Цифровой путь

Всего полтора месяца осталось до введения масштабных изменений в сфере логистики: с первого сентября использование электронных перевозочных документов (ЭПД) станет обязательным. Это не просто отказ от бумаги, а полная перестройка оформления документов при перевозке грузов, требующая наличия необходимого оборудования и программного обеспечения, а также обучения персонала.

Важно, что перемены коснутся не только логистических компаний, а всех звеньев цепочки - грузоотправителей, перевозчиков, экспедиторов, грузополучателей, то есть практически любого бизнеса. Однако многие, особенно представители МСП, о том, что уже с сентября им придется заполнять ЭПД, даже не слышали.

Ввиду особой актуальности этой темы комиссия Свердловского областного Союза промышленников и предпринимателей (СОСПП) по цифровым и информационным технологиям провела на стенде Свердловской области на "Иннопроме" заседание "Электронный документооборот в логистике как драйвер цифровой зрелости предприятий Урала: статус, готовность к новым требованиям".

Переход неизбежен

Количество субъектов предпринимательства, которых непосредственно затронет нововведение, в Свердловской области оценивают не менее чем в 60 тысяч. И операторы электронного документооборота (ЭДО) всерьез опасаются, что в августе, когда все, кто еще не успел подключить и освоить необходимые цифровые продукты, осознают, что это необходимо сделать срочно, возникнет ажиотаж. Хотя о переходе на ЭПД было известно давно.

- Страна достаточно долго к этому готовилась. Государственная система существует с 2022 года, и есть отрасли и компании, которые уже внедрили электронные перевозочные документы. Но большое число клиентов откладывает эту работу, не принимая во внимание, что она требует серьезного изменения внутренних процессов в компаниях, - поясняет председатель комиссии СОСПП, генеральный директор "СКБ Контур" Дмитрий Мраморов.

Крупный бизнес, который уже перешел на ЭПД, может прекратить сотрудничество с теми, кто продолжит использовать бумагу, поскольку обязан выполнять закон

По его словам, это принципиальное изменение, сравнимое с введением в 2012 году электронных счетов-фактур. Но если объем задач технического уровня сопоставим, то сроки гораздо более сжаты: электронные счета-фактуры и УПД внедряются более десяти лет, степень их проникновения хотя и высока, но и сегодня не достигает ста процентов, а перейти на ЭПД нужно очень быстро. Поэтому операторы ЭДО совместно с регулятором и профильными бизнес-сообществами сейчас активно работают над ускорением процесса перехода, используя накопленный опыт и экспертизу, чтобы помочь клиентам на всех уровнях реализации проекта (организационном, техническом, экспертном) пережить перемены не в экстремальном режиме, а планово и с прогнозируемым эффектом.

Что ждет участников рынка? Им необходимо организовать подключение к ГИС ЭПД и адаптировать бизнес-процессы и информационные системы для работы с электронными документами.

Но после этого потребуется начать обмен этими документами со своими контрагентами, и это один из самых сложных организационных моментов, потому что в процессе перевозки грузов участвуют так называемые тройки - отправитель, получатель, перевозчик, и все они должны уметь взаимодействовать в электронном виде.

Черновик для партнера

Крупный бизнес с огромным объемом перевозок и документов, понимая серьезность задачи, озаботился ее решением давно и уже готов делиться опытом.

Так, транспортная компания "Кит" доставляет грузы по всей территории России. У нее множество обособленных подразделений практически во всех регионах страны, и каждое направление деятельности имеет свои особенности. К тому же помимо отправителей и получателей грузов приходится иметь дело и с субэкспедиторами и иными участниками цепочки поставок. Единого решения для такой сложной структуры на рынке нет, взаимодействие приходится настраивать вручную. В ходе этой работы выявляются сложности, о которых поначалу и не предполагали. Скажем, бывает так, что грузоотправитель - это одно юрлицо, а погрузку осуществляет другое. Но именно последнее подписывает транспортную накладную и несет риски случайной гибели груза.

- Мы сейчас бежим своего рода спринт, в котором права на ошибку нет, - говорит руководитель проекта по внедрению ЭДО Александр Барышников. - При этом постоянно взаимодействуем с другими компаниями и видим, что степень их погруженности в тему остается достаточно низкой. Мой совет: готовьтесь, срочно внедряйте ЭДО, если до сих пор этим не занимались!

По словам Барышникова, проще всего взаимодействовать с клиентами из сферы ретейла, которые уже давно работают с электронными транспортными накладными и к такому формату привыкли. А вот мелкие игроки пока в растерянности и ждут от партнеров, что те сами сформируют черновики электронных документов, отправят через оператора ЭДО, а они только подпишут. Опция черновика ЭПД, которую предлагает оператор, действительно может стать палочкой-выручалочкой, особенно на первых порах, пока все не привыкнут работать по новым правилам.

Штрафы не за горами

Малый бизнес в массе своей до сих пор печатает накладные и другие документы на бумаге, подтверждают и другие эксперты. Помимо существенных затрат на их изготовление и пересылку это еще и сильно затягивает сроки оплаты оказанных услуг. Электронный документооборот позволяет проводить платеж сразу после доставки груза, так что небольшие логистические компании должны быть заинтересованы в нем для ускорения поступления средств от контрагентов.

Крупные компании деньги считать умеют и плюсы ЭДО давно оценили.

- Четыре года назад мы с воодушевлением приняли законопроект о введении электронного документооборота, начали его внедрять, дорабатывать свои цифровые платформы. Для нас это в том числе и улучшение бизнес-процессов: мы оптимизируем рутинную работу, переключая сотрудников на более важные задачи. Ну и главное - это возможность сокращения расходов на доставку, - рассуждает генеральный директор "Светофор Логистика" Михаил Лапко. - Первое сентября мы ждем с нетерпением: наконец-то государство заставит всех участников рынка перевозок пользоваться ЭДО! Вот только боюсь: пока не будет штрафов, система в полную силу не заработает.

Поясним: чтобы дать участникам рынка время на адаптацию к новым условиям, правительство, обязав их использовать ЭПД с 1 сентября 2026-го, пообещало еще полгода не наказывать тех, кто не справился с внедрением новшеств вовремя. Некоторые игроки восприняли это послабление как отсрочку, за которой может последовать новая, но это не так. Эксперты предупреждают: во-первых, штрафы однажды все равно введут. Во-вторых, в налоговом законодательстве прописана необходимость формировать документы в соответствии с законом, а он предписывает электронный формат. То есть возникает потенциальный налоговый риск. Так что лучше все же перестать выжидать и сделать все вовремя, говорит руководитель проектов цифровой трансформации ЕВРАЗа Лариса Редькина.

Сама металлургическая компания начала цифровизацию своей логистики задолго до того, как был обозначен срок, когда это станет обязательным, - в рамках общей стратегии перехода на ЭДО. Холдинг вообще стремится максимально перевести взаимоотношения с контрагентами в электронный формат, экономя на этом средства и время на обмен документами. Лариса Редькина советует предпринимателям перед началом такой работы проанализировать внутренние процессы и составить сценарии трансформации.

О необходимости внутреннего аудита перед внедрением цифровой системы говорит и руководитель по развитию направления ЭПД "СКБ Контур" Антон Шевченко.

- На объем проекта цифровой трансформации предприятия влияют четыре фактора: сфера деятельности, размер бизнеса, роль в логистической цепочке и, наконец, уровень цифровой зрелости. В любом случае процессы нужно будет видоизменять и адаптировать, а это требует времени. Потому мы и рекомендуем внедрять ЭПД заблаговременно, - настаивает он.

Синдром кнопочного телефона

Понятно, что МСБ решить эту задачу сложнее, чем "старшим товарищам": мешают и дефицит средств на оборудование и ПО, и нехватка квалифицированных специалистов по внедрению новшеств. Для мелких перевозчиков, поделился опытом Александр Барышников, удачным решением может стать вариант подписания документов с помощью смартфона - посредством NFC-интерфейса или мобильного приложения.

Сопротивление "малышей" новшествам порой сопровождается даже таким аргументом: мол, у меня большинство шоферов возрастные, и телефоны у них кнопочные. Что с этим делать? Михаил Лапко рассказал, что его компания дарит смартфоны постоянным партнерам в качестве поощрения для водителей - и возражения снимаются. Либо контрагенту ставится жесткое условие: хочешь и дальше работать с нами - соответствуй. И высока вероятность, что в скором будущем такие практики приживутся во всех крупных организациях.

Команда на старт

Повышать корпоративную культуру, в том числе цифровую в любом случае необходимо - это обязательное условие развития бизнеса и транспортной отрасли России. Но участников рынка волнует, способны ли работающие на нем операторы обеспечить эффективный и безопасный обмен данными?

- Мы поддерживаем все обязательные форматы электронных документов для автомобильных перевозок, со всеми операторами настроен роуминг данных, что тоже является важным фактором готовности, - заверил руководитель направления ЭДО "СКБ Контур" Денис Салих.

При этом он обращает внимание на то, что важна не только технологическая готовность, но и готовность проектной команды, а также всех контрагентов.

Конечно, чем крупнее компания и сложнее ее бизнес-процессы, тем больше времени и усилий потребует переход. Но оператор подготовил ряд базовых сценариев, которые позволят быстро начать обмениваться ЭПД и параллельно по мере потребности дорабатывать корпоративную систему и электронный документооборот. Многие типовые решения уже успешно апробированы на практике.

- Конечно, на начальном этапе внедрение ЭПД потребует от предприятий некоторых затрат, однако в долгосрочном периоде цифровизация документооборота обеспечит сокращение операционных издержек в несколько раз - такой вывод мы можем сделать, исходя из опыта внедрения ЭДО в других отраслях, - подытожил Дмитрий Мраморов.