Электронная подпись - это не просто флешка
Для оформления электронной подписи человек обращается в удостоверяющий центр (УЦ). И получает токен - похожий на флешку защищенный носитель. Иногда токена нет, и тогда его роль выполняет компьютер пользователя.
На токен или компьютер записывают три файла: сертификат электронной подписи, закрытый ключ и открытый ключ проверки. С помощью этих трех файлов человек и "подписывает" цифровые документы. Если сравнить с привычным нам подписанием бумаг, то файлы являются ручкой, а сама электронная подпись - неповторимым росчерком.
"Сертификат как паспорт - он показывает, кто именно подписал документ. То есть содержит имя, фамилию владельца, а также данные организации, если подписание происходит от ее лица", - рассказывает руководитель Удостоверяющего центра Контура Сергей Казаков.
По его словам, закрытый ключ представляет собой цифровой код. Но, в отличие от открытого, посмотреть его не может никто, кроме владельца сертификата электронной подписи. Нужно держать этот ключ в тайне, чтобы посторонние не подписали документы от вашего имени. Поэтому нельзя передавать токен или давать доступ к компьютеру сторонним лицам.
Получить лично
Поскольку сертификат квалифицированной электронной подписи (КЭП) по важности можно сравнить с паспортом, то выдают его только лично владельцу - при визите в удостоверяющий центр. Отправить вместо себя лицо с доверенностью, даже нотариальной, нельзя по закону.
Если приехать не получается, есть другие варианты. Можно вызвать к себе представителя УЦ. Либо подтвердить личность удаленно - одним из способов, появившихся в законодательстве в 2020 году: с помощью биометрических данных или действующего сертификата КЭП.
При получении сертификата неквалифицированной электронной подписи (НЭП) требования не такие жесткие. Но его также выдают после удостоверения личности в офисе УЦ. Правда, с 2022 года есть и более удобный способ - можно использовать подтвержденную учетную запись на портале госуслуг.
Недвижимость под присмотром
Несколько лет назад в СМИ прогремел случай мошенничества с квартирой, при котором использовали незаконно полученный сертификат электронной подписи. И хотя Кадастровая палата отмечала, что такие случаи единичны, законодатели быстро отреагировали и постарались минимизировать риски собственников-физлиц.
Госдума приняла поправки в закон "О государственной регистрации недвижимости". С 13 октября 2019 года для продажи вторичной недвижимости при оформлении сделки онлайн человек должен лично или по почте подать в Росреестр свое согласие на электронные сделки. Если такого согласия нет, то Росреестр отклонит онлайн-сделку.
Сертификаты ЭП можно увидеть на Госуслугах
В конце 2020 года на портале Госуслуг запустили раздел, в котором каждый пользователь может отследить сертификаты ЭП, оформленные на его имя. Достаточно зайти в настройки профиля и раздел "Электронные подписи".
Это позволяет быстро отреагировать на "неизвестный" пользователю сертификат электронной подписи. Может быть, его оформили в придачу к договору в банке или для разового подписания документа на работе. Если человек не помнит, что оформлял сертификат ЭП, и не нуждается в нем, он может его отозвать - для этого нужно обратиться в УЦ, указанный там же, на Госуслугах. После отзыва сертификата подписать документ с помощью ЭП будет невозможно.
Сертификат руководителя стал единственным
Руководители коммерческих предприятий и ИП теперь получают сертификаты ЭП в ФНС. И первое получение возможно только при личном визите.
У такого сертификата есть особые ограничения, связанные с безопасностью. Его записывают только на защищенный носитель, внешне похожий на флешку. А закрытый ключ электронной подписи защищают от копирования.
Благодаря этим ограничениям руководители ответственнее относятся к своим сертификатам, в частности, не позволяют использовать их другим сотрудникам. Ведь используя сертификат директора, любой из работников мог подписать документ без ведома руководителя - по ошибке или в корыстных целях.
Полномочия сотрудников переводят в электронный вид
В числе недавних изменений в 63-ФЗ - введение машиночитаемых доверенностей. МЧД - это электронный аналог доверенности на подписание документов, который выдают сотрудникам или внештатным специалистам.
Для подписания документа сотруднику понадобится своя электронная подпись и МЧД, подписанная сертификатом КЭП руководителя.
МЧД позволяют ускорить отношения компаний друг с другом и с государством. А в перспективе - и с физическими лицами. Главное, чтобы как можно больше участников документооборота подключились к этой технологии.
Бумажных дубликатов не нужно
Многие годы сохранялось стереотипное представление о том, что бумажный документ весомее электронного. Но чем большего числа сфер касалась цифровизация, тем слабее становился этот отживший подход.
Наиболее яркий пример "цифровой юридической силы" - онлайн-оформление сделок с недвижимостью, в котором применяют КЭП. Когда Росреестр регистрирует сделку дистанционно, ее участники получают на электронную почту выписку из ЕГРН. "На выписке стоит электронная подпись ведомства, обеспечивающая ту же юридическую силу, что и при бумажном оформлении через МФЦ. Электронной выписки из ЕГРН достаточно, чтобы подтвердить владение собственностью в суде или госоргане", - рассказывает Константин Ташлыков, руководитель сервиса онлайн-сделок с недвижимостью Контур.Реестро.
Также юридическую силу может обеспечить неквалифицированная электронная подпись. Только нужно утвердить это: в соглашении между сторонами документооборота или в федеральном законе.
НЭП позволяет самозанятым легко обмениваться электронными актами и договорами с заказчиками. А крупным компаниям - массово подключать клиентов-физлиц или вести электронный кадровый документооборот.
НЭП сможет цифровизировать и упростить также отношения с иностранными партнерами, но в будущем - после принятия необходимых законодательных новелл, которые позволят обмениваться электронными документами по соглашению сторон-участников.
В перспективе электронная подпись обеспечит и юридическую значимость документов, которые необходимо хранить десятилетиями. "Технология для этого есть, а нормативная база обсуждается - уже разработан законопроект об электронных архивах. Он описывает правила долгосрочного хранения электронных документов и подтверждения подлинности электронной подписи", - рассказывает Сергей Казаков. По его словам, после урегулирования этого вопроса можно будет цифровизировать новые отрасли экономики. И, конечно, сократить рутинные процессы в работе государственных учреждений и коммерческих компаний.