Как грамотно распределять полномочия и задачи

Для эффективного управления - как крупной компанией, так и совсем небольшим коллективом - очень важно уметь грамотно распределять полномочия и задачи. Навык делегирования помогает увеличить доход и общую эффективность организации, расширить возможности членов команды и оптимизировать ее работу. Но надо четко понимать: делегирование - это не механическая передача вашей работы кому-то другому. Речь идет о том, чтобы поручить те или иные задачи тому человеку, который сможет справиться с ними лучше всего.

Содержание

1. Как понять, что есть проблемы с навыком делегирования
2. Как делегировать задачу сотруднику: алгоритм действий
3. Какие трудности возможны при делегировании задачи

Как понять, что есть проблемы с навыком делегирования

Руководители часто сталкиваются с трудностями при делегировании: боятся потерять контроль или получить плохо выполненную работу. Как понять, что у вас с этим навыком проблема и пришла пора его развить? Приведу основные маркеры:

• в вашем дне всегда не хватает времени, и вы пропускаете сроки;
• вы чувствуете, что для вашей задачи оптимален другой специалист;
• члены команды хотят и готовы учиться;
• у вас появились новые, более важные приоритеты.

Если вы замечаете хотя бы один из этих признаков - время действовать.

Как делегировать задачи подчиненным

1. Определите задание, которое вы хотите делегировать.
2. Убедитесь, что оно подходит для делегирования: задача конкретна, имеет четкие параметры ее реализации, она достижима, значима и имеет четкие сроки реализации (соответствует критериям SMART).
3. Подумайте, кто может выполнить задание (можно исходить из навыков кандидата или потребности в его развитии).
4. Объясните причины, почему вы делегируете задачу, и укажите требуемые результаты.
5. Уточните, как вас поняли! Этот пункт неопытные руководители чаще всего пропускают, тем самым увеличивая риски некорректной реализации задачи.
6. Рассмотрите необходимые ресурсы, обсудите и согласуйте, что необходимо для выполнения работы.
7. Согласуйте сроки, когда она должна быть закончена.
8. Наконец, сообщите о делегировании данной задачи тем, кому о ней нужно знать. И обязательно дайте исполнителю обратную связь по итогам выполнения работы: человеку важно знать, достиг ли он цели и с каким качеством.

Какие трудности могут возникать при делегировании задачи

При делегировании могут возникать трудности, которые бывает сложно преодолеть. Если член команды не следует вашим указаниям, наберитесь терпения и дайте ему еще один шанс. Если задача занимает больше времени, чем ожидалось, обратите на это внимание коллеги и при необходимости помогите ему.

Помните, что может вызвать стресс и у вас, и у делегата. Это могут быть жесткие сроки, отсутствие навыков. Поэтому развивайте свой навык делегирования на не самых значимых задачах.

Руководители часто боятся потерять контроль или получить плохо выполненную работу

Имейте в виду: если вы не укажете точно, чего хотите от члена команды, он может не добиться наилучших результатов. Если не предоставите сотрудникам грамотного руководства и поддержки, им будет сложно правильно выполнить делегированную задачу.

Очень важно проявлять терпение к членам команды, которые не следуют вашим указаниям при делегировании полномочий. Здесь поможет регулярная поддерживающая обратная связь.

Топ-менеджерам важно уметь управлять не процессами, а результатами. Ведь они руководят отделами с разделенным функционалом. Чтобы правильно делегировать задачи, разбивайте крупные задания на мелкие и определяйте их очередность.