Агентства занятости Петербурга переходят на бережливые технологии

В мае Центр занятости населения Санкт-Петербурга подведет первые итоги пилотного проекта по внедрению бережливого производства - модернизацию процесса предоставления услуг начали в октябре 2018-го с Адмиралтейского района, а уже в этом году опыт стартовой площадки намерены перенять и остальные городские агентства занятости. Переход на бережливые технологии, напомним, происходит в рамках участия в национальном проекте "Производительность труда и поддержка занятости".

Бережливое производство представляет собой концепцию управления, основанную на постоянном стремлении к устранению различных издержек: временных, трудовых, финансовых. Основные задачи такого подхода - быстрое выявление потерь, их эффективное устранение, улучшение коммуникационных связей внутри организации и, как результат, повышение качества услуг и производительности.

В качестве "пилота" агентство занятости Адмиралтейского района было выбрано неслучайно. Во-первых, это центр города, а во-вторых, здесь одинаково представлены два основных направления деятельности: обслуживание соискателей и работодателей. Как раз две самые трудоемкие процедуры - первичный прием граждан и обращение работодателя - и решили модернизировать с учетом бережливых технологий.

На первом этапе рабочая группа составила дорожную карту проекта и выявила основные проблемы текущего состояния. Среди них, к примеру, излишнее количество подписей, длительная обработка данных, "переделка" документов, нерационально оборудованные рабочие места и многие другие факторы, влияющие на эффективность работы специалиста с клиентом.

 

Перед Центром занятости поставлена глобальная задача: через регулирование рынка труда город должен достичь максимальной конкурентоспособности 

- Первое, что нам позволили технологии бережливого производства, - это взглянуть на процесс с точки зрения клиента и выявить, что (в его глазах) не добавляет ценности нашей работе, а что иногда и откровенно мешает. Ведь за многочисленными правилами, бумажной волокитой мы часто забываем о том, что человеку все это может быть неудобно, долго, непонятно, - обращает внимание начальник отдела развития и проектной деятельности Центра занятости населения Санкт-Петербурга Наталья Левкина.

Уже сейчас, по ее словам, в агентстве занятости изменили бланки, которые необходимо заполнять тем, кто ищет работу или сотрудника, - они стали более понятными и удобными. Постепенно сокращается время, необходимое для того, чтобы внести данные соискателя в базу по поиску работы, а еще большое внимание теперь уделяют навигации по помещению. Ведь люди приходят не только с целью найти вакансию или компетентного сотрудника, но и с множеством других вопросов - по открытию своего дела, по профориентации. И чтобы не потеряться, нужна четкая визуализация. Буквально как в аэропорту. При этом все нововведения и их результаты постоянно анализируются. В зависимости от эффективности пересматриваются технологические процессы, работа с персоналом. Анализ организации труда очень важен: без него на некоторые, казалось бы, очевидные вещи можно попросту не обратить внимания.

Регулярно отслеживается и качество предоставляемых услуг - оптимизация ни в коем случае не должна снижать его, наоборот. Результатом пилотного проекта станет единый стандарт, который возьмут на вооружение все 18 городских агентств занятости.

- Я бы сравнила бережливые технологии с приложениями на смартфоне, почти ежедневно мы получаем новые обновления к установленным программам. Разработчики улучшают производительность, устраняют ошибки, добавляют новые интересные "фишки". Так и здесь - это система непрерывных улучшений. Но, конечно, надо понимать, что сразу поменять все невозможно. Процесс совершенствования услуг не быстрый, здесь работает принцип маленьких шагов, - объясняет Наталья Левкина.

Одна из главных задач, которую еще только предстоит выполнить, - сокращение времени пребывания клиента в агентстве занятости, отмечает эксперт. Сейчас в среднем оно составляет 40 минут. Бережливые технологии могут позволить уменьшить его вдвое. В перспективе меньше времени человек будет тратить и на ожидание обслуживания. Важно "перебросить" его с пустого ожидания на личное общение со специалистом, более адресную работу. Тогда специалисты при обращении смогут детально разобраться, почему человек не может найти подходящую вакансию, выбрать услуги, которые ему помогут: например, дополнительное образование или работа с психологом, чтобы снять стресс во время собеседования.

Другими словами, ставка делается на уменьшение рутинной работы в пользу полезного времени.

В идеале же у посетителей должна появиться возможность разобраться со всеми бумажными формальностями в режиме онлайн. То есть человек заранее сможет записаться на прием через сайт госуслуг, а к его заявлению автоматически присоединится информация о стаже работы, справка о средней зарплате и другие документы.

Чтобы внедрение бережливых технологий было максимально эффективным и массовым, Центр занятости населения проводит также обучение сотрудников. Оно происходит в несколько этапов. Например, сейчас - с февраля до конца марта - навыки отрабатывают руководители городских агентств занятости и начальники отделов. Начинать обучение с руководящих должностей - принципиально важный момент, ведь бережливое производство - это прежде всего концепция управления. Следующая волна захватит уже линейных работников. По итогам обучения в каждом районном агентстве будет создана рабочая группа, которая сможет оперативно решать проблемы, возникающие при переходе на "новые рельсы".

- Наш курс ценен тем, что помогает запустить процесс внедрения бережливых технологий. Но перед тем как приступить к оптимизации, каждая группа должна сдать своеобразный экзамен: защитить план действий по тем вопросам, которые они изучали, - рассказывает Наталья Левкина.

Однако, как отмечает специалист, нередко новая система работы натыкается на непонимание, а то и сопротивление сотрудников. Дело в банальных страхах - а получится ли выполнять свои обязанности в других условиях, при других требованиях?

- Эта проблема актуальна для всех предприятий, которые уже вводят или только планируют ввести бережливые технологии. Так уж человек устроен: все новое поначалу воспринимает в штыки. Главное, пережить этот этап сопротивления и доходчиво донести до сотрудников, зачем нужно улучшать свою деятельность, как-то заинтересовать их. Тогда ситуация переломится, - уверена Наталья Левкина.

Кстати, практики бережливого производства уже широко применяются на промышленных предприятиях и стали стратегией для многих бизнес-структур. Еще в 2018 году правительство Петербурга и эксперты "Росатома" запустили пилотный проект по развитию производственных систем на промышленных предприятиях. При этом петербургская Служба занятости пока первая и единственная в России взяла на себя функцию по формированию Регионального центра компетенций по производительности труда. В остальных регионах, приступивших к реализации национального проекта, они формируются под руководством госструктур в сферах экономики и промышленности.

Участвующие в проекте петербургские предприятия отмечают, что добились за время "пилота" впечатляющих результатов. К примеру, на машиностроительном заводе АО "Армалит" на многих участках удалось сократить ручной труд, увеличился объем выполненных за две смены работ, изменилась логистика внутри цехов и получилось полностью исключить некомплектность при сборке изделий.

Производительность труда на отдельных производственных потоках выросла в три раза.
Конечно, некоторые процессы на предприятии внедрить проще, чем в социальных учреждениях. Но, если постараться, это не только возможно, но и не менее эффективно работает, утверждают эксперты. В этом случае принципы бережливости позволяют увеличить эффективность работы и удовлетворенность клиентов.

- Бережливые технологии - это набор инструментов, который можно применить везде. У нас везде есть перепроизводство, брак, длительные перемещения и прочие нюансы, которые мешают работать. Если эти потери исключить, то любое предприятие - будь это завод или поликлиника - станет работать лучше. Плюс в том, что не требуется никаких дополнительных затрат, это поиск именно внутренних ресурсов компании или учреждения, - говорит Наталья Левкина.

Практики, успешно показавшие себя на производстве, нередко могут быть применены и в других местах. Так, в Центре занятости населения, да и в любом социальном учреждении, вполне можно воспользоваться "листом решения проблем", чтобы каждый сотрудник мог оперативно сообщать о возникающих сложностях руководству, а руководство - не менее оперативно их решать.

В комитете по труду и занятости населения Санкт-Петербурга тем временем отмечают: все эти меры предпринимаются не только ради того, чтобы повысить эффективность работы Службы занятости и отдельных предприятий города. Задача стоит более глобальная: через регулирование рынка труда и системное предотвращение потерь и лишних издержек дать максимальную конкурентоспособность городу и стране в целом. Если удастся синхронизировать работу кадровых служб предприятий, технологических служб, которые отвечают за производительность, и органов службы занятости, можно серьезно продвинуться вперед в этом вопросе.

Кстати, планы у Службы занятости есть уже и на следующий год. По словам директора Центра занятости населения Санкт-Петербурга Юлии Гороховой, если говорить о модернизации учреждения, то она происходит в несколько этапов, в 2020 году будут пересматриваться все районные агентства относительно наличия помещений и оборудования.

Тем временем

В Северной столице завершилась первая в этом году Общегородская ярмарка вакансий. Мероприятие традиционно прошло на площадке "Ленэкспо" и предложило петербуржцам порядка 2, 5 тысячи вакансий от 150 работодателей в самых разных сферах: от информационных технологий до индустрии гостеприимства. У посетителей также была возможность получить индивидуальные консультации специалистов: узнать об услуге бесплатного профессионального обучения или дополнительного образования, пройти профориентационное тестирование, индивидуально обсудить вопросы поиска работы. Если соискатель не нашел вакансии по своей специализации, он всегда может воспользоваться банком вакансий Службы занятости населения, где представлено порядка 40 500 предложений.