том, что технически неисправное состояние станков приводит к образованию дефектов изготавливаемых самим налогоплательщиком блоков цилиндров). Подробнее о деле можно узнать из решения арбитражного суда города Москвы от 20 марта 2012 г. по делу N А40-9946/12-99-46.
В другом деле расходы на обслуживание, текущий и плановый ремонт были обоснованы налогоплательщиком, в том числе и служебными записками главного инженера о необходимости текущего ремонта технологического оборудования цеха, нуждающегося в обеспечении приобретенным углем для функционирования котельной в целях отопления здания и выработки пара для автоклавной при консервировании рыбы и морепродуктов (из постановления ФАС Дальневосточного округа от 5 марта 2009 г. N Ф03-589/2009).
Третья компания обосновала необходимость косметического (текущего) ремонта торгового зала и прилегающей к помещению автозаправочной станции территории, помимо всего прочего, служебными записками заместителей генерального директора по финансовым и коммерческим вопросам (из постановления ФАС Московского округа от 7 декабря 2011 г. по делу N А40-14623/11-107-68).
Еще в одном споре отсутствие дублирования в содержании услуг различных сторонних исполнителей было обосновано, в том числе и служебной запиской главного бухгалтера генеральному директору (из постановления ФАС Московского округа от 24 августа 2011 г. N КА-А40/9173-11 по делу N А40-95259/10-114-470).
Служебная записка - это важный дополнительный документ, который является одним из оснований для принятия окончательного решения руководителем или работодателем в виде локального нормативного акта, соглашения, приказа (распоряжения). Служебная записка как дополнительный документ не является обязательной с точки зрения трудового права и делопроизводства, однако может быть установлена локальными нормативными актами организации.