Корпорация "Элар" оцифровала в ДФО ряд государственных архивов

Бумага стерпит не все

Перевод информации в цифровой формат - требование времени. С бумагой как с носителем данных сегодня стараются распрощаться и коммерческие организации, и научные учреждения, и государственные структуры. Массивы разнородных документов доставляют немало проблем: с одним материалом не могут работать сразу двое сотрудников, драгоценные первоисточники легко повредить, не говоря уже о том, что поиск листов и папок в архивах порой превращается в настоящий квест. А уж о том, чтобы сразу и без проблем отыскать абсолютно все материалы, связанные с нужным человеком или объектом, и речи не идет. Еще нюанс: через определенное время бумаги из госучреждений должны переезжать в специальные хранилища. И как назло они сразу становятся чрезвычайно нужны.

Все это особенно важно, когда дело касается недвижимости.

- Продажа и сдача в аренду принадлежащих региону земельных участков и строений приносит серьезные доходы в бюджет. Субьекты РФ для более эффективного управления своим имуществом внедряют геоинформационные системы. Специальные электронные карты позволяют получать данные о границах надела, местонахождении здания, а также об имеющейся документации. Это очень удобно. Но сегодня на такие карты нанесено всего 40 процентов объектов в российских регионах. Львиная доля - в Москве, где за последние восемь лет оцифрованы огромные массивы информации, десятки миллионов документов, - замечает Илья Веригин, руководитель отдела аналитики и работы с гос­органами корпорации "ЭЛАР", одной из крупнейших в Европе компаний по созданию и наполнению электронных архивов.

Для Дальнего Востока перевод в электронный вид документов по недвижимости имеет особое значение. Здесь разворачиваются масштабные проекты, связанные с внедрением новых механизмов развития - ТОР, СПВ, реализуется федеральная программа "Дальневосточный гектар". А это значит, что, например, земля становится в макрорегионе важнейшим активом и все документы, касающиеся ее принадлежности и состояния, должны быть упорядочены и быстродоступны.

За несколько последних лет "ЭЛАР" оцифровала в субъектах ДФО десятки архивов, в том числе государственных. Перевод документов департамента земельных и имущественных отношений Приморья в электронный вид стал для компании одним из ее самых масштабных проектов в округе. Работы по госконтракту длились около трех месяцев.

Поточные и планетарные

Оцифровка - очень непростая работа. Перевести бумагу в электронный вид вовсе не значит просто ее отсканировать. Нужно еще проверить получившийся файл, извлечь из него нужные сведения (проиндексировать), обеспечить интеграцию в кадастровые реестры и адресные базы. Затем скан можно будет загрузить в геоинформационную систему и связать с точкой на карте, а также с другими системами электронного документооборота. В дальнейшем работать с таким документом - одно удовольствие.

- Например, имеется нежилое помещение, которое хочет арендовать некая организация, - рассказывает Илья Веригин. - Все, что требуется сотруднику госоргана для подготовки договора - это ввести кадастровый номер объекта. Нужная информация, документы, касающиеся строения, тут же отобразятся на экране.

Кроме того, оцифровка земельных и имущественных архивов позволяет обеспечивать государственные гарантии права собственности, предоставлять госуслуги в регламентные сроки и необходимого качества.

Выполняя заказ приморцев, "ЭЛАР" создала почти 434 тысячи электронных образов и "попутно" обработала для хранения 1,2 миллиона листов архивных документов.

- Заказчик предоставил помещение, в котором проводились работы, и собственно материалы для сканирования, - объясняет руководитель представительства корпорации во Владивостоке Евгений Иванов. - На этом его участие в процессе закончилось. Компания обеспечила стеллажи, столы и оборудование, привезла своих специалистов из других регионов - над документами порой одновременно работали до 25 человек.

В среднем один лист сканируется в течение нескольких минут - сюда входит и проверка качества получившегося изображения, и подготовка материалов. Документы необходимо разброшюровать, удалить скобы, а иногда даже подреставрировать.

Бумага бумаге рознь. Неодинаковы ее типы, состояние, формат. Для оцифровки расшитых документов в хорошей сохранности, то есть не рассыпающихся от ветхости, использовали поточные сканеры. Они обрабатывают материалы в автоматическом режиме. Оператору оставалось загрузить документы размера А4 в лоток.

Для чертежей привезли специальные широкоформатные сканеры, для сшитых листов - планетарные.Обработанные бумаги приводят в порядок, укладывают и отправляют обратно в архив. А полученные сканы записывают на электронные носители, зашифровывают и фельдъегерской службой увозят в Москву на индексацию.

Информация под защитой

Дальше начинается один из самых интересных этапов процесса. Электронные образы распознают, обрабатывают для контекстного поиска и индексируют по полям: кадастровый номер, наименование района, сведения о покупателе или землепользователе. Тут же указываются тип документа, дата подписания, номер основного договора.

В индексировании применяют 12 алгоритмов классификации и извлечения информации. Там, где не справляются программы, привлекают операторов. Их в штате компании более пяти тысяч человек.

- При этом очень важно привести данные в документах к определенным стандартам. Ведь, например, каждый адрес может быть записан 24 различными способами. Это существенно затрудняет поиск информации. Поэтому обеспечиваем единообразие, - подчеркивает Илья Веригин.

Кстати, зачастую обработку данных надо проводить так, чтобы не нарушить их секретность или конфиденциальность. В компании "ЭЛАР" нашли выход. В таких случаях при распознавании документ "делят" на разных операторов, и каждый из них видит только часть написанного. Затем, после обработки, специальная программа опять объединяет фрагменты информации.

А благодаря технологии двойного ввода практически полностью исключаются неверные данные. Одну и ту же информацию отдельно друг от друга вводят два оператора, сидящие в разных концах зала. Затем компьютерная программа сводит эти записи. Если они идентичны, то все в порядке. Если же вдруг сверка показывает, что символы не совпадают, весь "набор" уходит к третьему оператору, который исправляет ошибки.

Наполнить документами и данными системы управления имуществом - задача для всех регионов и муниципалитетов России, потому что это - повышение доходов бюджетов и, соответственно, качества жизни населения. Все это понимают, и в выигрыше окажутся те, кто встанет на "цифровые" рельсы раньше.

Справка

Корпорация "ЭЛАР" предоставляет услуги оцифровки бумажных документов, чертежей, картин, фотографий, пленочных носителей. Используя современные сканеры собственного производства, сотрудники компании переводят объемные массивы в электронный вид, создают системы электронных архивов и наполняют данными государственные информационные системы и реестры.

На правах рекламы