Заполнению форм первичной документации должно быть уделено серьезное внимание. Но до настоящего времени нет полной ясности в применении некоторых форм и заполнении отдельных реквизитов. И, казалось бы, ответы на эти вопросы должен дать или разработчик форм - Росстат, или Минфин России. Неожиданно выяснилось, что ни ФНС России, ни Минфин России, ни даже Росстат не собираются давать налогоплательщикам никаких разъяснений по вопросам применения унифицированных форм первичных учетных документов, да и не наделены подобными полномочиями - письмо ФНС России от 20.05.09 N ВЕ-17-3/96@, основанное на письме Минфина России от 04.05.09 N 07-02-10/24.
Ни для кого не новость, что все хозяйственные операции, совершаемые организацией, должны оформляться первичными учетными документами. Пункт 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" обязывает оформлять такие документы на унифицированных формах. И только при отсутствии таковых формы документов организации могут разрабатывать самостоятельно, но с соблюдением наличия обязательных семи реквизитов.
Постановлением правительства РФ от 08.07.1997 N 835 "О первичных учетных документах" функция по разработке и утверждению альбомов унифицированных форм первичной учетной документации и их электронных версий была возложена на Госкомстат России. За период с 1997 по 2004 год было разработано и утверждено свыше двухсот унифицированных форм. Большинство форм содержит множество показателей, а указания по их заполнению, как правило, сведены к нескольким строкам пояснения без указания требований по заполнению конкретных показателей.
А ведь правильное оформление первичных учетных документов - это не только требование бухгалтерского учета, но и гарантия документального подтверждения расходов в целях налогообложения прибыли (ст. 252 НК РФ) и получения налоговых вычетов по НДС (ст. 171, ст. 172 НК РФ).
Как показывает арбитражная практика, правильное заполнение и применение унифицированных форм порой является решающим моментом в судебных спорах. Например, в постановлении ФАС Северо-Западного округа от 02.04.2008 по делу N А05-6659/2007 суд поддержал налоговый орган и отказал в вычете НДС: организация представила не товарные накладные по форме ТОРГ-12, а накладные на отпуск материалов на сторону по форме М-15, оформленные с дефектами и не являющиеся надлежащими первичными документами, на основании которых осуществляется оприходование товарно-материальных ценностей.
Вместе с тем ФАС Поволжского округа в постановлении от 11.09.2008 по делу N А12-18383/07 указал, что неправильное заполнение товарно-транспортных накладных само по себе не может являться основанием для непризнания расходов реальными и доначисления налога на прибыль при наличии подтверждения факта осуществления хозяйственных операций совокупностью других доказательств.
Любой недочет в оформлении документов налоговые органы используют как основание уменьшения расходов и отказа в принятии НДС к вычету. А в этом случае - при существенности сумм - спор неизбежен.
ФНС России до последнего времени полагала, что разъяснения по вопросам применения унифицированных форм относятся к компетенции Минфина России как федерального органа исполнительной власти, осуществляющего функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности.
Однако Минфин России указал, что не имеет отношения к формам первичной бухгалтерской документации и вопросам ее применения. Этой обязанности нет в Положении о Министерстве финансов Российской Федерации, утвержденном постановлением Правительства РФ от 30.06.04 N 329.
Между тем и Росстат, как выясняется, не должен контролировать эти вопросы.
В ходе административной реформы данная функция была признана решением правительства РФ избыточной, подлежащей упразднению, о чем сказано в протоколе от 18.12.03 N 47. В связи с этим осуществление данной функции в настоящее время не предусмотрено в Положении о Федеральной службе государственной статистики (утв. постановлением правительства РФ от 02.06.08 N 420).
Поэтому в отсутствие возможности получения разъяснения по заполнению форм первичной учетной политики налогоплательщику ничего не остается, как самостоятельно ответить на возникающие вопросы, закрепив соответствующие положения в учетной политике организации. Тем более что с 1 января 2009 года в соответствии с новой редакцией ПБУ 1/2008 "Учетная политика организации" организации должны утверждать все формы первичной документации в составе учетной политики, а не только разрабатываемые самостоятельно, как это было ранее. А это значит, целесообразно утвердить перечень применяемых организацией унифицированных форм (при отсутствии каких-либо дополнений в них) и самостоятельно разработанные формы документов по операциям, в отношении которых не предусмотрено применение унифицированных форм первичной документации. И только с внесением соответствующих изменений в Закон "О бухгалтерском учете" или принятием его новой редакции (а в проекте закона предусмотрен отказ от утверждения унифицированных форм первичной документации) станут возможными самостоятельная разработка и утверждение всех форм применяемых организацией документов.
В заключение несколько слов о путевом листе.
Унифицированные формы путевых листов также утверждены Госкомстатом России - постановление от 28.11.1997 N 78. Однако в соответствии с Уставом автомобильного транспорта, вступившего в действие в мае 2008 года, утверждение обязательных реквизитов и порядок заполнения путевых листов возложено на Минтранс России, что и сделало министерство в приказе от 18.09.2008 N 152. Это привело к тому, что все организации, оказывающие автотранспортные услуги, встали перед дилеммой: использовать унифицированную форму путевого листа или разработать форму самостоятельно с учетом требований Минтранса России? Выходом из этой ситуации может быть включение в унифицированную форму обязательных реквизитов, установленных в приказе Минтранса России N 152, и утверждение ее в составе учетной политики.