Поделиться
Электронный документооборот начал внедряться в России около десяти лет назад. Многие оценили его удобство, но около половины свердловских компаний предпочитают сдавать отчеты в налоговую службу и другие контролирующие органы по старинке - предоставляя кипы бумаг.
Электронные отчеты (наряду с обычными) принимают ФНС, Пенсионный фонд, Фонд социального страхования, Федеральная служба государственной статистики. В большинстве своем организации сами решают, в какой форме представлять информацию о своей деятельности. Однако некоторые предприятия закон обязывает направлять данные по телекоммуникационным каналам связи. Так, согласно ФЗ-212, с 2010 года отчитываться по страховым взносам на обязательное пенсионное и медицинское страхование должны в электронном виде те предприятия, среднесписочная численность работников которых превышает 100 человек. А с 1 января 2011 года это требование распространилось и на организации, в которых более 50 сотрудников.
Услуги по передаче электронной отчетности в контролирующие органы предоставляют специализированные операторы связи. В Свердловской области таких шесть. Это аккредитованные компании, которые осуществляют обмен информацией между предприятиями и государственными органами посредством специально разработанного программного обеспечения через Интернет. Одни из них предоставляют коммерческие программы, которые устанавливаются непосредственно на компьютер пользователя и время от времени обновляются вручную. Другие IT-компании предлагают отправлять документы через специальные веб-ресурсы, расположенные на их серверах. Пользователь может сформировать отчетность непосредственно в веб-интерфейсе и сразу же отправить ее, не беспокоясь об обновлениях.
По словам Антона Сабитова, менеджера проектов компании, занимающейся разработкой программного обеспечения, одно из главных преимуществ автоматизированных систем заключается в том, что они помогают более быстро и качественно сформировать отчет. Еще до отправки программа проверяет его на соответствие предъявляемым требованиям, что позволяет свести к минимуму количество ошибок.
При передаче электронных документов используются средства криптографической защиты информации и сертификат электронной цифровой подписи. Они гарантируют соответствие личности абонента его подписи, а также конфиденциальность передаваемых данных и то, что содержание не было изменено с момента подписания. Как отмечают в среднеуральском управлении ФНС, пока не было ни одного случая потери, разглашения данных из деклараций или несанкционированного доступа к ним.
Большой плюс и в том, что документацию через Интернет можно посылать круглосуточно и в любые дни, в том числе выходные. Чем и пользуются компании, привыкшие отчитываться в последний момент. Операторы связи отмечают, что пик отправлений приходится на крайний срок. Системы, как правило, выдерживают нагрузку. Однако предприятия сильно рискуют: помешать отправке могут вирусы, поломка компьютера, отключение электричества и ряд других технических причин. Вследствие чего неминуемы штрафы за несоблюдение сроков.
Все этапы электронного документооборота с контролирующими органами строго фиксируются. Так, при отправке декларации в налоговую инспекцию специализированный оператор связи запоминает дату. При получении отчета налоговый орган направляет квитанцию о приеме или сообщение об ошибке (если документ невозможно открыть или расшифровать).
Далее отчет проходит проверку. По ее результатам пользователю высылается извещение о вводе декларации в информационные ресурсы, уведомление об уточнении (в случае разногласия в данных налоговой и данных, указанных налогоплательщиком в декларации) или уведомление об отказе в приеме электронной отчетности.
Кстати, бумажный аналог предоставлять не требуется. Таким образом, бухгалтеры избавлены от обязанности лично посещать госструктуры, теряя время в очередях. А это, согласитесь, дорогого стоит.
Кроме того, системы электронной отчетности предусматривают и ведение неформализованного документооборота: можно направлять и запрашивать справки, письма, пояснительные записки, а также консультироваться с сотрудниками ведомств, регулярно просматривать информационные рассылки об изменении законодательства и другие материалы. Также абоненты имеют возможность запрашивать выписки из государственных реестров юридических лиц и индивидуальных предпринимателей.
При этом разработчики программного обеспечения постоянно вводят дополнительные сервисы. С недавних пор на рынке появилась услуга по оценке рисков налоговой проверки. На основе данных система анализирует финансово-экономическое положение компании и затем сопоставляет его с критериями, определяющими вероятность проведения проверки. После этого выносится вердикт о том, придут ли в ближайшее время "нежданые гости" или нет.
Стоимость систем электронной отчетности на свердловском рынке IT-услуг варьируется довольно значительно. Некоторые операторы связи, дабы привлечь новых клиентов, предоставляют скидки, в частности, предприятиям малого и среднего бизнеса.
- 50 процентов российских компаний сдают отчетность в контролирующие органы в электронном виде. Если бы они делали это на бумаге, то только в 2010 году потратили бы на это почти 2,3 миллиарда рублей, - рассказывает заместитель генерального директора компании-разработчика Григорий Поваров. - Весь оборот электронной отчетности составляет 25 миллионов документов в год, а договоров, актов и счетов-фактур - 52 миллиарда. Бизнесу нужно тщательнее просчитывать издержки.
Эксперты отмечают, что электронный документооборот значительно облегчает как работу компаний, сокращая их временные, трудовые и материальные затраты, так и ведомств, которые занимаются сбором отчетности. Глава свердловского отделения Фонда социального страхования Роза Зеленецкая рассказывает, что в первую очередь снижается нагрузка на специалистов. Раньше у сотрудника уходило от тридцати минут до полутора часов на прием каждого страхователя. Теперь процесс получения и обработки данных сократился до 5-10 минут - вместе с этим в разы уменьшились очереди.
С этим мнением соглашается заместитель руководителя УФНС России по Свердловской области Инна Котова. Она считает, что обработать вручную все документы в наше время просто нереально. Еще менее рационально - переводить бумаги в электронный формат для дальнейшего удобства в использовании: в таком случае все силы сотрудника будут уходить на механическую проверку данных. Важно учитывать и то обстоятельство, что при обработке документов вручную возрастает роль человеческого фактора, поэтому не исключены ошибки.
Впрочем, в системе электронного документооборота тоже случаются сбои, но они, по словам Инны Котовой, не носят систематического характера. Зачастую проблемы случаются по вине пользователей, которые не до конца освоили нюансы отправки отчетности по телекоммуникационным каналам связи и невнимательно читают информационные рассылки.
Справка "РГ"
56 процентов организаций и 43 процента предпринимателей Среднего Урала сегодня представляют в налоговые органы электронные декларации. По подсчетам УФНС по Свердловской области, за девять месяцев 2010 года по Интернету поступило 736 тысяч документов - это более трети всей предоставляемой отчетности. Около 54 процентов работодателей заключили соглашения об обмене электронными документами со свердловским отделением Пенсионного фонда России. В отделении Фонда социального страхования по Свердловской области электронные отчеты составляют пока лишь шесть процентов работодателей. Однако показатель увеличивается: если за первый квартал 2010 года страхователи отправили через портал ведомства около 3,5 тысячи документов, за второй - порядка 9 тысяч, то за третий - более 13 тысяч.