Выбирая между поездом и самолетом, стоит учитывать, что при удачной покупке авиабилета по выгодному тарифу его цена по России может составлять от 4500 до 10 000 рублей, а по международным маршрутам - от 8500 до 12 000 рублей со всеми налогами и сборами. Средняя стоимость билета на поезд по России составляет 2500-10 000 рублей. Учитывая, что к стоимости билета компания оплачивает потерянное рабочее время сотрудника, выбор в пользу авиаперелета очевиден. Главное - заранее планировать поездку.
Здесь есть два пути: регулярные рейсы и чартеры. У каждого из них свои преимущества. Регулярные дороже, но сразу после покупки вы получаете на руки билет с точным временем. Чартеры заметно дешевле - экономия составляет от 10% до 50% в зависимости от направления и сезона. Но время вылета таких рейсов пассажир узнает накануне, и оно зависит от расписания аэропорта. Риск переноса возможен в 5% случаев.
Разумеется, если сотруднику важно быть на месте к определенному времени, логично сделать выбор в пользу регулярных рейсов. Впрочем, обратная сторона чартеров, затрудняющая составление четкого плана деловой поездки, не пугает компании. Примерно 20% билетов приходится на корпоративный сектор. И если в 2008 году основными направлениями чартеров были туристические маршруты - Шарм-эль-Шейх, Анталья, Бургас, Пхукет, то сегодня наблюдается рост спроса на бизнес-перевозки по внутренним направлениям. Выгода при покупке чартеров в сентябре - октябре по сравнению с регулярными линиями может достигать 18%, что существенно сократит бюджет на командировки.
Оптовая закупка авиабилетов тоже может заметно подсократить цену. И этот вариант особенно актуален для компаний, намеревающихся отправить большую группу своих сотрудников в тот или иной город для участия в выставке или форуме, например. Не самые крупные авиаперевозчики кровно заинтересованы в пополнении оборотных средств и получении новых контактов, которые можно использовать в e-mail-маркетинге, и с радостью соглашаются на коммерческое сотрудничество. В этом случае корпоративный клиент, готовый приобрести разом от 15 билетов и более, в обмен на рассылку спецпредложений перевозчика по базе своих сотрудников может получить существенную скидку в размере до 15%.
Сезонность у деловых поездок заметно отличается от туристических, хотя наложения возможны. Для России самое "горячее" время - это февраль (в Красноярске проходит экономический форум), июнь (Петербургский экономический форум), сентябрь (Восточный экономический форум), октябрь (Сочинский инвестфорум). К этой же категории можно отнести крупные международные выставки, например, такие как Russian Arms Expo, авиакосмический салон МАКС, международные спортивные соревнования, где компании стараются организовать свои стенды.
Сроки проведения таких мероприятий известны заранее, а самый выгодный вариант - это покупка билетов за 2-3 месяца. В таком случае экономия на билетах может составить до 15%, на отеле - в среднем до 10%. А если покупать билет за 1-2 дня, цена может быть на 35-40% выше. То же касается и номерного фонда отелей. В раннем планировании и бронировании есть и другой плюс - гарантия наличия мест в сезон высокого спроса.
Ценообразование в отелях очень прозрачное. Но есть ряд правил. Первое - сезонность, обусловленная туристическим спросом. Самый пик - это государственные праздники и лето. Но и здесь существует лазейка - тарифы early booking. Размер скидки по такому тарифу варьируется от 5% до 25% в зависимости от даты бронирования - чем раньше сделана бронь, тем ниже цена.
Бытует популярное мнение, что дешевле снять корпоративную квартиру. Но такой подход актуален для длинных командировок. Для сравнения - в Сочи в октябре стоимость отеля начинается от 3800 руб., а квартир - от 1950 руб. в сутки. Правда, этот способ пригоден, если бухгалтерия не требует отчетных документов, составленных по всем правилам и снабженных всеми необходимыми печатями. В этом случае можно воспользоваться популярными сервисами поиска гостиниц или же поселиться в мини-отеле, отеле формата bed&breakfast или хостеле. Изучив отзывы пользователей рекомендательных сервисов, мы заметили общую тенденцию: командированным важна транспортная доступность ночлега, чистота и порядок в номере, наличие исправного душа и завтрак. По таким критериям можно найти жилье до 30% дешевле средней цены за номер в классическом отеле.
Можно, конечно, поймать удачу за хвост и выбрать горящий тур, возможно, даже за пару дней до командировки, сэкономить на билетах и проживании одновременно. Цена на такое предложение может быть на 10-15% ниже самой низкой сезонной цены. Чаще всего это связано с необходимостью загрузить борт пассажирами. Но, как правило, отслеживать появление на рынке таких предложений компаниям сложно. Впрочем, можно подписаться на рассылки сервисов по подбору билетов и жилья. Они помогают отбирать самые выгодные варианты и держать руку на пульсе скидок и спецпредложений. Используя эту информацию, можно сэкономить до 25-35% только на билетах, а на жилье иногда и больше.