"Дебиторская задолженность - это те деньги, которые не заплатили компании клиенты. Конечно, любая организация заинтересована в том, чтобы иметь меньше "дебиторки" и чтобы она возвращалась быстрее. Можно ли работать вообще без дебиторской задолженности? Можно, если выстроить работу только по предоплате. Но во многих случаях дебиторская задолженность позволяет привлекать клиентов и увеличивать продажи. "Дебиторка" формируется за счет того, что компания позволяет контрагенту получить услугу или товар и расплатиться чуть позже. Существует закономерность: чем больше "дебиторка", тем охотнее к компании идут клиенты, чем меньше она, тем меньше контрактов заключает фирма, тем ниже ее продажи", - рассказывает Андрей Ковалев, главный бухгалтер "Трансаэро".
К примеру, в практике "Трансаэро" есть два вида взаимодействия с клиентами. В первом - возникновение дебиторской задолженности исключено. Билеты продаются непосредственно пассажиру, он может поставить бронь на сутки, но пока он не оплатит покупку, он никуда полететь не сможет. Долгов не возникает, но и продажи таким способом идут медленнее.
Намного выгоднее и быстрее компании реализовать билеты оптом, через агентство. Но оно не заплатит сразу, сначала возьмет билеты, продаст туры путешественникам и только потом перечислит полученные деньги авиакомпании. Соответственно компания создает "дебиторку" для агентства, чтобы получить в обмен большой объем реализации билетов.
Однако в погоне за клиентами организация и сама может оказаться в долгах, потому что неоплаченные товары и услуги создают недостаток средств в бюджете компании. Чем больше дебиторская задолженность у фирмы, тем сильнее она компенсирует финансовый дефицит за счет кредиторской задолженности. Для того чтобы компания легко справлялась даже с большим объемом клиентов, которые платят с отсрочкой, дебиторская задолженность должна иметь большую оборачиваемость. То есть неоплаченные суммы могут быть велики, но возвращаться в компанию они должны очень быстро. Скорость их поступления зависит от условий договора и надежности контрагента.
"Для проверки правильности договоров требуется привлекать юристов, так как продажникам главное заключить договор, оплатит ли контрагент его или нет, продажника не интересует. У него от этого не зависят бонусы", - говорит Ковалев. В договоре должны быть изложены удобные для компании сроки оплаты и пункты документа не должны расходиться с реальными договоренностями. Нередко продажники заключают с клиентом стандартный договор компании, а на словах договариваются, что оплата будет проведена быстрее. Клиент может согласиться на такие условия, но руководствоваться в дальнейшем тем, что прописано в договоре. Надежда Масляева, заместитель генерального директора ПСК "Трансстрой", рассказывает, что можно обязать продажника делать первый звонок клиенту в случае просрочки платежа. В этом случае сотрудник будет заинтересован в правильности составления договора и своевременности оплаты.
Второе, что следует сделать при заключении договора, - проверить контрагента. Сергей Яковлев, заместитель генерального директора "Интерфакса", считает, что сегодня есть достаточно открытых источников информации, позволяющих выяснить реальное положение дел в компании. Можно посмотреть баланс организации, отследить, не находится ли она в стадии банкротства и реорганизации через "Вестник государственной регистрации", который публикуется налоговыми органами. "В зависимости от того, доверяете вы контрагенту или нет, можно предложить ему отсрочку или, напротив, попросить с него аванс", - советует Масляева.
По мнению Яковлева, главной ошибкой является прекращение отслеживания ситуации в компании контрагента после заключения договора, так как организация может вступить в стадию реорганизации или банкротства, а кредитор не успеет предъявить свои требования. "Компания должна предупреждать кредиторов о реорганизации за два месяца, но на деле этого не происходит. В итоге если вы упустили ситуацию, то с реорганизованной компании взять уже нечего, все активы выведены. Есть мошенники, которые проводят чистку компаний с многомиллионными долгами - вводят их в состав другой фирмы, и взыскать деньги в этом случае практически невозможно", - говорит Яковлев.
Если все профилактические меры оказались бессильны и контрагент не собирается платить, компания может запустить целый ряд механизмов, позволяющих вернуть деньги. В первую очередь следует воспользоваться нефинансовыми условиями договора. "В качестве нефинансового условия у нас в договоре написано, что в случае отсутствия оплаты мы можем закрыть агентству бронирование на рейс. Не заплатил вовремя - не отправишь пассажиров", - объясняет Ковалев. Когда нефинансовых условий не предусмотрено, следует начать претензионную работу. Если и в этом случае клиент не возвращает деньги, компании пора обращаться в суд.