Мы собрали информацию о 15 работающих методах повышения продуктивности, выстроив их по важности. Применять их можно как в комплексе, так и отдельно, в зависимости от того, что нужно именно вам.
Содержание:
- Что такое продуктивность и почему она важна
- 15 способов повысить продуктивность на работе
- Заботьтесь о сне и отдыхе
- Поддерживайте здоровье и энергию
- Используйте личные биоритмы
- Оптимизируйте рабочее место
- Определяйте приоритеты
- Планируйте свой день
- Избегайте многозадачности
- Сократите количество отвлекающих факторов
- Используйте "правило двух минут"
- Используйте цифровые инструменты
- Работайте по методу "Помодоро"
- Делайте регулярные перерывы
- Устанавливайте личные дедлайны
- Учитесь говорить "нет"
- Предотвращайте профессиональное выгорание
- Баланс работы и личной жизни
- Часто задаваемые вопросы
Что такое продуктивность и почему она важна
"Большой толковый словарь русского языка" определяет продуктивность как существительное, производное от прилагательного "продуктивный" - "приносящий результаты, создающий ценности; производительный, плодотворный".
Мы часто путаем занятость с продуктивностью. Но можно целый день метаться между задачами, но не приблизиться к выполнению ни одной из них. Однако сегодня для каждого вида деятельности придуманы свои ключевые показатели эффективности (KPI), и ни в одном из них занятость не является свидетельством этой самой эффективности. Есть и универсальная формула: выработка = количество результатов работы, деленное на время. Если вы и/или ваше руководство не удовлетворены значением, полученным по этой формуле, то пора перейти к способам повышения вашей продуктивности.
15 способов повысить продуктивность на работе
Заботьтесь о сне и отдыхе
Как выяснили ученые Гарвардской медицинской школы, недосып снижает когнитивные способности на 30%. Во сне мозг восстанавливает нейронные связи, обрабатывает информацию и очищает организм. Поэтому от того, как вы спите, зависят внимание, память, реакция и эмоциональное состояние.
Чтобы достичь высокой продуктивности, соблюдайте ритуалы сна: проветривайте комнату, ложитесь и вставайте в одно и то же время, не занимайтесь делами и не пользуйтесь гаджетами перед сном, выключайте телефон и все источники света. Особенно важно последнее - согласно научным данным, те, кто спит без отвлекающих факторов (в полной темноте, тишине и покое) тратят на сон не более 7 часов. Насчет того, сколько часов сна нужно человеку, среди медиков есть разные мнения, но у большинства есть консенсус по поводу "вилки" в диапазоне от 7 до 9 часов.
Еще один способ улучшения продуктивности - цифровой детокс. Более 40% россиян старше 14 лет, по данным НИУ ВШЭ, так или иначе стараются ограничивать своё время в Сети, а то и само использование электроники. Дмитрий Соловьев, исследователь поведения людей в интернете и автор книги "Цифровой словарь", советует на время отключаться от интернета и гаджетов. На какое именно - зависит от ваших обстоятельств и возможностей.
Поддерживайте здоровье и энергию
Здоровое тело - это основа продуктивности труда и эмоциональной устойчивости. Правильное питание, достаточное количество воды и физическая активность не только повышают настроение и снижают уровень тревоги, но и влияют на мозговую деятельность.
Для стимулирования продуктивности ученые рекомендуют включать в рацион
- жирную рыбу,
- цельнозерновые продукты,
- брокколи,
- орехи
- ягоды (прежде всего, чернику),
- немного кофе,
- горький шоколад,
- апельсины,
- семена тыквы.
Физическая культура для поддержания формы улучшает память и концентрацию, снижает уровень тревоги и способствует повышению работоспособности, отмечают исследователи. Даже короткая прогулка или разминка между делами активизирует кровообращение и даёт заряд бодрости.
Используйте личные биоритмы
По результатам многочисленных и в основном зарубежных исследований, было установлено что каждый человек имеет свои "часы эффективности". Определите, когда вы наиболее продуктивны - утром или вечером, и планируйте ключевые задачи именно на эти часы.
Важно знать о хронотипах - особенностях суточных ритмов человека и животных. Здесь обычно выделяют "сов" и "жаворонков". Совы - вечерний хронотип. Они более активны к ночи и позже ложатся спать. Жаворонки рано и бодро просыпаются, наиболее работоспособны с утра, но к вечеру испытывают спад энергии. Тест Хорна-Остберга поможет определить, "сова" вы или "жаворонок". Ведите дневник наблюдений: в какие часы вы бодры и сосредоточены, а когда чувствуете спад энергии. Через неделю вы увидите закономерности и сможете выстроить индивидуальный ритм.
Оптимизируйте рабочее место
Организация рабочего пространства (освещённость, тишина, порядок) безусловно, влияет на уровень производительности труда, что подтверждено исследованиями. По разным оценкам, рост продуктивности как на фабрике, так и в офисе составляет от 9,43%.
Определяйте приоритеты
Главный враг продуктивности - хаос. Часто дело не в нехватке времени, а в трате его на не важное. Специалисты советуют начинать день с вопросов: "Что приближает меня к цели?" и "Что я могу не делать сегодня?" Эта практика формирует навык осознанного выбора и уменьшает нагрузку.
Метод ABC или "матрица Эйзенхауэра" помогают распределить дела по важности и срочности. Оба основаны на принципе, открытом ученым Вильфредо Парето: 20% усилий обеспечивают 80% результата.
- Метод ABC. Об этом методе в книге "Ваше время - в ваших руках" рассказал немецкий специалист по тайм-менеджменту Лотар Зайверт. Сначала необходимо составить список задач для достижения цели. Потом задать себе вопрос: "Что надо сделать в первую очередь для достижения результата?" Отнесите эти задачи (или задачу) к категории "А" - делам, которые должны быть выполнены в первую очередь. "B" - это важные, но не срочные вопросы, которые можно перенести на следующий день или неделю, "C" - неважные и несрочные дела, "D" - то, что можно делегировать.
- "Матрица Эйзенхауэра". Имел ли президент США Дуайт Эйзенхауэр отношение к приписываемой ему "матрице" - неизвестно, но придумал ее американец, бизнес-консультант Стивен Кови. О "матрице Эйзенхауэра" он написал в своем нестареющем бестселлере "Семь навыков высокоэффективных людей". "Матрица" - четыре квадрата для дел разной срочности и важности. Первая категория - дела важные и срочные. Вторая - важные, но несрочные. Третья - срочные, но не важные. Четвертая - несрочные и неважные. Процедура та же, что и в методе АВС: составьте список дел и распределите по квадратам.
Если у вас преобладают задачи первого квадрата - дело плохо. Потому что это всегда означает цейтнот, аврал и стресс. Основной должна быть вторая категория - это значит, что у вас все в порядке, вы выполняете работу в соответствии с заданными сроками. К делам второй категории относятся также тренировки, изучение языков и т.п. занятия, посвященные самосовершенствованию. Но приступать ко второму квадрату можно только если первый пуст.
К третьей категории относятся проверка почты и мессенджеров, деловая переписка или оформление документов, а также бытовые дела. Заниматься ими лучше тогда, когда в первом и во втором квадратах ничего нет. К четвертой - дела несрочные и неважные, чаще всего развлечения.
Планируйте свой день
Используйте тайм-блокинг. Это система планирования дня по часам, у которой нет определенного автора. Суть: вы выделяете некое количество часов на одну область деятельности. То есть вот блок "работа", и в это время вы занимаетесь только работой. Блок "встречи" - и вы планируете день так, чтобы встречи у вас были только в это время. Блок "семья" - и в это время вы занимаетесь только семейными или домашними делами.
Например:
- Утренний блок 9:00 - 11:00.
- Перерыв 11:00 - 11:15
- Блок для встреч 11:15 - 12:30
- Обеденный перерыв 12:30 - 13:00
- Послеобеденный блок 13:00 - 15:00
- Перерыв 15:00 - 15:15
- Заключительный блок 15:15 - 17:00
Для составления похожего плана нужно сначала составить список задач, отметив самые важные и требующие больше времени, определить время и его затраты, затем сгруппировать их по блокам. В день должно быть не более 5-7 блоков, иначе есть риск выгорания, о котором поговорим ниже.
Важно: речь именно о задачах, а не о повседневных механических процессах, вроде похода в туалет или чистки зубов. Не нужно расписывать все мелочи. Главное - не откладывать задачи на потом и не переносить блоки.
Техника идеально подходит тем, у кого основная часть задач не зависит от других людей. Но все равно лучше зарезервировать час или два для непредвиденных дел и не забивать расписание "под завязку", оставляя место для маневра.
По данным Harvard Business Review, сотрудники, применяющие метод тайм-блокинга, выполняют на 25% больше задач без переработок.
Избегайте многозадачности
Пытаясь решить сразу две, а то и несколько задач, мы думаем, что так экономим время. Возникает иллюзия продуктивности. Но на самом деле никто не делает "всё сразу". Выполнять одновременно можно несколько "автоматических" действий и только одно требующее контроля сознания.
Миф о возможности человека работать сразу над множеством задач возник вместе с компьютеризацией. Но и компьютер, как выяснили позднее, не может фокусироваться более чем на одном деле, он тоже делает всё параллельно и попеременно, только выполняет операции и переключается быстрее человека. Нам же для перехода к другому занятию всегда требуется 15-20 минут.
Психологи Джейсон М. Уотсон и Дэвид Л. Страйер провели эксперимент с участием около 200 человек в высокореалистичном симуляторе вождения, где участники одновременно управляли автомобилем и выполняли сложное аудиозадачу (оперативная память). В ходе исследования абсолютное большинство участников (свыше 97%) показали значительное падение эффективности при выполнении двух задач одновременно. С этим справились только около 2,5% испытуемых, которых ученые назвали "сверхзадачниками".
У обычных людей при выполнении двух и более дел:
- усиливается уровень стресса и ухудшается эмоциональное состояние;
- теряется от 25% времени на переключение между делами;
- происходит потеря энергии - человек быстрее устаёт;
- происходит неправильная оценка затрат времени, из-за чего люди-"многозадачники" постоянно опаздывают;
- "многозадачники" менее внимательны, из-за чего совершают больше ошибок и хуже выполняют работу;
- мозг приучается к тому, что дела можно начинать и не заканчивать;
- мозг привыкает быстро перескакивать с объекта на объект, не задерживая внимания ни на одном.
Специалист по продуктивности Максим Дорофеев призывает не путать многозадачность и многопроектность - необходимость последовательного выполнения разных действий. Многопроектность, по его словам, вполне возможна и в современном мире неизбежна: например, можно готовить релиз на работе, лечить зубы у стоматолога, делать ремонт в квартире и учить английский. Но "быстрота переключения" - это самообман; при смене видов деятельности всегда теряется способность к концентрации. Он называет это "мнимой однозадачностью" и "поведенческим шаблоном белки-истерички".
Сократите количество отвлекающих факторов
Ученые установили, что уведомление на телефоне отнимает в среднем 7 секунд концентрации. Если таких уведомлений десятки - вы теряете часы.
Автор бестселлера "В работу с головой" Кэл Ньюпорт считает, что мы можем выполнять задачи в двух режимах - "глубоком" и "поверхностном". Большую часть своего рабочего времени (60%) мы находимся в поверхностном режиме - отвлекаемся на телефон, проверку почты, разговор с коллегой и так далее. Но для того, чтобы быстро и качественно выполнить работу, нам необходима глубокая концентрация.
Что мешает нам концентрироваться? Первое - наша природа. Помимо базовых потребностей - еда, сон - у нас всегда есть желание отвлечься, с которым мы не всегда способны справиться. Второе - "культура технополя": в современном мире от человека часто требуется "всегда быть на связи" и отвечать на сообщения.
Что делать?
- Создавать ритуалы. Действие может быть очень простое (надевание определенной одежды, заваривание кофе или чая и т.п.), но желательно повторять его только во время работы. Последовательность действий еще лучше, потому что ведет вас, "разгоняет" до нужной скорости. При этом в ритуале не должно быть смысла - на то он и ритуал. Ритуалы позволяют сэкономить силу воли (которая к концу дня истощается).
- Четко планировать время "глубокого погружения". Люди, обладающие навыками концентрации, могут сосредоточенно и непрерывно работать в среднем 4 часа, новички - час-полтора.
- Полностью отключаться от соцсетей. Разделите свое время на блоки "онлайн" и "офлайн", воспитайте в себе отношение к соцсетям как к инструменту, который полезен, но не должен отнимать у вас время.
- Настройте уведомления на смартфоне и в ПК. Используйте специальные режимы фокусировки на телефоне или компьютере. Некоторые приложения могут отправлять всплывающие уведомления. В настройках уведомлений найдите пункт "Всплывающие" и отключите их для программ, которые вам мешают. Существуют приложения, которые, наоборот, помогают сконцентрироваться, например, Momentum, который настраивает главный экран новой вкладки браузера, чтобы отвлечь от лишнего.
Используйте "правило двух минут"
"Правило двух минут" пригодится для начала любой работы (но особенно для дел несрочных, но важных), а также для борьбы с вредными привычками. Его придумал Дэвид Аллен, автор книги о продуктивности "Как привести дела в порядок". Задача этого правила - помочь начать какое-нибудь дело.
Идея состоит в том, чтобы сформировать привычку заниматься чем-либо стабильно, ежедневно, не менее двух минут без единого пропуска. Ведь никто, даже вы сами, не поверите, что у вас не найдется и пары минут.
Правило может показаться нелепым - никто ведь не собирается писать только одну страницу или выполнить одно действие. Но любая мелочь может стать предлогом так и не начать.
Есть три варианта использования "правила двух минут":
- Если у нас появляется задача, которую можно сделать меньше, чем за 2 минуты или ровно за 2 минуты, то ее нужно выполнить в тот же момент. Потому что, как правило, нам нужно 2 минуты, чтобы запланировать задачу на будущее.
- Если появляется желание сорваться и делать что-то не то, что нужно, надо пообещать себе, что сделаете это, но не прямо сейчас, а через 2 минуты. И максимально отвлечься. Отсрочка соблазна делает его менее желанным.
- Начиная что-либо сложное или неинтересное, нужно сказать себе, что поработаешь над этим всего пару минут. Не стоит при этом сильно фокусироваться на времени - если работа увлечет вас, то не обязательно ее прекращать.
Используйте цифровые инструменты
В деле повышения продуктивности современные технологии не только могут, они просто должны стать вашими союзниками. Например, такая программа, как менеджер задач, незаменимая для большинства офисных работников.
- Yandex Wiki: предлагает функционал для создания и редактирования документов и баз данных.
- Craftum: российский конструктор сайта для совместной работы и управления проектами.
- Kaiten: простой, интуитивно понятный российский таск-менеджер.
- Strive: cервис для создания командного рабочего пространства, для проектов, задач, общения, обмена знаниями, документов.
- Bitrix24: российский сервис для управления бизнесом в режиме "одного окна", имеющий широчайший функционал.
- GigaChat: бесплатная мультимодальная русскоязычная нейросеть от Сбера для генерации картинок, текстов, идей и анализа данных.
- YandexGPT: нейросеть для анализирования и написания текстов, кода, данных, генерирования идей и ответов на вопросы.
Главное - применять инструменты грамотно, для задач, при выполнении которых они полезны. Осознанное использование технологий усиливает эффективность и ментальную гибкость. ИИ-помощники способны ускорить работу и анализ данных, и даже вдохновить творческие решения.
Работайте по методу "Помодоро"
Метод Франческо Чирилло основан на чередовании сфокусированной работы (25 минут) и коротких перерывов (5 минут). После четырех циклов следует длинный отдых на 15-30 минут. Такая структура рабочего дня поддерживает концентрацию и предотвращает выгорание. Возможен другой вариант техники "Помодоро" - 60/15, где 60 минут составляет продолжительность рабочего времени, а перерывы длятся 15 минут.
Попробуйте использовать специальные таймеры или приложения - это создает ощущение ритма и внутреннего контроля. Метод "Помодоро" особенно эффективен при решении творческих или аналитических задач.
Делайте регулярные перерывы
Ученые давно выяснили, что даже короткие перерывы повышают производительность труда. Короткая пауза на чай, дыхание или растяжку поможет восстановить энергию. Не ждите, пока почувствуете истощение - отдыхайте превентивно.
На время перерывов важно полностью отключаться от работы. Это необходимо для восстановления внимания, которое, как и сила воли истощается в течение дня. Чтобы побороть соблазн продолжать заниматься делами, сделайте гимнастику для глаз или спины.
Устанавливайте личные дедлайны
Четкие сроки помогают сохранить фокус и не откладывать дела. Ставьте свои дедлайны для каждой задачи и создавайте мини-дедлайны для отдельных подзадач, так называемые "точки контроля", советует автор книги "Эффект дедлайна", писатель и медиаменеджер Кристофер Кокс.
Это усиливает чувство контроля над процессом и формирует привычку к ответственности. Ведите дневник прогресса: отмечайте завершенные этапы и хвалите себя за результат. Такой дневник укрепляет мотивацию и помогает двигаться вперёд.
Учитесь говорить "нет"
Умение отказывать - это не грубость, а забота о себе. По информации экспертов издания Psychology Today люди, которые устанавливают здоровые границы, испытывают меньше тревоги и чаще сохраняют вдохновение. Говорите "нет" не делам, а перегрузке.
Освободите место для главного - и ваша продуктивность и эмоциональная устойчивость возрастут.
Предотвращайте профессиональное выгорание
Согласно исследованию портала по поиску работы Super Job, к осени 2025 года Россию захлестнула эпидемия профессионального выгорания.
Признаки выгорания:
- чувство истощения, потери энергии;
- возросшее психическое дистанцирование человека от работы;
- негативное или циничное восприятие рабочих процессов;
- ощущение собственной неэффективности;
- потеря чувства удовлетворения результатами труда.
Баланс работы и личной жизни
Чтобы избежать выгорания, важно научиться отдыхать качественно: проводить время на природе, заниматься творчеством, веселиться. Это не роскошь, а необходимое условие устойчивой продуктивности и внутренней гармонии.
Что такое продуктивность на работе простыми словами?
Это способность достигать результата с минимальными усилиями, сохраняя энергию, ясность ума и радость от процесса.
Как быстро повысить продуктивность за один день?
Уберите отвлекающие факторы, определите три ключевые задачи и попробуйте метод "Помодоро".
Какие ошибки снижают продуктивность?
Многозадачность, отсутствие приоритетов, редкие перерывы и нерегулярный сон.
Как правильно планировать рабочий день?
Используя тайм-блокинг, учитывая биоритмы (часы максимальной трудоспособности) и оставляя время на отдых.
Какие программы помогают повысить продуктивность?
Yandex Wiki, Craftum, Strive, Kaiten, Obsidian, Bitrix24, Perplexity.
Сколько часов нужно работать, чтобы быть эффективным?
6-7 часов сфокусированной работы в день при наличии регулярных пауз.
Влияет ли сон на продуктивность?
Да, напрямую: восстановление мозга происходит именно во время сна.
Что важнее для продуктивности - мотивация или дисциплина?
Дисциплина. Она формирует устойчивые привычки.
Можно ли совмещать многозадачность и продуктивность?
Нет, исследования доказывают, что попытка одновременно делать два или несколько дел снижает концентрацию.
Как не допустить выгорания при высокой нагрузке?
Соблюдайте баланс между временем работы и временем отдыха, поддерживайте физическую форму (занимайтесь спортом и высыпайтесь).
***
Главное - понимать, что продуктивность это не "больше работы", это более эффективная работа. Свидетельство продуктивности - результат. А лучшие результаты достигаются с помощью правильного выстраивания приоритетов, грамотного планирования и заботы о здоровье. Баланс времени и осознанность - ключи к долгосрочной продуктивной работе.