Поделиться
Необходимость позвонить по вопросам, связанным с деятельностью организации, может появиться, по сути, в любой момент - во время отпуска, в выходные дни, когда работник находится на больничном.
В общем, причин сделать служебный звонок во внерабочее время хоть отбавляй, а вот возможность учесть данные расходы есть только при условии правильного документального оформления необходимости таких звонков.
Организация вправе учесть расходы по звонкам, сделанным в нерабочее время, для целей исчисления налога на прибыль, если сможет подтвердить, что сотрудники пользовались услугами сотовой связи в служебных целях (пункт 1 статьи 252 НК РФ). Ведь факт совершения звонков в период отпуска или в другое нерабочее время не означает их непроизводственного характера. Как показывает практика налоговых проверок, налоговые органы отказывают в учете таких затрат, считая их экономически необоснованными. Такой чисто формальный подход базируется на временном критерии: деловые звонки могут осуществляться работниками только в рабочее время.
Временной критерий не установлен налоговым законодательством и имеет существенный изъян - переговоры по телефону в личных и служебных целях могут быть осуществлены как в рабочее, так и в нерабочее время.
С позицией проверяющих трудно спорить, так как действительно "работать надо в рабочее время", однако режим рабочего времени устанавливает работодатель. Поэтому решением данной проблемы является, например:
- установление работникам, регулярно проводящим телефонные переговоры во внеурочное время, гибкого графика работы. В силу статьи 102 Трудового кодекса РФ при работе в режиме гибкого рабочего времени начало, окончание или общая продолжительность рабочего дня определяется по соглашению сторон. Работодатель обеспечивает отработку работником суммарного количества рабочих часов в течение соответствующих учетных периодов (рабочего дня, недели, месяца и др.);
- указание в должностной инструкции работника, что ему установлен ненормированный рабочий день или ненормированное время пользования сотовым телефоном в служебных целях.
В письме Минфина России от 07.12.2005 N 03-03-04/1/418 отмечается, что в случае ведения телефонных переговоров по сотовой связи в производственных целях во время нахождения работника на отдыхе затраты на оплату услуг сотовой связи также могут признаваться расходами для целей налогообложения. Под временем отдыха понимаются в том числе официальные выходные и праздничные дни, а также период отпуска. Расходы можно подтвердить:
- утвержденным руководителем организации списком работников (перечнем должностей), которым в силу исполняемых ими должностных обязанностей необходима сотовая связь;
- договором с оператором на оказание услуг связи;
- детализированными счетами оператора связи.
Критерием обоснованности в этом случае, по мнению Минфина России, является необходимость для работника в соответствии с установленными в должностной инструкции обязанностями использовать сотовый телефон в служебных целях. Кстати, в должностной инструкции работника, который пользуется SIM-картой в выходные дни, целесообразно указать, что у него ненормированный рабочий день.
Если у работников ненормированный рабочий день, этот факт прежде всего должен быть отражен в трудовом или коллективном договоре. Тогда данный документ также будет служить дополнительным подтверждением произведенных расходов. Перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем организация вправе закрепить и в другом локальном документе, например, в соглашении, правилах внутреннего трудового распорядка, приказе или распоряжении руководителя (статья 101 ТК РФ). Во внутренних документах организации целесообразно указать, что работник имеет право пользоваться служебным сотовым телефоном круглосуточно.
Несмотря на наличие разъяснения Минфина России в письме от 07.12.2005 N 03-03-04/1/418, налоговые инспекции иногда руководствуются собственной позицией по рассматриваемой проблеме, что приводит к налоговым спорам, рассматриваемым в арбитражном суде.
Арбитражная практика подтверждает, что в случае ведения телефонных переговоров по сотовой связи в производственных целях во время нахождения работника на отдыхе, в том числе в официально установленные выходные и праздничные дни и в период отпуска, затраты на оплату услуг сотовой связи могут признаваться расходами для целей налогообложения.
В частности, в постановлении ФАС Московского округа от 31.05.2006 по делу
N КА-А41/4511-06 указано, что налоговое законодательство не содержит требований об обязательном подтверждении налогоплательщиком производственного характера каждого телефонного звонка, совершенного при помощи услуг связи. Факт совершения звонков в период отпуска не означает непроизводственного характера данного звонка, поскольку звонки личного характера могут совершаться и в течение рабочего дня.
В постановлении ФАС Московского округа от 28.06.2007, 29.06.2007 по делу
N КА-А40/6016-07 был рассмотрен налоговый спор относительно обоснованности расходов на оплату услуг сотовой связи (роуминг) во время отпуска руководства Общества:
- по мнению налоговой инспекции, в нарушение норм статей 210 НК РФ, 236 НК РФ, 237 НК РФ Общество не включило в налоговую базу суммы оплаты услуг сотовой связи (роуминг) во время отпуска генерального директора Б. и заместителя генерального директора по продажам И.;
- суд, принимая решение в пользу налогоплательщика, отметил, что суды первой и апелляционной инстанций обоснованно исходили из того, что данные затраты уменьшают налогооблагаемую базу по налогу на прибыль и не включаются в базу по налогу на доходы физических лиц и единому социальному налогу, так как из пояснений заявителя следует, что указанные сотрудники являются руководителями Общества, связь с ними необходима постоянно, в том числе во время отпуска. Кроме того, данная позиция нашла отражение в письме Минфина России от 07.12.2005 N 03-03-04/1/418 и подтверждена сложившейся судебной практикой по аналогичным спорам. В материалы дела также представлены утвержденный генеральным директором Общества перечень должностей работников, которым в силу исполняемых ими обязанностей необходимо использование сотовой связи; договор с оператором на оказание услуг связи; детализированные счета оператора связи. Кроме того, Обществом представлены в материалы дела договоры, заключенные в спорный период времени, для согласования которых необходимо было решение руководителей и Общества. При таких обстоятельствах суд кассационной инстанции находит выводы суда первой и апелляционной инстанций соответствующими фактическим обстоятельствам дела и представленным по делу доказательствам.
Статья подготовлена по материалам выпуска N 20 "Библиотечки РГ" - "Мобильная связь: правовая основа, учет расходов, налогообложение".
Желающим приобрести названный сборник следует перечислить за один экземпляр 98 рублей (включая оплату за пересылку и НДС) по реквизитам: 125993, г. Москва, ЗАО "Библиотечка РГ", ИНН 7721017444, КПП 772101001, р/с 40702810200000002764 в ОАО АКБ "ЛЕСБАНК", г. Москва, к/с 30101810500000000694, БИК 044579694, код ОКОНХ 87100, код ОКПО 36557391.
В платежке обязательно укажите обратный адрес с индексом и название сборника: "Мобильная связь".