Бизнес поехал: Перевозчики готовятся к переходу на электронный документооборот

Переход на электронный документооборот станет обязательным для всей сферы перевозок с начала осени текущего года. С этого момента вступают в силу поправки к Федеральному закону "О транспортно-экспедиционной деятельности". По ним экспедиторские документы и накладные должны оформляться в электронном виде через специальную платформу. Как работает эта схема, и что думают участники отрасли о ее внедрении, "РГ" узнала у ключевых операторов информационной системы электронных перевозочных документов (ИС ЭПД) и представителей бизнеса.

В минтрансе "РГ" сообщили, что внедрение системы электронных перевозочных документов фундаментально изменит всю российскую логистику. "Применение ЭПД ускорит и упростит взаимодействие между всеми участниками перевозки, что повысит конкурентоспособность наших компаний как на внутреннем, так и на международном рынке. При этом сформированное единое цифровое пространство станет основой для создания современной, безопасной и устойчивой транспортной системы России", - рассказал директор департамента цифрового развития Минтранса РФ Артём Юренков.

Крупные игроки рынка уже несколько лет работают в системе в добровольном режиме. Подготовку к внедрению платформы проводят на площадке Ассоциации "Цифровой транспорт и логистика". Там считают, что новый подход кратно уменьшит как денежные, так и временные логистические издержки. "Массовый переход отрасли на электронный документооборот позволит снизить стоимость документа с 700 до 15 рублей, при этом затраченное на грузоперевозку время значительно сократится. Доставка по России, например, будет осуществляться в течение трех дней вместо привычных сейчас семи, а импортные товары не придется ждать месяцами - время расчетов по международным сделкам сократится с 28 до 3 дней", - рассказала "Российской газете" директор Ассоциации Полина Давыдова.

Безбумажным станет документооборот для всех типов перевозок - автомобильных, авиационных, железнодорожных и водных. Подключение участников логистического рынка к ГИС ЭПД осуществляется через аккредитованных Минтрансом РФ операторов. На данный момент существует 12 таких компаний, их список опубликован на сайте ведомства. Как рассказала "РГ" исполнительный директор направления 1С-ЭПД ГК "Астрал" Наталья Соболева, с переходом на ЭПД компании получают полный контроль над перевозками благодаря детализированным статусам грузов. "Крупные игроки все активнее интегрируют ЭПД в собственные аналитические системы, что позволяет не только контролировать загрузку автопарка, прогнозировать сроки и строить оптимальные маршруты, но и повышает точность планирования и прозрачность логистических цепочек, а также снижает затраты и ускоряет взаиморасчеты за счет отказа от бумаги, так как не надо ждать возвращения бумажных оригиналов транспортной накладной", - говорит Соболева.

Данные из ГИС ЭПД представители рынка также могут использовать для оптимизации и автоматизации процессов в различных сценариях, как в управленческих, так и учетных системах. Для подключения к системе у операторов уже есть готовые технические решения, которые встраиваются в существующую инфраструктуру компаний и могут быть выполнены в виде веб-версии или мобильного приложения. Для этого устанавливается дополнительное расширение, и привычная для бизнеса учетная или логистическая система получает функцию отправки данных в ГИС ЭПД.

В итоге логист может передать комплект документов буквально одним нажатием кнопки, не меняя своих рабочих инструментов. Подобных решений на рынке уже достаточно много, и они адаптированы как под малый и средний бизнес, так и под крупные компании. Ключевые операторы, например, имеют множество интеграций с разнообразными типовыми или самописными системами, такими как 1С, SAP, Oracle, Microsoft Dynamics AX/NAV. Еще у операторов есть уже наработанные интеграции с крупнейшими транспортными агрегаторами, такими как Ati.su, Cargo.run, Vezubr, SmartSeeds, и с сервисами автоматизации, например, с "Умной логистикой" или с 1С: УАТ, а также с медицинскими платформами для предрейсовых дистанционных осмотров MedControl и MedPoint. Благодаря этим решениям представители отрасли могут работать в привычной для себя программе, даже если другие участники электронного документооборота используют другую систему.

"Главная задача - обеспечить надежную работу с ЭПД в том интерфейсе, где это удобно пользователю. Клиентам, которые внедрили электронные заказы-заявки, ЭТрН (электронная транспортная накладная) или ЭПЛ (электронный путевой лист), мы предоставляем возможность пилотировать и тестировать на ранней стадии экспедиторские документы, форматы которых еще находятся в разработке. Считаем это необходимой мерой поддержки наших клиентов в условиях сжатых сроков", - отмечает руководитель по развитию ЭПД СКБ "Контур" Антон Шевченко.

С приближением обязательных требований ГИС ЭПД используется все чаще: если на начальном этапе в системе оформлялось 100 тысяч документов в месяц, то сейчас этот показатель достиг значения в 1,7 миллиона ежемесячно, а в общей сложности уже оцифровано более 30 миллионов перевозочных документов. При этом интегрированные в ГИС ЭПД представители рынка отмечают удобство использования системы и ощутимую экономию ресурсов. В ГУП "Мосгортранс", например, полностью перешли на электронные путевые листы для водителей в 2024 году, что позволило уменьшить нагрузку на сотрудников, сократить бумажный документооборот и связанные с ним материальные и операционные расходы. Сейчас в компании оформляется 9500 ЭПЛ ежедневно - это эквивалентно 285 000 листам бумажной бумаги в месяц, или порядка 3,4 млн в год. Благодаря переводу путевых листов и журнала контроля в электронный вид, также удалось сократить на 1,5 часа ежедневное время работы механика-контролера технического состояния транспортных средств, и сроки на оформление путевого листа водителями - с 40 до 10 минут.

"Таким образом, мы смогли значительно упростить все управленческие процессы: теперь сотрудники тратят меньше времени на рутинное оформление бумаг и больше - на анализ и контроль. Это перераспределение обязанностей ускоряет рабочие процессы, а автоматизация обработки данных приводит к снижению риска ошибок, повышает скорость согласования финансовых операций и взаиморасчетов, а также оптимизирует процесс подготовки отчетности", - рассказали "Российской газете" в пресс-службе ГУП "Мосгортранс".

Повышение эффективности отмечают и другие представители логистической отрасли. Компании Х5, например, удалось сократить цикл формирования и согласования закрывающих ЭПД. "На данный момент масштабирование электронных перевозочных документов находится на стадии пилотирования и тиражирования. По результатам первых внедрений в Х5 уже наблюдается операционный эффект за счет сокращения бумажного документооборота, снижения доли ручного ввода и уменьшения количества ошибок и потерь документов", - рассказала директор портфеля продуктов Х5 Транспорт Татьяна Соловьева.

Есть результаты и у ГК "Деловые Линии": внедрение электронных транспортных накладных в межтерминальные перевозки позволило компании в два раза ускорить работу сотрудников, а также помогло существенно сократить затраты на бумажный документооборот. "В среднем, годовая экономия после перехода на ЭТрН составит около 2,5 тысячи упаковок бумаги и порядка 12 тысяч рабочих часов, которые при традиционном оформлении тратятся на печать, ручное заполнение и хранение документов. Кроме того, электронный документооборот обеспечивает более быстрый обмен накладными между всеми участниками логистической цепочки и повышает прозрачность перевозок для клиентов", - отмечает заместитель генерального директора по развитию ГК "Деловые Линии" Дмитрий Хрущалев.

Сроки перехода на электронные перевозочные документы для каждого представителя отрасли индивидуальны. На скорость подключения к ГИС ЭПД влияют уровень цифровой зрелости, масштабы компании или количество имеющегося парка. Одним представителям бизнеса нужно проводить сложную интеграцию с учетной системой, в то время как другим достаточно веб-версии сервиса. Если компания, например, ранее вела электронный документооборот, то у сотрудников обычно уже есть электронные подписи и машиночитаемые доверенности, что позволяет не тратить лишнее время на обучение персонала. Однако помимо внутренних процессов нужно также наладить онлайн-обмен и с контрагентами. Таким образом, затраченное на внедрение электронного документооборота время будет отличаться у разных представителей бизнеса, однако не стоит это откладывать на последний момент. Если начать готовиться к переходу на ЭПД в последний месяц лета, то можно и не успеть завершить все необходимые процессы в срок, рассказали "РГ" представители операторов ИС ЭПД. "В крупном корпоративном сегменте планирование и реализация проекта занимают от 8 месяцев, поэтому было важно заранее готовиться к обязательному переходу на ЭПД. Сейчас у нас есть промежуточные решения, которые позволяют включить ЭПД за 1-2 месяца при должном внимании со стороны команды клиента", - поделились в СКБ "Контур".

При этом малый и средний бизнес может быть более гибким в сравнении с крупными компаниями, отмечают в АО "Калуга Астрал". "У малых и средних предпринимателей обычно проще IT-инфраструктура, что позволяет внедрять решения почти мгновенно, без длительных интеграций, характерных для больших игроков. При стандартных процессах подключение через встроенные инструменты 1С занимает всего один день. При нестандартных сценариях интеграция может растянуться на несколько месяцев", - рассказал эксперт направления 1С-ЭПД ГК "Астрал" Антон Птушкин.

По данным крупных операторов ИС ЭПД, больше всего оформлений электронных перевозочных документов сейчас приходится на Москву, а также Московскую и Ленинградскую области. Представители сервиса "Логистика" от "Контур.Диадока", например, рассказали, что эти регионы стали пилотными площадками для множества крупных ритейлеров и логистических компаний, которые выбрали их для тестирования новых процессов - сейчас около половины всех перевозочных документов в "Логистике" оформляется в этих регионах. Другая половина оформляемых ЭПД данного оператора плавно распространилась по всей географии страны: особенно заметно тенденция стала проявляться после успешных опытных запусков в промышленных областях, таких как Нижегородская и Иркутская, а также в Татарстане. Представители оператора АО "Калуга-Астрал" также отмечают, что в последнее время активный переход на ЭПД фиксируется по всей стране, при этом Москва и Санкт-Петербург пока остаются лидирующими регионами. "Мы выявили интересную закономерность: в части ЭПЛ по объемам документооборота уверенно лидируют Москва, Московская область и Санкт-Петербург, а в части ЭТрН первое место на нашем операторе разделили север и юг - Красноярский и Краснодарский края", - рассказал директор по развитию бизнеса ГК "Астрал" Степан Терехин.