Эксперт рассказал, как новая система документооборота ускорила работу правительства

В уходящем году в аппарате правительства запущена новая система документооборота (СЭД) на отечественной платформе. Она стала частью единой экосистемы обеспечения внутриведомственного и межведомственного документооборота.

Новая СЭД позволит в перспективе перевести все документы госаппарата в машиночитабельный формат, повысить прозрачность движения документов, а также обеспечить 100-процентный контроль за их исполнением. Все это будет способствовать повышению оперативности мер, принимаемых для развития экономики, поддержки бизнеса и граждан.

Повышение эффективности государственного управления представляется со стороны как поиск философского камня алхимиками. Однако кабмин все же стремится работать в таком ключе.

Правительству буквально с первых дней пришлось противостоять пандемии новой коронавирусной инфекции. Горизонт планирования при принятии многих решений зачастую зависел от развития эпидемиологической ситуации. Позже добавились внешние ограничения и необходимость реагировать на связанные с ними вызовы. Вместе с тем никто не снимал с правительства задачу по решению текущих вопросов.

Понятно, что без повышения интенсивности работы, оперативности принимаемых решений, без оценки ситуации и прогнозирования ее развития, без увеличения эффективности работы в целом, достижение поставленных целей в сложившихся условиях затруднено.

На практике способов повышения эффективности может быть два - сменить систему на совершенно другую, либо упорно работать над устранением внутренних проблем. Команда Михаила Мишустина, похоже, идет по второму пути. Более того, наблюдая результаты работы и принимая во внимание условия, в которых эта работа проводится, нужно отдать дань уважения "двигателю" изменений.

В качестве более-менее понятной иллюстрации можно взять проблему документооборота. В текущем году аппарат правительства, возглавляемый Дмитрием Григоренко, принял и обработал без малого 2 млн. документов. Только стандартная бюрократическая обработка этих документов отнимает колоссальные ресурсы, не говоря уже про поиск, контроль исполнения, архивирование и прочие движения.

В мире больших организаций эта проблема обычно решается внедрением электронного документооборота (ЭДО). Вот и правительство решило двигаться тем же путем, запустив новую систему электронного документооборота (СЭД) на отечественной платформе. Таким образом, она стала частью единой экосистемы обеспечения внутриведомственного и межведомственного документооборота и контроля исполнения поручений.

На сегодняшний день более 80 процентов всех документов уже переведены в электронный вид, срок их подготовки сокращен в 8 раз, а где-то, по отдельным направлениям, даже в 24 раза. То есть, доки оформляются всего за несколько дней. Главное здесь для руководителя любого уровня - видеть, как исполняются выданные поручения, чтобы своевременно осуществлять "корректирующие воздействия".

Во многом благодаря ускоренным процедурам правительство в рекордные сроки разработало законодательный и нормативный пакет антисанкционных мер. Буквально через неделю после объявления первых февральских санкций в Госдуму был направлен базовый законопроект, содержащий комплекс социально-экономических мер поддержки бизнеса и граждан. Этим документом были расширены полномочия правительства по широкому спектру вопросов для того, чтобы быстро принимать решения в помощь пострадавшим от санкций отраслям экономики, то есть, тем, кто в помощи нуждался больше всего и быстрее всего.

В короткие сроки правительством были подготовлены и утверждены необходимые нормативно-правовые акты для выплаты с 1 января единого пособия беременным женщинам и семьям с детьми в рамках поручения президента по выстраиванию целостной системы поддержки семей с детьми.

Таких примеров много. И реформаторы из правительства, видимо, не собираются останавливаться на достигнутом. В планах внедрение "облачной" платформы, тиражирование на все органы исполнительной власти и многое другое. Разработчики системы утверждают, что "облачная" платформа позволит еще более ускорить движение документов, автоматизировать сквозные межведомственные процессы документооборота. Кроме того, она повысит прозрачность принимаемых решений, обеспечит онлайн контроль исполнения поручений и создаст гибкие инструменты аналитики процессов госуправления. При этом, зная сроки реализации подобных проектов в крупных корпорациях, нельзя не отметить оперативность и результативность. Наверное, это как раз тот случай, когда похвалить команду вице-премьера совсем не будет лишним.

Вряд ли в государстве российских размеров можно представить себе ситуацию, в которой ЭДО не понадобилось бы в принципе. Однако задача "оптимизации" документооборота совершенно точно должна быть поставлена и решаться как часть повышения его эффективности. Если работа ведется в таком ключе и уже есть весомые результаты, то можно считать, что команда премьера на верном пути к успеху.