Как правильно организовать частично удаленную работу
Когда началась пандемия, компании перевели сотрудников на удаленку, заключив с ними дополнительные соглашения к трудовому договору. Как теперь оформить тот факт, что часть времени сотрудник будет трудиться в офисе?
Иван Шкловец, замглавы Роструда: В законе вместо понятия частично-удаленная используется понятие периодической дистанционной работы. При переходе с удаленной на периодическую удаленную работу необходимо заключить новое дополнительное соглашение к трудовому договору.
Наталья Анохина, замглавы правового департамента аппарата Федерации независимых профсоюзов России: Технически это может быть выполнено как внесение изменений непосредственно в текст трудового договора, так и в виде приложения к трудовому договору либо отдельного дополнительного соглашения к трудовому договору (ч. 3 ст. 57 ТК РФ). Изменение определенных сторонами условий трудового договора допускается только по соглашению сторон, заключенному в письменной форме (ст. 72 ТК РФ).
Нармина Борисова, доцент базовой кафедры "Капитаны" РЭУ им. Г.В. Плеханова: Нужно заключить новое соглашение, в котором будет зафиксировано изменение пунктов трудового договора и предыдущего дополнительного соглашения. Так как режим работы - существенное условие трудового договора, необходимо согласие работника на такое изменение, именно это согласие фиксируем в допсоглашении к трудовому договору каждого работника, которого касаются такие изменения. Важно зафиксировать новый режим и в правилах трудового распорядка предприятия, с которыми работник тоже должен быть ознакомлен.
Оксана Красовская, ведущий юрист Европейской юридической службы: Не нужно переносить в дополнительное соглашение те правила, что сохраняют силу, стоит только указать в нем изменения. В допсоглашении к трудовому договору необходимо отразить информацию о том, что сотрудник выполняет работу частично - вне места работы и частично на стационарном рабочем месте, режим работы продолжительность и периодичность выполнения трудовой функции дистанционно и на стационарном месте.
Изменения включают в документ
Анастасия Хрусталева, старший вице-президент ИК Fontvielle: Внесение изменений в действующий трудовой договор или соглашение - это в любом случае новое соглашение, новый акт, порождающий правовые последствия. Не имеет значения, каким по счету документом будет оформлено изменение взаимодействия между работником и работодателем. Главное, чтобы оно было юридически действительно - подписано обеими сторонами, оформлено письменно по всем правилам документооборота со всеми требуемыми реквизитами.
Алексей Зубец, директор Института социально-экономических исследований Финансового университета при правительстве РФ, д. экон. н.: Если сотрудник изначально был трудоустроен в офис, а потом дополнительным соглашением оформлен на дистанционную работу, то при выводе в офис спрашивать у него разрешения не требуется. Действие допсоглашения заканчивается, и начинает действовать трудовой договор, который был заключен с сотрудником изначально. Если же заключается новое допсоглашение и оно устанавливает иной режим работы - частично человек будет работать дистанционно, частично в офисе, то режим должен быть согласован с сотрудником.
Необходимо ли прописывать определенные дни, которые сотрудник должен трудиться в офисе? Или достаточно прописать количество дней в неделю, которое сотрудник работает в офисе?
Иван Шкловец: Условие о чередовании периодов выполнения работы дистанционно и на стационарном рабочем месте, как составная часть режима рабочего времени, может быть зафиксировано в трудовом договоре, дополнительном соглашении к нему, коллективном договоре или локально нормативном акте. Определенные дни работы можно отразить в графике в качестве приложения к трудовому договору или локально-нормативному акту.
Наталья Анохина: График временной удаленной работы должен быть в обязательном порядке согласован с работником и отражен в трудовом договоре, если режим рабочего времени конкретного работника будет отличается от общих правил, установленных у работодателя (ч. 2 ст. 57 и ст. 100 ТК РФ). Вопрос о том, будет ли это указание на конкретные дни, когда сотрудник должен трудиться в офисе, или указание на общее количество дней, решается в зависимости от особенностей организации работы у конкретного работодателя.
Нармина Борисова: Это во многом управленческое решение, а не только вопрос трудового права. Я, когда проводила такие изменения в качестве директора по персоналу, указывала конкретные дни, так как мне было важно, чтобы люди встречались в определенные дни в офисе. Если не важна групповая динамика и личные встречи, то конкретные дни можно не прописывать. Однако если будет какой-либо спор, то и трудовая инспекция и суд будут на стороне работника.
В зависимости от организационных задач, если нужно будет встречаться с другими работниками, то нужно указывать конкретные дни, если работник работает абсолютно независимо от других или можно все вопросы решить онлайн, то можно не прописывать.
Оксана Красовская: Отдельных требований, сколько работник может работать в офисе и сколько дистанционно, ТК РФ не устанавливает, как правило, это решается в индивидуальном порядке. К примеру, работник может неделю работать в офисе, неделю удаленно, либо 3 дня (4, 2) работает удаленно, а остальные дни в офисе. И таких вариантов много. Главное, чтобы были определены периоды частично удаленной работы - в днях, часах работы удаленно и на стационарном рабочем месте.
Анастасия Хрусталева: Если стороны оформили взаимоотношения на полный дистанционный формат работы, то выйти на стационарное место работы по собственной инициативе работник не может. Регулирование всей конкретики по формату работы и взаимодействию отдано на откуп предприятию и его специалистам.
Для явки на работу назначают срок
Если необходимо вывести в офис сотрудника в тот день, когда он работает дома, как это сделать?
Иван Шкловец: Порядок и условия привлечения или вызова сотрудника на рабочее место в офисе могут быть прописаны в трудовом договоре или соглашении к нему. Также можно оговорить этот порядок в коллективном договоре или локальном нормативном акте, принимаемым с учетом мнения профсоюзной организации на предприятии.
Наталья Анохина: Если иной порядок не установлен указанными документами, "вывод" в офис сотрудника в тот день, когда он должен работать из дома, возможен с предварительного согласия работника по общим правилам, применяемым при изменении режима рабочего времени по инициативе работодателя.
Нармина Борисова: Необходимо оформить приказ, в качестве причины указать производственную необходимость, ознакомить заранее сотрудника с ним под роспись. Но правильнее не спонтанно оформлять такие решения приказом, а заранее заложить эту возможность в трудовом договоре или допсоглашении к нему. Также нужно не забывать про правила внутреннего трудового распорядка, в них тоже лучше указывать вариативность.
Анастасия Хрусталева: Нужно посмотреть, на основании каких решений сотрудник был переведен на "удаленку". Если есть решение органа государственной власти или органа местного самоуправления, а в этом решении содержится полный запрет труда на стационарном рабочем месте, то привлекать сотрудника на работу в офисе работодатель не может. Сейчас такие решения отменены во всех регионах.
Если перевод на дистанционную работу произведен по инициативе работодателя без согласия специалиста, то и вернуть в офис сотрудников можно также путем издания распорядительного акта (временно или постоянно, в зависимости от необходимости и производственного процесса).
Если взаимоотношения работника и работодателя регулируются локальными нормативными актами, трудовым договором или допсоглашением к нему, то в нем желательно прописать порядок вызова удаленного сотрудника в офис. Можно оговорить, что работодатель вправе делать это приказами, можно заранее предусмотреть график работы с указанием дней, недель выполнения работы в офисе и т.д.
Алексей Зубец: Есть график, в рамках которого сотрудник работает. Вывод его на работу должен определяться приказом, в котором отдельным пунктом прописывается, что в случае острой необходимости происходит замена в графике и сотрудник должен появиться в офисе по требованию своего руководства. За какой срок он должен быть проинформирован о выходе в офис, тоже должно быть определено приказом. Если это не прописано в уже действующих приказах, можно выпустить отдельный приказ о вызове сотрудников на работу в офис.
Смена места работе не мешает
Какое количество рабочих мест должно быть указано в документах - только рабочее место в офисе, только дома, оба рабочих места? И если сотрудник на "удаленке" имеет несколько рабочих мест, стоит ли указывать их все?
Иван Шкловец: Дистанционные работники не ограничены в выборе рабочего места, если только выполнение трудовой функции непосредственно не связано с определенной территорией. Под местом работы, которое обязательно должно быть указано в трудовом договоре, следует понимать именно населенный пункт, а при необходимости в трудовом договоре можно конкретизировать как место работы, так и рабочее место (ст. 57 ТК РФ).
Наталья Анохина: Учитывая определение удаленной работы, а также с учетом ч. 4 ст. 57 ТК РФ о том, что условие о рабочем месте отнесено к дополнительным, а не к обязательным условиям трудового договора, допустимо вообще не указывать в нем конкретный адрес выполнения трудовой функции.
Оксана Красовская: Если работник переводится на частично удаленный формат работы, то целесообразно в дополнительном соглашении указать адрес места работы в офисе и места работы дистанционно. Как правило, указывается место жительства работника (прописки, фактическое проживание). Но из пп. 2 ч. 2 ст. 57 ТК РФ не следует необходимость уточнения места работы до конкретного адреса.
Алексей Зубец: Во время пандемии я сам работал на даче, под яблоней. И для москвичей удаленное рабочее место может быть в Москве, а другое на даче. И если указать в дополнительном соглашении регион, то сотрудник вроде бы будет нарушать законодательство. Но в то же время никто не запрещает указать несколько рабочих мест через запятую. Впрочем, я никогда не слышал, чтобы работодатель контролировал, работает ли его сотрудник из квартиры или он на даче. Если сотрудник работает нормально, у него стабильный интернет, его местонахождение не имеет большого значения для руководства.
Если указан конкретный адрес домашнего места работы, может ли сотрудник уехать в другой город, другую страну? Является ли это нарушением с его стороны? И как это может быть оформлено документально?
Наталья Анохина: Условие о рабочем месте устанавливается в трудовом договоре, если для работодателя является критичным выполнение работником трудовой функции в определенной местности. Так указание местности имеет значение, когда предполагается направление дистанционного работника в служебные командировки (ч. 3 ст. 312.6 ТК РФ). Также изменение работником местности выполнения трудовой функции может повлечь за собой невозможность исполнения работником обязанностей по трудовому договору на прежних условиях, что будет являться основанием для прекращения трудового договора (ч. 2 ст. 312.8 ТК РФ).
Нармина Борисова: Сотрудник может уехать, но тогда необходимо оформить дополнительное соглашение о смене адреса рабочего места, а это повлечет за собой и другие изменения, например, есть ли в другом городе филиал компании или является ли сотрудник резидентом другой страны, а может быть гражданином, на какой срок он уезжает.
Это необходимо оформлять документально, должны быть согласны обе стороны - и работник, и работодатель. В правилах внутреннего трудового распорядка надо оформить такую возможность, сделать дополнительные соглашения к трудовым договорам.
Оксана Красовская: Если сотрудник покидает свое место работы, где он работает удаленно, но при этом это никак не влияет на его работу, то это не будет нарушением и основанием для расторжения трудового договора. Но если работник не выполняет свою работу, к примеру, есть разница во времени, он не взаимодействует с работодателем, то это может быть основанием для расторжения трудового договора. Это прописано в ТК РФ. Согласно ст. 312.8 ТК РФ помимо оснований расторжения трудового договора, указанных в ст. 81 ТК РФ, трудовой договор с дистанционным работником может быть расторгнут по инициативе работодателя, в случае если в период выполнения трудовой функции дистанционно работник без уважительной причины не взаимодействует с работодателем по вопросам, связанным с выполнением трудовой функции, более двух рабочих дней подряд со дня поступления соответствующего запроса работодателя. Исключение составляют случаи, когда более длительный срок для взаимодействия с работодателем не установлен порядком взаимодействия работодателя и работника в локальном акте. Также трудовой договор с работником, выполняющим дистанционную работу на постоянной основе, может быть прекращен в случае изменения работником местности выполнения трудовой функции, если это влечет невозможность исполнения работником обязанностей по трудовому договору на прежних условиях (ч. 2 ст. 312.8 ТК РФ).
Анастасия Хрусталева: Если стороны документально прописали, что местом выполнения удаленной работы признается конкретный адрес, то при смене его (переезде, а не временном перемещении) формально со стороны работника будет нарушение условий трудового договора. Желательно оформить переезд в этом случае внесением изменений в документацию.
Перемещение в другую страну дистанционного работника нормативно урегулировано слабо. Трудовое законодательство не предусматривает вообще такой ситуации, как работа сотрудника за пределами РФ, поскольку невыполнимыми становятся нормы об охране труда и некоторые другие. А вот со стороны финансовых и налоговых органов препятствий нет. Последние разъясняют порядок налогообложения таких работников в зависимости от наличия или потери ими статуса налоговых резидентов. При указании в трудовом договоре места выполнения работы за пределами РФ стоит просчитать все последствия для сотрудника и работодателя, в том числе и налоговые. По факту многие сотрудники работают удаленно, перемещаясь не только по территории РФ, но и по миру, не заключая каждый раз дополнительных соглашений к трудовому договору. Ответственность конкретно за такое нарушение не установлена ТК РФ.
Травмы расследуют в общем порядке
При частично-удаленном режиме работы кто отвечает за полученные сотрудником травмы, могут ли они быть признаны производственными? И в каких случаях?
Иван Шкловец: Обязанность работодателя расследовать в установленном порядке произошедшие несчастные случаи распространяется и на дистанционных работников. Расследованию и учету подлежат несчастные случаи, которые произошли с работниками при выполнении трудовых обязанностей или какой-либо другой работы по поручению работодателя. Является ли полученная травма производственной, решает комиссия по расследованию несчастного случая.
Наталья Анохина: Расследование несчастных случаев и полученных в результате них травм для дистанционных работников должно происходить в общем порядке, то есть точно так же, как и для сотрудников, работающих на территории работодателя.
Нармина Борисова: Травмы будут признаны производственными, даже если сотрудник будет работать удаленно, если они будут получены в рабочее время, указанное в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему, а также при следовании на работу или с работы домой.
Алексей Зубец: С одной стороны, любая травма, полученная человеком во время выполнения его профессиональных обязанностей, в том числе и дома, является производственной. С другой стороны, предполагается, что "удаленка" - это работа информационная. Никто не ожидает, что сотрудники заводов пойдут по домам работать у станка. Поэтому производственных травм у дистанционных сотрудников на самом деле не так много. Является ли производственной травмой порез ножом, когда сотрудник готовил себе завтрак на кухне? Нет, не является. Это бытовая травма, она не связана с выполнением его непосредственных обязанностей.