Электронный документооборот (ЭДО) начал активно внедряться в России лет 15 назад. В 2011 году, после принятия двух важных федеральных законов, бухгалтеры и сотрудники плановых отделов буквально выдохнули. Закон 63-ФЗ "Об электронной подписи" приравнял электронные документы с квалифицированной электронной подписью (КЭП) к бумажным с подписью и печатью, поставленным вручную, а закон 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" позволил формировать и подписывать в электронном виде первичные бухгалтерские документы.
В результате тонны бумаг - товарных накладных, договоров купли-продажи, счетов на оплату, счетов-фактур, актов выполненных работ, документов налоговой отчетности - заменили их цифровые копии, обмен которыми идет через операторов ЭДО. По данным менеджера проектов направления ЭДО компании "СКБ Контур" Романа Акимова, последний год каждая вторая счет-фактура передается в электронном виде, за два года работы удостоверяющего центра Федеральной налоговой службы России 70 процентов юрлиц и ИП оформили сертификаты КЭП.
В России история ЭДО началась в 2012 году, когда были отправлены первые счет-фактура и товарная накладная. В 2016-м появился формат универсального передаточного документа, который не только объединяет в себе счета-фактуры и первичные документы, но и позволяет отразить в нем одновременно товары и услуги, например, продажу оборудования и его монтаж или доставку. Во время пандемии, при переходе на удаленку, это направление стало бурно расти.
ЭДО активно развивается не только в В2В, но и в сегменте B2G, то есть между бизнесом и государством. По данным Акимова, 89 процентов российских компаний регулярно отправляют электронные документы, отслеживают их статус и получают ответы от органов власти. Так, к бесплатному приложению - государственной информсистеме ГосЭДО подключено более 15 тысяч госучреждений и представителей бизнеса. Сегодня одним из драйверов развития ЭДО стало появление новых видов электронных документов, таких как транспортно-логистические и кадровые. Системный подход к переводу всех процессов в ЭДО позволяет компаниям ощутить максимальный эффект.
- Факторы успеха внедрения ЭДО в регионах отличаются. В Свердловской области сыграла роль высокая доля обрабатывающих производств, а также присутствие на рынке большого числа разработчиков, - отмечает эксперт.
Уральский бизнес успел оценить плюсы цифрового документооборота. Например, компания "СТМ-Сервис" стала внедрять ЭДО в 2019 году для взаимодействия с главным контрагентом - РЖД. Комплексный подход к освоению новых технологий (система "Контур. Диадок") позволил настроить межкорпоративный и внутрикорпоративный ЭДО, сократить сроки подписания договоров до двух дней, вести их электронный архив, снизить расходы, связанные с печатью документов и их пересылкой. По словам заместителя главного бухгалтера по методологии бухгалтерского и налогового учета Олега Шушанова, используя ЭДО, невозможно потерять документ, а количество ошибок сведено к минимуму, ведь на любой стадии электронную версию документа можно исправить.
Другой пользователь, крупный строительный холдинг, начал внедрение ЭДО на собственном производстве стройматериалов.
- Наша бухгалтерия полностью ушла от бумажных документов. Благодаря цифровым сервисам, поиск электронных и отсканированных файлов максимально упрощен, мы значительно сократили время на подготовку комплектов документов по запросам контролирующих органов и контрагентов, - говорит директор по цифровой трансформации ГК "Атомстройкомплекс" Виктор Гвержис.
По его словам, в полной мере оценить преимущества ЭДО мешает недостаток знаний у контрагентов: некоторые из них до сих пор отправляют… сканы универсального передаточного документа.
Документооборот ЕВРАЗа тоже формируется с явным перевесом в пользу цифровых документов, к примеру, только за октябрь этого года из 98 318 документов корпоративной переписки 62 процента - электронные: на металлургическом гиганте уже введено полтора десятка видов электронных документов для обмена с контрагентами. Правда, определенные проблемы пользователям ЭДО создали западные санкции. Попавшие под них компании практически не могут воспользоваться преимуществами машиночитаемой доверенности, поскольку предпочитают не обнародовать некоторую информацию о своей деятельности, отмечает руководитель проектов цифровой трансформации компании Лариса Редькина.
Кстати, пользователи делятся с разработчиками своими соображениями по совершенствованию сервисов, например, просят внедрить больше формализованных документов, чтобы легче было стыковать информацию. Со своей стороны ИТ-компании стремятся учитывать в новых продуктах и экономическую ситуацию, и законодательные новации, готовы искать технические решения, способствующие дальнейшему развитию ЭДО.
- Когда-то люди отказались от машинописных документов и перешли к компьютерному набору и печати на принтере, сейчас мы уходим от этого в электронный формат. Уже понятно, что ЭДО стал неотъемлемой частью бизнеса. И теперь мы переходим на новую ступеньку, условно говоря, бухгалтерия без бухгалтера, автоматизированные расчеты, что ставит перед нами новые вызовы: есть виды документов, о переводе в электронный вид которых раньше не задумывались, есть те, которые сложно типизируются, например, в транспортной и строительной отраслях. Это задача не только для разработчиков, но и для регуляторов и операторов ЭДО - вопрос не столько технологический, сколько организационный, - заключил председатель комиссии Свердловского областного Союза промышленников и предпринимателей по цифровым и информационным технологиям Дмитрий Мраморов.