Эксперт по кадрам Чурусова рассказала, как обезвредить "пожирателей времени" на работе
Нехватка рабочего времени может быть следствием чрезмерного количества задач, поставленных перед конкретным работником. Но часто дефицит времени возникает из-за его "пожирателей".
"Не во все этапы карьерного пути должно хватать 8 часов - и это нормально. Есть периоды адаптации к новой должности, месту работы, либо это вынужденная рабочая необходимость, вызванная срочным и объемным проектом, задачей, которую нельзя сделать "в растяжку", - говорит эксперт. При этом важно вовремя идентифицировать "пожирателей времени", уметь с ними работать, не допуская хронической усталости и заваленных дедлайнов.
"Главное - сразу исключить персональную неэффективность и отсутствие навыков управления рабочим временем. Самый простой способ - в течение минимум месяца вести дневник деятельности, записывая время начала и завершения задач и фиксируя их тип - регулярные, периодические или новые. Уже к концу первой недели вы сможете проанализировать, какие задачи составляют ваши рабочие будни, и тогда получится скорректировать свое рабочее время в более эффективном ключе. Это упражнение полезно использовать регулярно и на любой должности", - советует Светлана Чурусова.
Что касается "пожирателей времени", их много у каждого человека, но справиться с ними можно. Основные корпоративные пожиратели знакомы всем. Первый - коллеги, которые врываются с поводом или без. Рекомендуется нежно установить дистанцию. Можно придумать свой символ, который выставлять на стол, если очень заняты и отвлекать вас не надо.
Второй - неструктурированные и многостраничные коммуникации в разных каналах, бесчисленные чаты, постановка в копию "на всякий случай". С этим "пожирателем" бороться сложнее. Для начала нужно определить, с какой периодичностью вы посещаете каналы связи. Три раза в день - приемлемая периодичность, и больше вы ни на что не отвлекаетесь. Далее - проанализировать, какие каналы можно объединить, договориться о времени массовых рассылок. Если рассылки хаотичны и могут приходить в любое время, можно выйти с предложением по их упорядочиванию.
Третий - неподготовленные и длительные совещания (более 45 минут - уже долго). Предложите составить регламент подготовки, проведения и финализации решений, принятых на совещании, а также формат выполнения задач. Такой регламент совершенно короткий и по существу, он важен, ведь содержит свод правил, с которыми согласно большинство. Если начать по нему действовать, можно удивиться тому, сколько времени вы сэкономили, продолжает Светлана Чурусова.
Четвертый - отсутствие лаконичной подачи сообщений и вложенных документов, общекорпоративных рассылок. "Это особый пункт и он, наверное, самый сложный с точки зрения оптимизации и изменения культуры на более современную и динамичную. Главное - самому быть образцом деловой этики. Обсудите удачные и неудачные примеры со своим руководителем, предложите такую реформу хотя бы на уровне своего отдела. Результат в виде сэкономленного времени не заставит себя ждать", - говорит эксперт.
И пятая - избыточно насыщенная корпоративная жизнь: рассылка мемов, новостей и всего отвлекающего, прямо не относящегося к работе. "Только вам понятно, каким образом корректно можно дать обратную связь по насыщенности и избыточности этой информации. Если изменить это не получается, поможет первый пункт - читайте все это в отведенное время и не отвлекайтесь", - добавила она.