Применение электронной подписи снизит затраты на документооборот в бизнесе

Электронная подпись и электронные документы, которыми многие организации пользуются не один год, в последнее время стали особенно популярны у бизнеса. В условиях ограничений, накладываемых пандемией и западными санкциями, именно цифровая подпись позволила перевести сотрудников на удаленную работу, поддерживать связи с контрагентами и даже сократить расходы на документооборот.

Высокую востребованность цифровой подписи подтверждает статистика удостоверяющего центра (УЦ) Контура. Согласно анализу сертификатов электронной подписи, выданных УЦ Контура, спрос на них в 2020 году вырос на 12 процентов по сравнению с допандемийным 2019-м, а в 2021 году он прибавил еще 29 процентов. Также в прошлом году на 40 процентов увеличилось число компаний, подключенных к системам электронного документооборота (ЭДО).

Весной этого года на фоне подорожания бумаги интерес к ЭДО стал еще сильнее. К примеру, за неделю с 14 по 20 марта в техподдержку Контура поступило в среднем на 20 процентов больше вопросов о том, как запустить ЭДО. На 15 процентов выросло количество заявок на подключение сервиса электронного документооборота Контур.Диадок. "Очевидно, бизнес увидел, что ЭДО куда выгоднее обычной бумаги. В марте 2022 года наши эксперты сравнили затраты на бумажный и электронный документооборот. Получилось, что отправка электронного документа позволяет сэкономить 89 процентов по сравнению с доставкой почтой бумажной версии и на 98 процентов дешевле, чем курьерская доставка", - отмечает руководитель УЦ Контура Сергей Казаков.

Также весной 2022 года электронная подпись помогла справиться с растущим спросом на покупку недвижимости. Электронная регистрация сделок оказалась безопаснее и удобнее. Участникам сделки не нужно дважды посещать МФЦ - чтобы подать заявление и забрать готовые документы, заявление можно заполнить и дома. А иногда электронная регистрация дает дополнительные бонусы, например, некоторые банки готовы снизить ставку по ипотеке, если оформление идет онлайн.

В крупных компаниях, переводящих на "цифру" процессы согласования и заверения документов, электронная подпись требуется десяткам сотрудников. Соответственно им нужен удобный механизм получения сертификатов электронной подписи. Такие решения есть. К примеру, корпоративный центр регистрации (КЦР) от УЦ Контура позволяет оформить сертификат для сотрудников гораздо быстрее и проще. Особенность в том, что компания становится партнером удостоверяющего центра и самостоятельно следит за процессом выпуска, действия и отзыва сертификатов своих сотрудников. А они при этом могут получать сертификаты, не отходя от своего рабочего места.

Отправка электронного документа на 89 процентов дешевле, чем доставка почтой бумажной версии

"У нас есть клиенты - крупные горнодобывающие компании, которым требуется более тысячи сертификатов электронной подписи в год. А все потому, что у их сотрудников должна быть возможность использовать электронную подпись, находясь где угодно, в том числе за сотни километров от своего главного офиса", - рассказал "РГ" руководитель проекта КЦР Олег Нечеухин.

По словам эксперта, главное преимущество корпоративного центра - скорость получения сертификата. Это в два-три, а иногда и в 10 раз быстрее, чем обычное оформление в удостоверяющем центре: в УЦ процедура в среднем занимает сутки, в КЦР - от двух часов. Если заявок на сертификаты не слишком много, то получить его через КЦР сотрудник сможет в течение одного-двух часов. "Было много случаев, когда организации срочно нужен сертификат, потому что в последний день сдачи налоговой отчетности вдруг выяснилось, что у человека, который ее заверяет, закончился срок действия электронной подписи, - рассказывает Олег Нечеухин. - И только благодаря тому, что компания была подключена к нашему сервису, она успевала оперативно обновить сертификат, вовремя отчитаться и не получить штраф".

Электронная подпись - полезный инструмент не только для крупных компаний, но и для маленьких ИП, и даже для самозанятых. Количество последних, по данным ФНС, уже достигло 4 миллионов человек. Им для оформления юридически значимого документооборота также нужна цифровая подпись. Другое дело, что это необязательно должна быть квалифицированная электронная подпись (КЭП), получить которую можно лишь лично посетив офис удостоверяющего центра и заплатив от 1 до 6 тысяч рублей. Самозанятым зачастую не нужно решать задачи, для которых нужна именно КЭП, например, сдавать налоговую отчетность. Они могут использовать простой электронный документооборот и неквалифицированную электронную подпись (НЭП). Ей нельзя подписать счет-фактуру или договор купли-продажи недвижимости, но закрывающие документы, договоры ГПХ - можно. Еще одна популярная сфера применения НЭП - документооборот с банками через интернет-банк.

"Перейти на простой ЭДО самозанятому легче и дешевле, чем на обычный. Ему достаточно зарегистрироваться в сервисе обмена документами, где он присоединяется к соглашению об использовании НЭП. После этого документы, подписанные в сервисе, будут иметь юридическую силу", - объясняет Сергей Казаков.

Стоит отметить, что ставку на электронную подпись и ЭДО делают и госорганы. Минцифры РФ рассчитывает, что к 2024 году 60 процентов всего документооборота между государством и бизнесом будет идти исключительно в электронном виде, и 60 процентов пользователей Госуслуг будут использовать облачную электронную подпись.

Также Минцифры планирует в 2022 году начать активное внедрение электронных подписей в большие коммерческие экосистемы, сообщил глава министерства Максут Шадаев. Ранее заместитель председателя правительства РФ Дмитрий Чернышенко назвал электронный документооборот - инструментом снижения рисков и затрат бизнеса. "В рамках рабочей группы при участии предпринимателей уже сейчас найдены решения по унификации подходов при разработке форматов электронных документов, определены правила общения в "цифре" между хозяйствующими субъектами. По последним исследованиям, крупные компании видят потребность в переводе на ЭДО, считая это крайне эффективным механизмом развития бизнеса и повышения производительности в целом", - сказал вице-премьер.