Чем выше конкуренция, тем трепетнее руководители относятся к издержкам - оптимизируют штат, урезают зарплаты, ищут возможность сократить стоимость аренды. Если расходы растут быстрее, чем доходы, стоит обратить внимание на закупки: не исключено, что причина проблем скрывается именно там.
Например, высокая себестоимость продукции или простои производства часто связаны не с курсом валют или дорогостоящим персоналом, а с завышенной стоимостью сырья. Причины здесь могут быть разными: недостаточно глубокий анализ доступных предложений на рынке, неудачный выбор площадки для проведения тендера или слишком жесткие и отпугивающие поставщиков условия договора.
При этом весь закупочный процесс в компаниях - механизм достаточно сложный, и часто его можно сравнить с "черным ящиком": никто точно не знает, что находится внутри, пока его не вскроют и не расшифруют для установления причин аварии. К счастью, глобальные коллапсы случаются не так часто, но эффект от сбоя всего в одном звене может привести к достаточно серьезным проблемам. Чтобы избежать таких рисков и иметь представление о полной картине, стоит уделять внимание каждому этапу закупочного процесса.
Как "вытащить" закупки из черного ящика, не дожидаясь катастрофы, и сделать их эффективными и прозрачными?
Прежде всего - обратить внимание на тревожные симптомы. Их анализ позволит впоследствии понять, где именно вы теряете деньги. Помимо простоев и роста себестоимости есть множество других признаков того, что с вашими закупками что-то не так. Вот только некоторые из них:
• Закупки выходят за рамки бюджета;
• Регулярные срывы поставок, а также другие показатели непрофессиональной работы поставщика: низкое качество товаров и услуг, неполные поставки и т. д.;
• Большой процент несостоявшихся закупок и отмененных процедур;
• Рост возвратов со стороны внутренних заказчиков;
• Сложная и затянутая процедура согласования договоров, при этом бюрократия не оправдывается экономическим эффектом;
• Переполненный невостребованными товарами склад или наоборот - периодически компания сталкивается с пустыми полками и дефицитом запасов.
Список далеко не полный, и каждый его пункт свидетельствует о том, что процесс закупок в компании выстроен и функционирует неэффективно.
Что делать, если вы обнаружили у себя какой-либо из этих симптомов?
Каждый человек, хоть немного знакомый с основами медицины, знает: чтобы победить болезнь, нужно устранять ее причину, а не бороться с симптомами. В закупках все ровно так же. В большинстве случаев первая реакция руководителя, обнаружившего проблему, - поиск проблемного звена. Это может привести к кадровым изменениям, но нет никакой гарантии, что с приходом новых специалистов закупки наладятся сами собой.
Единственным надежным способом вытащить закупки из "черного ящика" и сделать их прозрачными становится автоматизация. По данным ИТ-компании B2B-Center, внедрение специализированных программных решений позволяет контролировать все этапы закупок и в результате приводит к снижению закупочных цен до 20%, сокращению сроков поставки в среднем в 3 раза и оптимизации затрат на персонал до 10% за счет автоматизации рутинных задач.
Как выбрать решение и с чего начать автоматизацию закупок?
Сегодня на российском рынке представлено множество отечественных разработок для автоматизации закупочной функции. И это логично, ведь импортозамещение и переход компаний с иностранных систем продолжаются, а потенциал сегмента электронных торгов в нашей стране только растет. Российские продукты адаптированы под различные потребности заказчиков. Например, если организация проводит регулярные закупки и нуждается в постоянном поиске новых поставщиков при выборе платформы, необходимо ориентироваться на широту функционала, соотношение со стоимостью, возможность обеспечить прозрачность на каждом этапе закупок, легкость интеграции с другими системами, опыт разработчика и наличие у него экспертизы в сфере электронных торгов.
Одним из лучших решений в этом сегменте выступает B2B Altis - российский облачный продукт для сквозной автоматизации закупочных процессов. Платформа признана Минцифры РФ успешной заменой популярной ранее SAP Ariba, имеет статус ИИ-решения и включена в реестр российского ПО. По сути, это конструктор, который состоит из нескольких модулей: заявки, планирование и аналитика, оценка поставщиков, тендеры, контракты, закупки из каталога, организация поставок и др. Каждый из модулей можно внедрять отдельно или в комплексе, что позволяет автоматизировать весь закупочный процесс целиком - от заявки до получения товаров.
Выбор функционала зависит от текущих приоритетов и болевых точек компании. Если кому-то критически важно получать более выгодные условия и цены, стоит для начала наладить проведение тендеров и сформировать централизованный каталог проверенных контрагентов. Если нужно ускорить процесс согласования заявок и избежать нецелевых расходов − разобраться с внутренними процедурами и сформировать сценарий согласования закупок в системе. Кто-то стремится прежде всего наладить контроль поставок, отслеживать показатели работы контрагентов и анализировать их эффективность, а кто-то - ликвидировать мошенничество. Даже первые шаги в автоматизации закупок помогут свести к минимуму возможность использования лазеек для собственной выгоды, а в случае, если мошенничество все-таки произойдет, − легко отследить транзакцию и принять меры.
Поэтапное внедрение - хороший способ оттолкнуться от приоритетов и оптимизировать бюджет на автоматизацию закупок, но важно понимать, что максимальный эффект достигается через создание сквозного закупочного процесса, когда все его звенья реализованы и контролируются в одной системе.
Как оценить эффективность автоматизации закупок и прозрачность "черного ящика"?
Метрики всегда разрабатываются индивидуально, но ключевыми критериями эффективности для каждой организации выступают экономия, скорость и качество закупок. Внедряя решения для сквозной автоматизации закупочной функции, можно не только контролировать каждый этап, но и отслеживать все критически важные показатели, в том числе: соотношение рыночной и закупочной, предложенной и договорной цены, стоимость процесса обработки заказа и выбора поставщика, количество возвратов, число невыполненных заказов, полноту, скорость поставки и многое другое.
С помощью этих показателей можно контролировать надежность поставщиков, качество поставляемых товаров, уровень запасов и т. д. Все необходимые метрики разрабатываются заранее и закладываются в систему. Дополнительно в B2B Altis реализована возможность гибкой настройки дашбордов и отчетов, позволяющих визуализировать эти показатели и отслеживать эффективность закупочных процедур в режиме реального времени. Свои закупки на платформе проводят крупнейшие компании химической и горно-металлургической промышленности, FMCG и ритейла, строительства, АПК и других отраслей. Многие из них перешли на платформу с SAP Ariba и отметили полноту и продуманность функционала решения.
Чем глубже автоматизация, тем прозрачнее ваши закупки и выше экономический эффект.