Унифицированные формы кадровых документов вызывают нарекания работодателей, потому что не могут учесть всех потребностей бизнеса. Однако до сих пор большинство компаний используют именно эти неудобные шаблоны. Отчасти тому виной привычка, отчасти опаска устранить из работы документ, который обязателен к применению. При вступлении в силу закона хозяйствующие субъекты стали задаваться вопросом, может ли работодатель отказаться от оформления приказа об увольнении или табеля учета рабочего времени? Очевидно, что такой вывод звучит революционно.
Однако Федеральная служба по труду и занятости подтвердила, что унифицированные формы, утвержденные постановлением Госкомстата от 05.01.2004 N 1, не являются обязательными и компании имеют право разработать и утвердить собственные формы кадровых документов. Организации могут добавить или удалить строки в унифицированных формах. Раньше работодатель мог только добавить строки, но не удалить.
Для того чтобы выяснить, действительно ли можно устранить из работы любой документ, мы обратились за разъяснениями в минтруд и получили ответ, из которого можно сделать ряд выводов. Во-первых, решение об использовании унифицированных форм должно утверждаться руководителем организации. Работодатель вправе определить также порядок утверждения форм документов локальным нормативным актом применительно к условиям организации. Таким образом, организации могут разработать свои формы или доработать ранее действовавшие, или принять решение об использовании привычных документов, установленных постановлением Госкомстата N 1. Но и в этом случае решение должно быть утверждено приказом руководителя организации. Во-вторых, конкретные сроки разработки и утверждения форм учетных документов в организации не установлены. Применять собственные формы можно после их утверждения. В-третьих, трудовое законодательство не устанавливает ответственность работодателя, если он не утвердил формы документов для учета труда и его оплаты. Однако это не означает, что компания может отказаться от использования, например, приказа о приеме на работу или реквизитов, которые должны содержаться в нем.
Несоблюдение таких требований может повлечь ответственность, предусмотренную статьей 5.27 Кодекса об административных правонарушениях. И последнее - личная карточка работника продолжает являться обязательным документом, и ее содержание должно соответствовать унифицированной форме Т-2, утвержденной постановлением Госкомстата N 1. Этот вывод основан на том, что в соответствии с пунктом 27 Положения о воинском учете, утвержденного постановлением правительства РФ от 27 ноября 2006 года N 719, воинский учет граждан в организациях осуществляется по личным карточкам работников (форма N Т-2) и (или) личным карточкам государственных (муниципальных) служащих (форма N Т-2 ГС), утвержденных в установленном порядке.
Возможность разрабатывать собственные кадровые документы дает компаниям большой простор для деятельности. Теперь работодатели получили возможность убрать графы 6-8 из штатного расписания (унифицированная форма Т-3). Многие компании имеют развитую сеть филиалов и представительств по стране. Бывают случаи, когда филиал имеет большую численность работников по сравнению с головным офисом. Сегодня работодатели имеют возможность осуществлять штатную расстановку по своему желанию: например, ввести графу "место работы", а должности работников распределить не по регионам, а по функциональным обязанностям.
Скорее всего, работодатели захотят создать собственные формы приказа: о разовой премии или социальной выплате, не включаемой в расчет среднего заработка, о предоставлении работнику возможности работать из дома 1-2 дня ввиду плохого самочувствия. Работодателю рекомендуется составить образцы не только локальных нормативных актов, но и формы документов, подаваемых работниками, процедуру их подачи и сроки. Это могут быть как заявки на предоставление отпуска, так и заявления о премировании или о лишении премии и другие.
При разработке новых форм документов необходимо удостовериться, что они имеют обязательные реквизиты и информацию: наименование и дату составления документа; наименование экономического субъекта, составившего документ; содержание факта хозяйственной деятельности; величину натурального или денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения; подписи, фамилии (с инициалами), а также должности лиц, ответственных за правильность оформления свершившегося события.
Необязательность использования унифицированных форм должна побудить добросовестных работодателей к разработке собственной кадровой документации, а не к полной ее отмене. Вместе с тем рекомендуется утверждать унифицированные формы именно локальным нормативным актом, а не приложением к коллективному договору. Это позволит работодателям в одностороннем порядке изменять шаблоны кадровой документации. Но стоит помнить, что многие локальные акты требуют учета мотивированного мнения первичных профсоюзных организаций. Данное требование вытекает из части 4 статьи 135 Трудового кодекса.
За последние пару лет можно наблюдать тенденцию к либерализации трудового законодательства, которое все больше ориентировано на самостоятельность хозяйствующих субъектов в принятии решений. Возможность самостоятельно разрабатывать кадровые документы, несомненно, радует работодателей. Вместе с тем не стоит полностью отказываться от использования документов, установленных Госкомстатом. Самостоятельно следует разработать лишь те документы, которые не удобны для использования компанией в стандартном унифицированном виде.
Анна Иванова, руководитель практики трудового права адвокатского бюро "Егоров, Пугинский, Афанасьев и партнеры"