Новости

15.04.2014 00:10
Рубрика: Экономика

Секретари без секретов

Для офисных сотрудников разработаны профессиональные стандарты
Уже скоро привычные для всех квалификационные справочники заменят новые профессиональные стандарты. Глава правительства РФ Дмитрий Медведев утвердил план мероприятий по их разработке. План включает, в частности, создание Национального совета профессиональных квалификаций при президенте РФ, подготовку законопроекта, регулирующего вопросы проведения независимой оценки профквалификаций работников, формирование центров сертификации и специальной информационной системы.

В план также вошли мероприятия по методическому и информационному обеспечению, включая обучение разработчиков профстандартов. До 2015 года правительство РФ планирует разработать 800 профстандартов, по которым будут рассчитывать тарифные ставки и оплату труда. О профстандартах для административных и офисных сотрудников "РГБ" рассказала директор Национальной ассоциации офисных специалистов и административных работников Людмила Хлюснева.

- Зачем нужны профстандарты для офисных сотрудников?

- Они заняты подготовкой информации, оформлением документации, учетом и обслуживанием организаций. Специфика их деятельности в том, что они работают во всех отраслях народного хозяйства и являются важным звеном в системе обеспечения управления предприятиями на каждом уровне. Но когда нет четких требований к профессии, соискатели, претендующие на ту или иную должность, теряются. Возьмем, например, секретарей. Компании требуют от кандидата на должность секретаря высшего образования и знания иностранного языка. Но, например, для бизнеса, который работает только на российском рынке, знание английского языка может и не пригодиться. Тогда непонятно, зачем предъявлять завышенные требования, которые не могут быть реализованы. Это демотивирует специалиста и может быть источником конфликта. К сожалению, часто руководство организации не до конца понимает, какой офисный специалист за что отвечает, какой рабочий функционал предусматривает та или иная должность. Это происходит потому, что нет системного подхода в этой сфере.

- Проблему должны решить профстандарты?

- Они отражают потребности рынка труда и указывают сфере образования на те знания, умения и компетенции, которые обучающийся должен получить, чтобы быть конкурентным на современном рынке труда. В профстандарте помимо вопроса "что должен уметь делать работник?" задается вопрос "как он должен это делать?", чтобы достичь максимальной эффективности труда. Стандарты разрабатываются не на конкретную должность, а на область или вид профессиональной деятельности. Тем самым исключается дублирование трудовых функций по различным должностям. Как для соискателя, так и для сотрудника важно не только четко знать свои функциональные обязанности, но и видеть пути карьерного роста. Использование профстандартов в организации придаст сотруднику мотивацию и желание постоянно повышать свой профессиональный уровень, видеть пути карьерного роста. К примеру, от секретаря на ресепшен можно подняться по служебной лестнице до ассистента руководителя или вовсе стать корпоративным секретарем - руководителем аппарата совета директоров.

- И что должен уметь офисный работник?

- Специалисты высокого уровня, работающие в офисе, должны обладать базовыми знаниями офисных систем, технологиями офисного администрирования и управления и знать, как применять принципы взаимодействия и воздействия на людей. Под офисными специалистами мы понимаем не только специалистов по управлению документацией, информационным, коммуникационным обеспечением управления компанией, но и обеспечением всей ее жизнедеятельности. В группу офисных специалистов входят офис-менеджеры, помощники руководителей, корпоративные секретари, руководители служб ДОУ, администраторы, ассистенты руководителей, специалисты call-центров, специалисты административно-хозяйственной части и др. От работы этих людей в компании зависит качественное обеспечение управления бизнесом и имидж самой компании. Мы часто слышим, секретарь - это лицо фирмы, а это значит, что лицо должно быть не только симпатичным, но и эффективным в работе, надежным, ответственным, самостоятельным и инициативным в пределах своей компетенции.

- Какие стандарты уже разработаны?

- Наша рабочая группа в инициативном порядке разработала профстандарты "Организационное, документационное и информационное обеспечение управления организацией" по четырем квалификационным уровням: секретарь на ресепшен, делопроизводитель, секретарь, секретарь-референт. В январе они прошли общественное обсуждение в Торгово-промышленной палате РФ и направлены на согласование в минтруд. В этом году мы закончим разработку профессиональных стандартов для помощника руководителя, офис-менеджера и руководителя службы ДОУ. Возможно, начнем разрабатывать стандарты для сотрудников, отвечающих за административно-хозяйственное обеспечение организации.

- Что именно включают в себя разработанные стандарты?

- Профстандарт разрабатывался на основе результатов анализа состояния вида профессиональной деятельности, перспектив ее развития с учетом отечественных и международных тенденций. Была определена основная цель вида профессиональной деятельности: обеспечение управления организацией, а также внедрение лучших технических разработок и новейших технологий в сфере обеспечения управления организацией. Сформированы обобщенные трудовые функции и трудовые функции. Обобщенные трудовые функции были определены исходя из необходимости обеспечения управленческой деятельности руководителя организации: организационное, документационное, информационное обеспечение управления. Трудовые функции определяют алгоритм выполнения обобщенной трудовой функции (например, организационной). Трудовые функции раскладываются на конкретные трудовые действия, например: организация личного приема посетителей, ведение журнала предварительной записи на прием, регистрация посетителей, организация приема деловых партнеров в офисе и так далее. В своей работе мы использовали перечень должностей и функционал работников различных организаций, эти материалы были дополнены анализом профессиональной деятельности. Было учтено мнение экспертов, результаты анкетирования и обсуждений. В профессиональном стандарте в деятельности специалиста учитывается, кроме знаний и умений, самостоятельная деятельность по решению практических задач, требующих анализа ситуации и принятия решения, планирование собственной деятельности, ответственность за решение поставленных задач. Учитывая уровень сложности выполнения обобщенных трудовых функций и принятия решений, определяется квалификационный уровень, уровень образования и профессиональной переподготовки. Так, для секретаря-референта рабочая группа определила 6-й квалификационный уровень и необходимость высшего образования.

- Кто готовил стандарты?

- На начальном этапе разработки была сформирована рабочая группа (21 человек), в состав которой вошли руководители и эксперты, специалисты в области управления, обеспечения управления, обучения и развития персонала, представители общероссийской профсоюзной организации. Так как профессиональные стандарты "Организационное, документационное и информационное обеспечение управления организацией" являются общеотраслевыми, наша рабочая группа была согласована с ТПП РФ и утверждена Минтрудом России. Разрабатывали мы профессиональные стандарты в инициативном порядке, можно сказать, что наша рабочая группа - это команда единомышленников, понимающих, что эти профессиональные стандарты необходимы для дальнейшей деятельности. В рабочую группу вошли представители столичных и региональных вузов, колледжей, территориальных торгово-промышленных палат, профсоюзов, общественных объединений и компаний-работодателей. В рабочую группу были включены представители ИТ-компаний, поскольку новейшими технологическими разработками должен уметь пользоваться любой офисный специалист.

- Насколько профстандарты нужны системе образования?

- Для сферы труда профстандарты необходимы прежде всего потому, что формируют и поддерживают высокий профессиональный уровень рабочей силы и, следовательно, обеспечивают повышение производительности и конкурентоспособность. В сфере образования (это не только вузы и колледжи, но и центры дополнительного обучения) стандарты используются при разработке программ профподготовки и методов оценки всех видов профобучения.

Экономика Работа Бизнес - Главное
Добавьте RG.RU 
в избранные источники