Поделиться
Крупным компаниям особенно важно быстро и нетрудозатратно с точки зрения использования дорогостоящего рабочего времени сотрудников решать задачу с плодящейся в геометрической прогрессии бумажной документацией. Например, в нашей компании только за май 2015 года было собрано 1,7 тонны макулатуры, и это лишь в московских офисах.
Есть такой подход к уничтожению документов, как измельчение их в стружку с помощью шредера. Но использовать шредер удобно и быстро только тогда, когда документов немного. Сложно представить, сколько времени понадобится для уничтожения через шредер 1,7 тонны. Понятно, что для больших объемов бумаги это неэффективно.
При этом нужно учитывать, что политика конфиденциальности многих компаний не позволяет вывозить внутреннюю документацию на свалку. Больше того, эта политика часто не позволяет даже нанять стороннего подрядчика - одну из тех компаний, которые предлагают услуги по сбору и утилизации или переработке бумажных отходов в офисах.
Сейчас в Россию приходит все больше крупных международных компаний, которые предлагают свои услуги по внеофисному хранению или уничтожению рабочих документов. Глядя на их масштабы, становится очевидно, что в мире давно устоялась практика использования услуг таких подрядчиков. Естественно, такие компании гарантируют клиентам конфиденциальность и, видимо, благополучно выполняют свои обязательства, раз их бизнес растет и крепнет. Но, похоже, у российских организаций особый менталитет либо более строгие внутренние правила, касающиеся доступа к рабочим документам. Несмотря на удобство использования услуг подрядчиков, многие крупные российские компании вынуждены искать другие пути по утилизации отработанной документации.
Один из таких путей - организовать в своем офисе систему цивилизованного сбора и сортировки ненужной отработанной рабочей документации и картона, прочитанных периодических изданий, скопившихся с течением времени, используя существующий мировой опыт.
Например, условиям конфиденциальности отвечают такие системы внутреннего сбора и сортировки бумажных отходов, в которых используются офисные сейф-контейнеры. Они изготовлены по принципу металлических шкафов с прорезью на верхней крышке, внутри установлены плотные брезентовые мешки, похожие на инкассаторские. Только они предназначены для сбора ненужной документации, а не денег. Аренда одного сейф-контейнера, размещенного в пределах Open Space одного этажа офиса, обходится компании в среднем в 350 руб. в месяц. В зависимости от размера Open Space и активности сброса документации нужно от одного до трех таких контейнеров.
Но мало установить специальные контейнеры, необходимо еще регламентировать деятельность компании в части уничтожения документации. Так, по регламенту, который мы установили в рамках проекта сбора и переработки отработанной документации "Чистый стол", в течение трех дней собранные документы должны содержаться в архивохранилищах. В том случае, если они не нужны в работе сотрудников, то есть подтверждается, что никто ничего не перепутал, не выкинул важные бумаги или еще что-то, обеспечивается их переработка.
Проблему конфиденциальности можно решить за счет того, что для вывоза извлеченной из сейф-контейнеров документации, а также для ее последующего уничтожения и утилизации будет использоваться дочерняя структура холдинга. Однако если вы хотите просто утилизировать отработанные документы, то готовьтесь тратиться. Уничтожение одного килограмма бумаги стоит в среднем 1,5 руб. Зато если вы решите отправлять бумагу на последующую переработку, то не только компенсируете затраты, но окупите расходы на аренду сейф-контейнеров и даже извлечете прибыль.
Ресайклом измельченных бумаг может заниматься подрядчик, который имеет лицензию на работу по уничтожению и переработке документации, чтобы вы могли быть совершенно уверены в том, что работы сертифицированы и производятся с выполнением всех требований договора. Тогда услуги по уничтожению документов оплачивают перерабатывающие организации, возвращая компании разницу от переработки. Такой подход не только экономит компании средства, но главное несет в себе также заботу об экологии - каждые 60 кг сданной макулатуры позволяют спасти 1 дерево, сэкономить 1200 литров воды и 60 кВт электроэнергии. Если рассматривать проект с точки зрения прибыли, то цифры невелики, но все же плюс всегда лучше, чем минус. Так, например, за переработку 4,5 тонны бумажных отходов, извлеченных из сейф-контейнеров всего за два месяца, компания может заработать 16 тыс. руб.
Конечно, не у каждой компании есть возможность подключить к процессу собственную дочернюю структуру. Но если компания не столь масштабна, то как вариант она может задействовать в процессе свой хозяйственный департамент либо довериться подрядчику. Главное, выработать практику осмысленно избавляться от отработанной документации с пользой как для компании, так и для окружающей среды.
Макулатура - бумажные отходы с большим потенциалом и высокой ценностью. Ценность их заключается в том, что ненужные бумажные отходы, утилизированные в целях вторсырья, приобретают вторую жизнь уже в качестве новых продуктов, а мы приобщаемся к важному делу - сохранению природы и экономии ресурсов.