Как правильно написать заявление на отпуск: пошаговая инструкция

Отпуск - долгожданное событие для большинства работающих людей. Но это событие требует тщательной подготовки. И один из принципиальных шагов - написание заявления. Видов этого документа довольно много, как и видов отпусков. И для каждого варианта нужен отдельный шаблон заявления и формулировка.

Ежегодно компания решает, в каком порядке сотрудники будут отдыхать с следующем году. Для этого утверждается график отпусков. Он должен быть утвержден директором организации. Это должно быть сделано до середины декабря, сроки прописаны в 123 статье Трудового кодекса РФ. Такой подход исключает совпадение отпусков в коллективе.

Содержание

1. Заявление на ежегодный оплачиваемый отпуск
2. Когда после устройства на работу можно пойти в отпуск
3. За сколько дней нужно писать заявление и когда писать не нужно
4. Как правильно написать и образец заявления
5. Заявление на дополнительный оплачиваемый отпуск
6. В каких случаях предоставляется дополнительный отпуск
7. Как правильно написать и образец заявления
8. Заявление на отпуск без сохранения заработной платы
9. В каких случаях предоставляется отпуск за свой счет
10. Как правильно написать и образец заявления
11. Заявление на перенос отпуска
12. В каких случаях можно перенести отпуск
13. Когда нужно и когда не нужно писать заявление
14. Как правильно написать и образец заявления
15. Заявление на продление отпуска
16. В каких случаях можно продлить отпуск
17. Как правильно написать и образец заявления
18. Заявление на отпуск с последующим увольнением по собственном желанию: как написать, образец

Заявление на ежегодный оплачиваемый отпуск

Когда после устройства на работу можно пойти в отпуск

Через полгода работник может пойти в отпуск первый раз с момента выхода на новую работу. Обычно в компаниях после такого срока работы предоставляется 14-дневный отпуск. Все зависит от руководства, некоторые руководители готовы отпустить новичка в отпуск и раньше. Например, после трех месяцев работы на одну неделю. Это не является нарушением. Даже при кратковременной работе сотрудник получает право на дни отдыха пропорционально времени, которое он трудился. Рассчитывать это время следует по формуле: два дня за отработанный в компании месяц. Это описано в 291 статье Трудового кодекса РФ.

За сколько дней нужно писать заявление и когда писать не нужно

Если сотрудники уходят в отпуск по графику, который они согласовали со своим руководителем в конце года, по общепринятому правилу им не обязательно писать заявление. Достаточно напомнить работнику о том, что приближается дата начала его отпуска за пару недель и уточнить, не поменялись ли его планы.

План ухода сотрудников в отпуска обязателен для работодателя и работника. Любое изменения в нем необходимо обсуждать и договариваться.

Если руководителю удобнее пользоваться обычными заявлениями на отпуск, он может издать внутренний локальный акт, которым обяжет служащих перед отпуском писать заявление. Написать заявление на отпуск будет нужно, если человек пойдет в отпуск не по графику. Либо если графика отпусков на сотрудника нет, например, он не так издавна устроился и еще не внесен в график отпусков.

Инфографика РГ/ Антон Переплетчиков / Ирина Жандарова

Есть несколько категорий сотрудников, которые могут пойти в отпуск не по графику:

• один из родителей ребенка с инвалидностью до 18 лет;
• сотрудники с тремя и более детьми до 18 лет, младшему из которых нет 14 лет;
• беременные женщины, желающие пойти в отпуск перед уходом в декрет или сразу после него.

Работодатель не вправе отказать таким сотрудникам в отпуске, если они подали заявление.

Заявление на оплачиваемый отпуск необходимо написать и подать за 14 дней. Это время нужно бухгалтеру для расчета и начисление отпускных. Они должны быть выплачены за три дня до ухода сотрудника в отпуск.

Совет: как поделить отпуск?

Одна из частей отпуска не может быть менее 14 дней. Оставшиеся дни сотрудник может делить на более мелкие части, но по согласованию с руководством. К примеру, если руководитель не против, то отпуск работник может оформлять хоть каждую пятницу или в другой день недели. Или исключить из отпуска все выходные, но опять же на это должен быть готов руководитель. Также, если руководитель готов, можно брать несколько дней между праздниками. И у работодателя есть возможность отказать в таких просьбах сотрудников, если ему неудобно, и он против.

Как правильно написать и образец заявления

Стандартного шаблона заявления нет. Компания может составить свой стандартный шаблон, чтобы получать от работников документы, заполненные по единой форме.

Инфографика РГ/ Антон Переплетчиков / Ирина Жандарова

Образец заявления на ежегодный оплачиваемый отпуск

Генеральному директору ООО "Новые горизонты" Васечкину Н.Н. от начальника отдела снабжения Петровой И.И.

Заявление

Прошу предоставить мне ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 14 дней с 15.07.2024 по 28.07.2024

Дата: 1.07.2024

Фамилия: Петрова И.И.

Подпись:

Заявление на дополнительный оплачиваемый отпуск

В каких случаях предоставляется дополнительный отпуск

Кроме обычных отпусков есть еще и дополнительные, это дни к отпуску, которые положены отдельным категориям сотрудников. Это могут быть, к примеру, те работники, которым установлен ненормированный рабочий день.

Прибавка в днях к отпуску может составлять от трех дней, но общая практика на сегодня - это пять дополнительных дней.

Дополнительные дни к отпуску положены:

• работникам в районах Крайнего Севера - 24 дня, которые суммируются с основным отпуском.
• тем, кто работает на приравненных к нему территориях, - 16 дней. К Крайнему Северу и приравненным к нему территориям относятся Якутия, Камчатка, Чукотка, большая часть Красноярского края, часть Архангельской области и Коми и еще ряд регионов - в общей сложности практически половина нашей страны.
• спасателям, которые получают дополнительные дни к отпуску, если они были заняты в ликвидации чрезвычайных ситуаций. За это к отпуску они могут 15 дополнительных дней, полученные дни можно взять отдельно отгулами или присоединить к отпуску за год, что следует за участием спасателя в ликвидации ЧС. За 24 часа работы спасателю положен один день отдыха.

Инфографика РГ/ Антон Переплетчиков / Ирина Жандарова

Для ряда служащих установлен дополнительный отпуск за выслугу лет, который предоставляется дополнительно к удлиненному отпуску:

Гражданские госслужащие:

• один день при стаже гражданской службы 1-5 лет;
• семь дней при стаже 10-15 лет;
• 10 дней при стаже больше 15 лет.

Прокуроры:

• 5 дней после 10 лет работы;
• 10 дней за стаж от 15 лет;
• 15 дней после 20 лет стажа.

Сотрудники Следственного комитета:

• 5 дней при выслуге 10 лет;
• 10 дней за 15-летний стаж работы;
• 15 дней за 20 лет труда.

Дополнительные дни к отпуску должны быть учтены при составлении графика отпусков. Если в компании нет требования писать перед отпуском заявление, то и дополнительная часть отпуска предоставляется без написания заявления. Если же есть требование руководителя подать заявление перед отпуском, в нем следует указать, что речь идет о дополнительной части отпуска и основанием для нее является, к примеру, ненормированный рабочий день.

Важно!

Дни, которые являются дополнительными, могут суммироваться между собой. За работу в одном из регионов, которые относятся Крайнему Северу, полагается дополнительно 24 дня отдыха. Если график работы ненормированный, то еще три или больше дней прибавляется к отпуску сотрудника.

Инфографика РГ/ Антон Переплетчиков / Ирина Жандарова

У некоторых категорий сотрудников длительность отпуска больше стандартных 28 дней, такие отпуска называются удлиненными.

Удлиненные отпуска установлены для:

• сотрудников с инвалидностью - 30 дней;
• несовершеннолетних - 31 день;
• педагогов - 42 или 56 дней в зависимости от должности.
• специалистов по работе с химическим оружием - 49-56 дней
• научных сотрудников - 36-48 дней
• медработников - 36 дней
• спасателей - 30-40 дней
• гражданских госслужащих - 30 дней
• прокуроров - 30-45 дней
• сотрудников Следственного комитета (СК) - 30-45 дней

Удлиненные отпуска не суммируются между собой как дополнительные.

Примеры:

• Учитель с инвалидностью имеет два основания для предоставления удлиненного отпуска. Для людей с инвалидностью отпуск составляет 30 дней, а для учителей - 42 два дня или больше в зависимости от должности. В этом случае учитель будет отдыхать 42 дня, наличие инвалидности дополнительно увеличивать время отдыха не будет. Но если для такового сотрудника будет установлен ненормированный график работы, то он сможет прибавить к нему еще три дня отдыха.
• У преподавателя Виталия отпуск составляет 42 дня. И есть выплата за работу в районах Красного Севера в 24 дня. Часть своего отпуска он хотел бы перевести в денежную премию. Удлиненный отпуск он не может сократить и перевести в деньги, а вот все, что сверх него - можно.

Факт

У некоторых трудящихся отпуск может быть более 80 дней. Максимальные отпуска имеют педагоги и воспитатели, которые заняты работой с детьми до семи лет с ограничениями по здоровью - 56 дней. При работе в северных территориях отпуск таких сотрудников будет длиннее на 24 дня и составит уже 80 календарных дней. При этом сотрудникам может быть установлен ненормированный график, который добавит еще дней к отпуску.

Как правильно написать и образец заявления

Инфографика РГ/ Антон Переплетчиков / Ирина Жандарова

Образец заявления на дополнительный оплачиваемый отпуск

Генеральному директору ООО "Новые горизонты" Васечкину Н.Н. от начальника отдела снабжения Петровой И.И.

Заявление

Прошу предоставить мне ежегодный оплачиваемый дополнительный отпуск продолжительностью 3 дня с 1.07.2024 по 3.07.2024 за ненормированный рабочий день

Дата: 20.06.2024

Фамилия: Петрова И.И.

Подпись:

Заявление на отпуск без сохранения заработной платы

В каких случаях предоставляется отпуск за свой счет

Отпуск за счет сотрудника может быть дан руководителем на любой срок, который согласуют между собой начальник и его подчиненный. Это может быть один день, а может и один год. Законодательство здесь не ограничивает компанию в принятии таких решений. В то же время есть случаи, когда отказать в отгуле или нескольких без сохранения оплаты нельзя.

Инфографика РГ/ Антон Переплетчиков / Ирина Жандарова

Работодатель не может отказать в отпуске без содержания:

• В связи со свадьбой, рождением ребенка или смертью близкого родственника - до пяти календарных дней. Близкие родственники - это родители, дети, бабушки, дедушки, внуки, родные братья и сестры.
• Работающему пенсионеру - для этого у него максимум 14 календарных дней в году.
• Работнику с инвалидностью - 60 календарных дней в году.
• Ветерану боевых действий - 35 календарных дней в году.

Как правильно написать и образец заявления

Инфографика РГ/ Антон Переплетчиков / Ирина Жандарова

Образец заявления на отпуск без сохранения заработной платы

Генеральному директору ООО "Новые горизонты" Васечкину Н.Н. от начальника отдела снабжения Петровой И.И.

Заявление

Прошу предоставить мне отпуск без сохранения заработной платы продолжительностью 5 дней с 5.08.2024 по 9.08.2024

Дата: 30.07.2024

Фамилия: Петрова И.И.

Подпись:

Заявление на перенос отпуска

Так как график составляется в конце одного года на весь следующий, то ситуации, когда у сотрудников меняются планы, график нужно подвинуть, перенести даты отпуска, бывают часто.

В каких случаях возможен перенос отпуска

Инфографика РГ/ Антон Переплетчиков / Ирина Жандарова

Есть несколько оснований для переноса отпуска, при которых работодатель не имеет права отказать сотруднику:

• Сотруднику вовремя не выплатили отпускные. Напомним, что это надо сделать не позже, чем за три календарных дня, причем, когда крайний срок выпадает на нерабочий день, выплачивают деньги накануне (ч. 3 ст. 14, ч. 8 ст. 136 ТК РФ, Письмо Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1).
• Работника предупредили о начале отпуска меньше чем за две недели (ч. 2 ст. 124 ТК РФ).
• Сотрудник болел в отпуске (абз. 2 ч. 1 ст. 124 ТК РФ).
• У сотрудника трое и более детей в возрасте до 18 лет. В этом случае отпуск предоставляется по желанию сотрудника в удобное для него время, до достижения младшим из детей 14 лет (ст. 262.2 ТК РФ)
• В отпуске сотрудник выполнял государственные обязанности, по которым дается освобождение от работы, например, был присяжным в суде или проходил военные сборы (абз. 3 ч. 1 ст. 124 ТК РФ).
• Уход работника в отпуск в текущем рабочем году негативно скажется на работе компании (ч. 3 ст. 124 ТК РФ).
• Сотрудник отозван из отпуска (ст. 125 ТК РФ).

Нужно учитывать, что сотрудники имеют право на "удобный" отпуск. Примерами таких отпусков являются случаи, когда взять неиспользованное время отдыха собирается женщина, уходящая в декрет. В этом случае она может сначала использовать свой отпуск, а потом без выхода на работу уйти в декрет.

Есть случаи, когда перенести отпуск на другие периоды, к примеру, на следующий год, сотрудник не может. Это касается тех, кто трудится во вредных и опасных условиях труда. Если перенести отпуск вынудила производственная необходимость и срок его использования сместился на следующий год, то использовать его нужно за 12 следующего года и дальнейший перенос этих дней невозможен.

Когда нужно писать заявление при переносе отпуска

Заявление при переносе отпуска пишется не во всех случаях. Писать его необходимо, только если даты отпуска нужно изменить при невыплате отпускных или, если сотрудника забыли предупредить о том, что он должен уйти в отпуск.

Согласие сотрудника можно получить также устно или в виде подписи в приказе. Работодатель оформляет уведомление, только если сам является инициатором переноса отпуска является руководитель. Обязанности оформлять этот документ нет, но он помогает компании правильно отразить все шаги при переносе отпуска, если возникает спор. Приказ о переносе отпуска можно составить в произвольной форме и внести на его основании изменения в график отпусков. Приказ должен содержать указание на причины, по которым отпуск переносится, в нем же можно указать и новые даты отпуска. После подписания приказа сотрудником новые даты отдыха сотрудника можно перенести в график отпусков.

Как правильно написать и образец заявления

Инфографика РГ/ Антон Переплетчиков / Ирина Жандарова

Образец заявления о переносе отпуска

Генеральному директору ООО "Новые горизонты" Васечкину Н.Н. от начальника отдела снабжения Петровой И.И.

Заявление

Прошу перенести часть моего ежегодного оплачиваемого отпуска, запланированного по графику отпусков на 15.07.2024 по 28.07.2024, на период с 5.08.2024 по 18.08.2024

Дата: 2.08.2024

Фамилия: Петрова И.И.

Подпись:

Заявление на продление отпуска

В каких случаях можно продлить отпуск

Основания для продления отпуска частично совпадают с основаниями для его переноса. То есть при возникновении этих обстоятельств сотрудник может принять решение о переносе отпуска на другие даты или о продлении отпуска на более длительный срок.

Продлить уже начавшийся отпуск сотрудники может, если в это время он заболел и брал больничный. Или в течение отпуска выполнял государственные обязанности.

Как правильно написать и образец заявления

Инфографика РГ/ Антон Переплетчиков / Ирина Жандарова

Образец заявления на продление отпуска

Генеральному директору ООО "Новые горизонты" Васечкину Н.Н. от начальника отдела снабжения Петровой И.И.

Заявление

Прошу продлить мой ежегодный оплачиваемый отпуск на три дня с 17.07.2024 до 19.06.2024 по причине болезни с 3.06.2024 до 5.06.2024 во время моего ежегодного оплачиваемого отпуска с 3.06.2024 по 16.06.2024

Дата: 12.06.2024

Фамилия: Петрова И.И.

Подпись:

Заявление на отпуск с последующим увольнением по собственном желанию

Если сотрудник решил уволиться, и у него есть не отгулянные дни отпуска, он может оформить отпуск перед увольнением. Для этого необходимо договориться с руководителем об отпуске с последующим увольнением. Компании придется оплатить неиспользованные дни отпуска, при этом качество работы увольняющегося сотрудника в последние дни перед уходом, не высокое. Поэтому руководители не препятствуют такой практике. Руководитель не обязан предоставлять отпуск перед увольнением. Обязанностью это является только, если такой отпуск предусмотрен графиком отпусков.

Инфографика РГ/ Антон Переплетчиков / Ирина Жандарова

Образец заявления на отпуск с последующим увольнением

Генеральному директору ООО "Новые горизонты" Васечкину Н.Н. от начальника отдела снабжения Петровой И.И.

Заявление

Прошу предоставить мне ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 14 дней с 15.07.2024 по 28.07.2024 с последующим увольнением по собственному желанию.

Дата: 10.07.2024

Фамилия: Петрова И.И.

Подпись: