Переход к новой системе был анонсирован заранее. Ее отдельные элементы вводились постепенно, еще с 1 марта, как, например, реестр экспедиторов. На первый взгляд, времени подготовиться было достаточно. Хватило ли его участникам рынка грузоперевозок? Какие трудности возникли в первые дни после запуска электронного документооборота (ЭДО) и как их преодолевать? Эти вопросы мы адресовали экспертам в области логистики.
Директор по цифровой трансформации бизнеса ООО "Байкал-Сервис ТК" Сергей Майдебура в апреле текущего года в своем комментарии для "РГ" отмечал, что отрабатывать переход на "электронку" бизнесу следует немедленно, не дожидаясь сентября. Сегодня специалист констатирует, что к общей для всех дате участники рынка подошли в разной степени технической и организационной готовности. Но это, как говорится, полбеды. Хуже то, что до сих пор не разрешены многие проблемы самой информационной системы электронных перевозочных документов (ИС ЭПД). По словам Майдебуры, основные, необходимые клиентам сервисы, такие как роуминг поручений экспедитору, зачастую не функционируют или работают с ошибками. А ситуацию первых дней с экспедиторскими документами эксперт вообще охарактеризовал как "хаос", добавив, что "никто ничего не понял".
Впрочем, этого можно было ожидать. По данным опроса перевозчиков и экспедиторов из более чем 15 российских регионов, который провели в конце августа аналитики компаний "Деловые Линии" и "Ренессанс страхование", к обязательному переходу на электронные документы на тот момент полностью подготовились только примерно 40 процентов компаний, при этом семь процентов респондентов практически не приступали к внедрению новых требований.
Ильдар Мирсаитов, операционный директор службы доставки Dalli, работающей в двух столицах и других регионах, подтверждает неравномерность подготовки игроков рынка к новой системе и отмечает, что компаний, которые смогли сразу встроить в свои процессы весь комплект электронных документов, оказалось немного. По его словам, к "часу икс" у каждого клиента сложилось свое понимание состава документов, порядка их оформления и ролей участников. Эти сценарии не всегда совпадают с процессами перевозчика, поэтому многие вопросы приходится решать в ручном режиме, что уже противоречит самой сути новой системы.
- Полный набор электронных документов появился в личных кабинетах операторов только 28 августа, поэтому времени на полноценное тестирование почти не осталось. Уже 1 сентября произошел крупный сбой в одной из систем ЭДО. Не полностью работает и роуминг между операторами.
Из-за этого часть операций пока выполняется вручную, что замедляет обработку данных, - рассказал Мирсаитов.
Тем не менее он уверен, что все преимущества нового порядка станут ощутимы после согласования единых правил. "Сейчас рынку важно определить, кто, когда и какие документы формирует, а затем встроить этот порядок в работу всех подразделений и контрагентов", - пояснил операционный директор Dalli.
Андрей Шатьков, гендиректор компании Smart Ways (группа RFL), среди трудностей, проявившихся в первые дни, называет высокую нагрузку на операторов ИС ЭПД, которая замедляет процесс подписания документов, а также не работающий должным образом роуминг между операторами и перебои с передачей данных.
Но, как и коллеги по отрасли, он не теряет оптимизма.
- Появились и технические проблемы, связанные с отсутствием стандартов в процессах работы между участниками рынка, что приводит к ручному труду логистов и в разы увеличивает время, а также затраты по каждой заявке. Но эта проблема решаема, и мы понимаем, как автоматизировать ручную работу, - говорит Шатьков. По его мнению, первые результаты введения ЭТрН будут ясны примерно через месяц, после донастройки технологических процессов, синхронизации роуминга и адаптации нагрузки операторов.
Но грузы формируются, обрабатываются и доставляются каждый день, и ждать, когда все наладится, в логистической сфере не могут и не будут. Тем, кто уже ведет обмен электронными транспортными документами со своими партнерами, специалисты дают несколько рекомендаций. В первую очередь советуют проверить, что они используют корректный уникальный идентификатор контрагента.
- Это как номер расчетного счета в банке: если указать неправильно, документ уйдет не туда и контрагент не сможет его подписать, а ваш документ останется в статусе "на согласовании". На сегодня это одна из самых популярных ошибок, - рассказал "РГ" заместитель гендиректора по развитию ГК "Деловые Линии" Дмитрий Хрущалев. - Если все происходит штатно и документ не требует ручного согласования, подписание проходит за несколько минут, в том числе в роуминге между операторами.
Пока участники логистических цепочек привыкают к новым процессам и налаживают взаимодействие, Хрущалев предлагает направлять электронное поручение экспедитору заранее (минимум за 1-2 дня) и убедиться, что оно подписано экспедитором и находится в статусе "согласовано" до отправки груза на терминал или приезда водителя на адрес. Также для формирования электронного поручения экспедитору он рекомендует делать предзаказ и получать черновик ЭПЭ от экспедитора.
- Это позволит существенно сократить ваше время на оформление документа и снизит риски ошибок, а также сделает процесс работы по новым правилам максимально бесшовным, - пояснил представитель "Деловых Линий".
В свою очередь Сергей Майдебура предлагает руководствоваться рекомендациями и решениями экспедиторов, находящихся на стыке всех участников и процессов. Также необходимо прислушиваться к операторам ИС ЭПД, которые обладают опытом в выстраивании цепочек поставок и их настройке.
В числе наиболее вероятных проблем ЭДО перевозчики называют перебои связи на маршруте в отдаленных регионах, нехватку подготовленных водителей и технические сбои у операторов, на платформах которых оформляются электронные накладные (согласно опросу, проведенному компаниями "Деловые Линии" и "Ренессанс страхование").