Эксперт подчеркивает: чтобы избежать спорных ситуаций, все изменения графика необходимо закреплять документально. Работнику нужно подать заявление, а работодателю - оформить решение в установленном порядке. Документы могут быть в бумажном или электронном формате. Если отпуск официально не оформлен, отсутствие сотрудника на рабочем месте может быть расценено как дисциплинарное нарушение.
При рассмотрении спора будут учитываться все обстоятельства: знало ли руководство о планах работника, было ли согласие начальника и предпринимали ли стороны действия для оформления отпуска. Подтверждениями договоренности могут служить электронные письма, сообщения в рабочих чатах, показания коллег, данные корпоративных систем. Однако, по словам специалиста, такие материалы не дают гарантию, что причину отсутствия признают уважительной. Если сотрудник уже купил билеты и оплатил гостиницу, но отпуск не оформлен документально, взыскать расходы с работодателя не удастся.
Чтобы работникам заранее подтверждать даты отпуска, а руководителям - планировать нагрузку, компаниям желательно установить понятный порядок согласования отпусков, заключает Шульженко.