Графа 7 "Номер и дата документа, подтверждающего уплату налога" книги покупок заполняется только в случаях, когда оплата налога является условием принятия его к вычету. Это НДС по командировочным и представительским расходам; НДС, принимаемый к вычету покупателем с суммы перечисленного (переданного) им аванса; НДС, уплаченный таможенным органам при импорте товаров; НДС, уплаченный налоговыми агентами, указанными в п.2, 3, 6 ст.161 НК РФ; НДС, уплаченный правопредшественником или правопреемником при реорганизации; НДС, принимаемый к вычету продавцом при возврате аванса (п. 3, 5 ст.162.1, п.2, 3, 5, 7, 12 ст.171 НК РФ; не все из этих ситуаций охватываются ст.172 НК РФ, на которую ссылается применительно к данному вопросу Минфин России в письме от 26.11.2014 N 03-07-11/60221).
Сходным образом Графа 11 книги продаж заполняется только тогда, когда налоговая база возникает "по оплате". Это получение предоплаты, выполнение обязанностей налогового агента, предусмотренных ст.161 НК РФ, поступление сумм, связанных с оплатой реализованных товаров (работ, услуг, переданных имущественных прав (п. 1 ст.162, подп. 2 п.1 ст.167, п. 4 ст.173 НК РФ, письмо Минфина России от 26.11.2014 N 03-07-11/60221).
При расчетах в иностранной валюте (о чем будет свидетельствовать заполнение графы 14 книги покупок и/или графы 12 книги продаж "Наименование и код валюты") должны быть заполнены и графы со стоимостными характеристиками этих расчетов, а именно: графа 15 книги покупок и графа 13а книги продаж. При этом не имеет значения, что счета фактуры по экспортным операциям и при исполнении обязанностей налогового агента в отношении иностранной организации могут быть сформированы бухгалтерской программой в рублях.
Напомним, что, согласно п.7 ст.169 НК РФ и п.3 Правил заполнения счета-фактуры при расчетах в иностранной валюте, и счет-фактура может составляться в валюте платежа, то есть в иностранной валюте.
Разберемся, как заполнять графу 15 книги покупок. Согласно ее наименованию и подп. "т" п. 6 Правил ведения книги покупок, в этой графе должна отражаться стоимость товаров, указанная в графе 9 по строке "Всего к оплате" счета-фактуры, и перечисленной суммы оплаты, частичной оплаты по счету-фактуре. Но при импорте товаров счет-фактура поставщика, как правило, отсутствует, и НДС таможенным органам уплачивается, причем в рублях, тоже не на основании счета-фактуры. Где же брать данные для заполнения этой графы?
При ввозе товаров не с территории Таможенного союза их стоимость в иностранной валюте берется из графы 42 "Цена товара" Декларации на товары, утвержденной Решением Комиссии Таможенного союза от 20.05.2010 N 257, по которой показывается цена товара, фактически уплаченная или подлежащая уплате (п.40 Инструкции о порядке заполнения декларации на товары). Уплаченная сумма НДС в рублях (а в книге покупок "таможенный" НДС отражается только после уплаты) может быть взята из платежного поручения, но для заполнения графы 15 книги покупок эту сумму надо перевести в валюту контракта (в таможенной декларации сумма НДС будет указана в колонке "Сумма" графы 47 "Исчисление платежей", но тоже в рублях (п.3 ст.76 Таможенного кодекса Таможенного союза). Переводить надо по курсу, указанному в графе 23 "Курс валюты" Декларации на товары, который отражает курс на дату регистрации таможенной декларации (п. ст.78 Таможенного кодекса Таможенного союза, ст.118 Федерального закона от 27.11.2010 N 311-ФЗ "О таможенном регулировании в Российской Федерации").
При ввозе товара из стран Таможенного союза данные для заполнения гр.15 книги покупок надо брать из Заявления о ввозе товаров и уплате косвенных налогов, в котором есть таблица для определения сумм косвенных налогов. В соответствии с Правилами заполнения Заявления о ввозе товаров и уплате косвенных налогов, установленными Протоколом об обмене информацией в электронном виде между налоговыми органами государств - членов Таможенного союза об уплаченных суммах косвенных налогов от 11.12.2009, стоимость товара указывается в гр. 6 таблицы, а в гр. 8 - курс иностранной валюты контракта, по которому надо пересчитать уплаченную сумму НДС (в таблице сумма НДС указана в графе 20).
При приобретении за иностранную валюту товаров (работ, услуг), имущественных прав у иностранной организации, не состоящей на налоговом учете в РФ, местом реализации которых признается территория РФ, графа 15 книги покупок при перечислении предоплаты не заполняется. Ведь право на вычет НДС, уплаченного при перечислении предоплаты, возникнет у покупателя - налогового агента только при принятии к учету приобретенных товаров (работ, услуг), имущественных прав (Решение ВАС РФ от 12.09.2013 г. N 10992/13) и, соответственно, только тогда будет регистрироваться в книге покупок счет-фактура, составленный в одном экземпляре и зарегистрированный в книге продаж при перечислении предоплаты.
В этом случае данные графы 15 формируются как сумма средств в иностранной валюте, перечисленных зарубежной организации и исчисленной от нее суммы налога в иностранной валюте, перечисленной в бюджет в рублях по курсу ЦБ РФ на дату уплаты налога (в соответствии с п. 5 ст. 45 НК РФ). То есть определить сумму налога в валюте труда не составляет, поскольку первоначально он именно в ней и определялся. Точно так же будет заполняться графа 15 книги покупок при постоплате иностранной организации приобретенных у нее и принятых на учет товаров (работ, услуг), имущественных прав, местом реализации которых признается территория РФ.
В аналогичном порядке формируются налоговым агентом данные графы 13а книги продаж, с той лишь разницей, что происходит это независимо от того, до или после получения товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав от иностранной организации происходит первая (или единственная) оплата.
Схожим образом заполняется графа 13 книги продаж, при экспорте данные для которой (за исключением НДС, отсутствующего в момент вывоза товара) также берутся из декларации на товары, поскольку форма ее для их ввоза и вывоза - единая.