В условиях финансового кризиса все более актуальным для предприятий становится вопрос, на чем и как сэкономить. Благодаря передаче стороннему подрядчику непрофильных видов деятельности можно снизить расходы на 25-30 процентов.
Балласт - за борт
Аутсорсинг (от английского out - внешний, source - источник) - это передача сторонней фирме функций, не относящихся напрямую к основному бизнесу. Главный принцип аутсорсинга - оставляю себе только то, что могу делать лучше других; передаю другому то, что он делает лучше других.
В отличие от субподряда, который может иметь эпизодический характер, аутсорсинг - это стратегия на перспективу, которая влечет за собой серьезную перестройку внутри компании. Не стоит путать его и с сервисными услугами. Поставщиков у любого предприятия могут быть сотни, а вот аутсорсер - только один на каждую переданную функцию.
Деловая практика аутсорсинга пришла с Запада лет десять назад благодаря независимым юридическим конторам. Следом в эту нишу ринулись аудиторы и консультанты. Сегодня по объемам выручки лидирует IT-направление. При этом на рынке аутсорсинговых услуг остаются свободные ниши. По оценкам экспертов, в ближайшие пять лет положительная динамика сохранится, а объем прироста будет достигать 10-12 процентов в год, во многом благодаря финансовому кризису, который заставляет предприятия искать новые способы сокращения издержек.
В мировой практике принято различать три вида такого рода услуг. Под аутсорсингом бизнес-процессов понимают передачу внешнему исполнителю отдельных видов деятельности, которые не приносят компании прибыли, но без которых невозможна ее работа: юридическое сопровождение, управление персоналом, бухгалтерский учет, маркетинг, реклама, логистика... Производственно-хозяйственный аутсорсинг подразумевает, что на внешнее обслуживание отданы вспомогательные заботы: уборка помещений, организация питания, транспорт и т.д.
Особый род аутсорсинга - промышленный, когда сторонней организации передается производство продукции, целиком или частями. Строго говоря, это не аутсорсинг в чистом виде, а вид субподряда. По такой схеме в Свердловской области работает четвертая часть предприятий.
Дружба по контракту
Первый вопрос, который встает перед компанией, собирающейся прибегнуть к услугам аутсорсера: кому лучше передать бизнес-процесс - отдельному человеку или фирме? Юридическое лицо, как правило, стремится к долгосрочным отношениям, для него это часть делового имиджа. А вот для фрилансера куда важнее получение прибыли, и он легко может пожертвовать заказом ради более выгодного. Поэтому даже при равной нагрузке и сопоставимом качестве работы фирмы имеют преимущество перед профессионалами-индивидуалами.
- Работать я начал, будучи еще студентом, - делится опытом Александр Осягин, директор IT-компании. - Вначале осуществлял только абонентское обслуживание. Потом пошли продажи, пуско-наладка, проектировка. С таким объемом уже трудно было справиться одному. К тому же появился новый круг клиентов - юрлица с безналичными расчетами. Когда их количество в базе превысило 30 процентов, возникла необходимость зарегистрировать ООО.
Как считают эксперты, оптимальный вариант - когда сумма контракта не превышает 10-15 процентов от общей выручки аутсорсера. Тогда обе стороны будут заинтересованы в сотрудничестве и смогут избежать полной зависимости друг от друга. Причем размер гонорара должен зависеть не только от степени удовлетворенности заказчика результатом, но и от количества времени, затраченного подрядчиком на выполнение работы.
Одним из важнейших критериев при выборе партнера считается его надежность.
- Когда встал вопрос, кому поручить бухгалтерию, меньше всего меня интересовала стоимость. Главное - насколько я смогу этому человеку доверять, - признается корреспонденту "РГ" директор препресс-бюро Александр Колпаков. - В итоге подобрал фирму по совету знакомого. Работаем уже пять лет. Проблем не было. Мысли сменить подрядчика - тоже. Хотя предложений поступало много.
Не стоит забывать, что любая программа аутсорсинга, пусть даже самая удачная, не даст результата, если не все сотрудники заказчика включатся в процесс. Глухое сопротивление коллектива, "забвение", а порой искажение информации могут серьезно осложнить переходный период. Кроме того, не стоит растягивать заключение договора на месяцы, перемены должны быть не только заметными, но и скорыми. Ну и, наконец, при выборе партнера нужно руководствоваться стратегическими целями, искать не обычного поставщика услуг, а союзника, с которым можно разделить риски.
В базах не значатся
Широкому распространению аутсорсинга в нашей стране мешает ряд факторов. Среди объективных - отсутствие нормативной базы. Стороны заключают договоры, руководствуясь общероссийским законодательством либо отраслевыми стандартами. И далеко не всегда эти договоры составлены грамотно.
Нет и общей информационной базы по аутсорсерам. Мы попытались составить хотя бы приблизительный перечень компаний, оказывающих услуги по ведению бухучета в Свердловской области, на основании источников в свободном доступе. Распознать аутсорсеров оказалось очень сложно. Кто-то позиционирует себя как аудиторская фирма, кто-то как финансово-консалтинговый центр либо просто "опытный бухгалтер возьмет предприятие на абонентское обслуживание".
Не смогли ничем помочь и в региональном министерстве экономики и труда, объяснив, что у аутсорсинговых компаний в силу их разноплановости нет профессиональных объединений. А значит, никто их учет не ведет.
Между тем сами участники рынка полагают, что в Екатеринбурге действует не меньше 30 аудиторских фирм, предлагающих услуги по внешнему ведению бухучета, порядка 25 клининговых, около 20 крупных call-центров. С юридической или IT-сферой несколько сложнее, тут найти "чистых" аутсорсеров практически невозможно, так как многие работают сразу на двух "полях".
- Юрист на подряде обладает большей свободой и возможностью самостоятельно планировать время, выбирать тех контрагентов, с которыми ему комфортнее и приятнее работать, - поясняет Екатерина Салыгина, сотрудник стоматологического холдинга. - На основном месте работы мне приходится заниматься всем спектром юридических вопросов, а по договору - только тем, что нравится.
При этом аутсорсеры признаются, что у них нет особой потребности в рекламе. Клиентская база чаще всего формируется на рекомендательном уровне, информация передается по "сарафанному радио". И это намного эффективнее, чем любые объявления.
Объективная цена
Не будем забывать и про субъективные факторы. Многие российские менеджеры до сих пор страдают болезнью первопроходцев. Им кажется, что никто лучше их самих не сможет понять специфику этого бизнеса, а следовательно, никто лучше не сможет организовать его. К тому же бытует мнение, что аутсорсеры обычно завышают расценки, пользуясь неосведомленностью заказчика.
- Когда клиент говорит "дорого", я отвечаю: а вы посчитайте, в какую сумму обходится ваш бухгалтер, - говорит Оксана Головина, заместитель директора аудиторской компании. - Чтобы организовать рабочее место, требуется арендовать помещение, закупить мебель, расходные материалы, плюс Интернет, телефон и, конечно, зарплата. Вот увидите, выйдет не 20 тысяч в месяц, а все 60-70. Никто не говорит, что аутсорсинг - это автоматическое снижение затрат. Текущие издержки, наоборот, могут увеличиться, но в конечном итоге выгода очевидна.
Расценки на бухгалтерский аутсорсинг в Екатеринбурге колеблются от 4 до 20 тысяч рублей в месяц. Все зависит от размера компании-заказчика и объема работ. Только что созданные организации, имеющие нулевой баланс и работающие по упрощенной схеме налогообложения, получают базовый тариф. Если же требуется полный перечень бухгалтерских услуг, то сумма может доходить до 50 тысяч.
Для примера еще несколько цифр. Удаленное системное администрирование обойдется небольшой компании в 1,5-7 тысяч рублей (зависит от количества единиц компьютерной техники). Маркетинговый или социологический опрос с привлечением call-центра - от 21 до 60 тысяч. Анализ конкурентного рынка - от 25 тысяч.
- Сумму, которую я получаю в штате за месяц, могу заработать на подряде за пять дней. Ведь важны не только объем работы или затраченное время, - подчеркивает Екатерина Салыгина. - Работодатель платит, в том числе, за уровень воспитания, образования, такт, ответственность, умение быстро соображать и быть "многостаночником", за выдержку и преданность делу.
Бояться надо своих
Наряду с высокими расценками предпринимателей отпугивает отсутствие реальных механизмов возмещения убытков, возникающих в результате некачественного или несвоевременного исполнения договора подрядчиком, либо утечки коммерческой информации. Доверив "чужаку" конфиденциальные сведения, заказчику остается надеяться на его порядочность. Если штатного сотрудника можно уволить по статье, то вину аутсорсера придется доказывать через суд.
- Такие убытки сложно измерить, и бремя доказательства несет заказчик, - замечает Александр Осягин. - Если он сумеет подтвердить, что утечка произошла по вине моего сотрудника, по закону я буду возмещать ущерб. Но чаще "шпионы" или "насмерть обиженные" - работники самой компании. А что касается нарушения сроков... В договоре IT-аутсорсинга, например, четко оговаривается время, за которое специалист должен отреагировать на вызов. Причем оно варьируется в зависимости от суммы контракта. При "пиковых" нагрузках я могу не отправлять на вызовы своих специалистов, а привлечь фрилансеров, за качество работы которых ручаюсь.
По словам известного аналитика Андрея Ренарда, до перехода на аутсорсинг любой руководитель находится в жесточайшей зависимости от своих подчиненных. Как следствие, персоналу многое прощается. В том числе то, что штатные сотрудники тратят на выполнение работы в два раза больше времени, чем это реально требуется. Нерадивых журят, пугают санкциями, иногда штрафуют или лишают бонусов. Но принципиально ничего не меняется. Между тем для аутсорсера соблюдение сроков - основное условие получения гонорара и гарантий под будущие проекты.
Кстати, ни один подрядчик не будет с подобострастием часами выслушивать рассуждения начальника. Он всегда говорит "нет", если не согласен, и "да", если готов выполнить взятые обязательства.
Нет лекарства от всех болезней
В чем сходятся наши собеседники, так это в том, что при всех плюсах аутсорсинга не стоит считать его панацеей. Использовать этот метод могут компании любых форм собственности и любого масштаба. Но наиболее эффективен он на микропредприятиях, а также в малом бизнесе. Средним и крупным предприятиям, прежде чем привлекать подрядчиков, нужно хорошо просчитать целесообразность этого шага. По статистике, чаще всего к аутсорсингу прибегают предприятия оптовой и розничной торговли, строители, сфера бытовых услуг. Реже - промышленные холдинги.
- Мне кажется, что аутсорсинг хорош для структур с разветвленной системой, как минимум двумя-тремя отделами, - размышляет Александр Колпаков. - У тех, кто занимается узкопрофильным бизнесом, для передачи на сторону остаются только правовые вопросы и бухгалтерия.
С этим утверждением согласен и Александр Осягин:
- Хотя аутсорсинг стал модным в последние три-четыре года, я считаю, что нет смысла массово переходить на него, особенно в IT-сфере. Если компания крупная и ее деятельность тесно связана с компьютерной техникой, ей выгоднее иметь IT-отдел. Например, есть у меня клиент, который занимается оснащением коттеджей автономными системами отопления. У них 70 процентов штата - проектировщики, которые работают на мощных машинах. Естественно, здесь без собственного сисадмина не обойтись. Другой клиент - автошкола. Штат - десять человек, три компьютера. Они, конечно, периодически ломаются, сеть надо настраивать, но в целом на одну машину приходится не больше одного-двух вызовов в месяц. Вот тут выгоднее работать по договору. Еще один удачный вариант для аутсорсинга - когда нужно разово привлечь высококлассных специалистов. И на этом сотрудничество заканчивается.