Офисных работников приведут в соответствие с профстандартом

Уже скоро привычные для всех квалификационные справочники заменят новые профессиональные стандарты. Глава правительства РФ Дмитрий Медведев утвердил план мероприятий по их разработке. План включает, в частности, создание Национального совета профессиональных квалификаций при президенте РФ, подготовку законопроекта, регулирующего вопросы проведения независимой оценки профквалификаций работников, формирование центров сертификации и специальной информационной системы.

В план также вошли мероприятия по методическому и информационному обеспечению, включая обучение разработчиков профстандартов. До 2015 года правительство РФ планирует разработать 800 профстандартов, по которым будут рассчитывать тарифные ставки и оплату труда. О профстандартах для административных и офисных сотрудников "РГБ" рассказала директор Национальной ассоциации офисных специалистов и административных работников Людмила Хлюснева.

- Зачем нужны профстандарты для офисных сотрудников?

- Они заняты подготовкой информации, оформлением документации, учетом и обслуживанием организаций. Специфика их деятельности в том, что они работают во всех отраслях народного хозяйства и являются важным звеном в системе обеспечения управления предприятиями на каждом уровне. Но когда нет четких требований к профессии, соискатели, претендующие на ту или иную должность, теряются. Возьмем, например, секретарей. Компании требуют от кандидата на должность секретаря высшего образования и знания иностранного языка. Но, например, для бизнеса, который работает только на российском рынке, знание английского языка может и не пригодиться. Тогда непонятно, зачем предъявлять завышенные требования, которые не могут быть реализованы. Это демотивирует специалиста и может быть источником конфликта. К сожалению, часто руководство организации не до конца понимает, какой офисный специалист за что отвечает, какой рабочий функционал предусматривает та или иная должность. Это происходит потому, что нет системного подхода в этой сфере.

- Проблему должны решить профстандарты?

- Они отражают потребности рынка труда и указывают сфере образования на те знания, умения и компетенции, которые обучающийся должен получить, чтобы быть конкурентным на современном рынке труда. В профстандарте помимо вопроса "что должен уметь делать работник?" задается вопрос "как он должен это делать?", чтобы достичь максимальной эффективности труда. Стандарты разрабатываются не на конкретную должность, а на область или вид профессиональной деятельности. Тем самым исключается дублирование трудовых функций по различным должностям. Как для соискателя, так и для сотрудника важно не только четко знать свои функциональные обязанности, но и видеть пути карьерного роста. Использование профстандартов в организации придаст сотруднику мотивацию и желание постоянно повышать свой профессиональный уровень, видеть пути карьерного роста. К примеру, от секретаря на ресепшен можно подняться по служебной лестнице до ассистента руководителя или вовсе стать корпоративным секретарем - руководителем аппарата совета директоров.

- И что должен уметь офисный работник?

- Специалисты высокого уровня, работающие в офисе, должны обладать базовыми знаниями офисных систем, технологиями офисного администрирования и управления и знать, как применять принципы взаимодействия и воздействия на людей. Под офисными специалистами мы понимаем не только специалистов по управлению документацией, информационным, коммуникационным обеспечением управления компанией, но и обеспечением всей ее жизнедеятельности. В группу офисных специалистов входят офис-менеджеры, помощники руководителей, корпоративные секретари, руководители служб ДОУ, администраторы, ассистенты руководителей, специалисты call-центров, специалисты административно-хозяйственной части и др. От работы этих людей в компании зависит качественное обеспечение управления бизнесом и имидж самой компании. Мы часто слышим, секретарь - это лицо фирмы, а это значит, что лицо должно быть не только симпатичным, но и эффективным в работе, надежным, ответственным, самостоятельным и инициативным в пределах своей компетенции.

- Какие стандарты уже разработаны?

- Наша рабочая группа в инициативном порядке разработала профстандарты "Организационное, документационное и информационное обеспечение управления организацией" по четырем квалификационным уровням: секретарь на ресепшен, делопроизводитель, секретарь, секретарь-референт. В январе они прошли общественное обсуждение в Торгово-промышленной палате РФ и направлены на согласование в минтруд. В этом году мы закончим разработку профессиональных стандартов для помощника руководителя, офис-менеджера и руководителя службы ДОУ. Возможно, начнем разрабатывать стандарты для сотрудников, отвечающих за административно-хозяйственное обеспечение организации.

- Что именно включают в себя разработанные стандарты?

- Профстандарт разрабатывался на основе результатов анализа состояния вида профессиональной деятельности, перспектив ее развития с учетом отечественных и международных тенденций. Была определена основная цель вида профессиональной деятельности: обеспечение управления организацией, а также внедрение лучших технических разработок и новейших технологий в сфере обеспечения управления организацией. Сформированы обобщенные трудовые функции и трудовые функции. Обобщенные трудовые функции были определены исходя из необходимости обеспечения управленческой деятельности руководителя организации: организационное, документационное, информационное обеспечение управления. Трудовые функции определяют алгоритм выполнения обобщенной трудовой функции (например, организационной). Трудовые функции раскладываются на конкретные трудовые действия, например: организация личного приема посетителей, ведение журнала предварительной записи на прием, регистрация посетителей, организация приема деловых партнеров в офисе и так далее. В своей работе мы использовали перечень должностей и функционал работников различных организаций, эти материалы были дополнены анализом профессиональной деятельности. Было учтено мнение экспертов, результаты анкетирования и обсуждений. В профессиональном стандарте в деятельности специалиста учитывается, кроме знаний и умений, самостоятельная деятельность по решению практических задач, требующих анализа ситуации и принятия решения, планирование собственной деятельности, ответственность за решение поставленных задач. Учитывая уровень сложности выполнения обобщенных трудовых функций и принятия решений, определяется квалификационный уровень, уровень образования и профессиональной переподготовки. Так, для секретаря-референта рабочая группа определила 6-й квалификационный уровень и необходимость высшего образования.

- Кто готовил стандарты?

- На начальном этапе разработки была сформирована рабочая группа (21 человек), в состав которой вошли руководители и эксперты, специалисты в области управления, обеспечения управления, обучения и развития персонала, представители общероссийской профсоюзной организации. Так как профессиональные стандарты "Организационное, документационное и информационное обеспечение управления организацией" являются общеотраслевыми, наша рабочая группа была согласована с ТПП РФ и утверждена Минтрудом России. Разрабатывали мы профессиональные стандарты в инициативном порядке, можно сказать, что наша рабочая группа - это команда единомышленников, понимающих, что эти профессиональные стандарты необходимы для дальнейшей деятельности. В рабочую группу вошли представители столичных и региональных вузов, колледжей, территориальных торгово-промышленных палат, профсоюзов, общественных объединений и компаний-работодателей. В рабочую группу были включены представители ИТ-компаний, поскольку новейшими технологическими разработками должен уметь пользоваться любой офисный специалист.

- Насколько профстандарты нужны системе образования?

- Для сферы труда профстандарты необходимы прежде всего потому, что формируют и поддерживают высокий профессиональный уровень рабочей силы и, следовательно, обеспечивают повышение производительности и конкурентоспособность. В сфере образования (это не только вузы и колледжи, но и центры дополнительного обучения) стандарты используются при разработке программ профподготовки и методов оценки всех видов профобучения.