Представить декларации на бумаге пока еще могут некоторые налоговые агенты, которые не платят или освобождены от налога. Однако уже с 2015 года они тоже начнут отчитываться в электронном виде в случае ведения посреднической деятельности (по договорам поручения, комиссии или агентским).
Сдать декларацию по НДС за первый квартал 2014 года нужно не позднее 20 апреля, а направить ее можно только через оператора электронного документооборота. Это еще одно важное новшество, закрепленное в ст. 80 НК РФ. Спецоператор непременно должен быть российской компанией и соответствовать требованиям ФНС России.
Алгоритм сдачи отчетности несложен. Подготовленные декларации проверяются в системе для отправки электронной отчетности: реквизиты плательщика, инспекции, контрольные соотношения, возможные ошибки при заполнении разных полей. Если есть ошибки, система не позволит передать отчетность. Если все в порядке, декларация заверяется электронной подписью и отправляется в инспекцию.
Когда компания работает в офлайновой программе, отчетность поступает от компании на сервер спецоператора. При использовании облачных сервисов для сдачи отчетности все действия с декларациями производятся сразу на сервере спецоператора, а отправка отчетности, по сути, сводится к ее сохранению. Оператор фиксирует время получения и направляет декларанту подтверждение.
Работа через спецоператора дает определенные преимущества. В случае спора с налоговой инспекций о моменте сдачи отчетности суды ориентируются на данные спецоператора. Если по его вине отчетность не поступила в инспекцию своевременно, то с оператора реально взыскать все санкции, примененные налоговым органом. Общение с контролирующими органами (ФНС России, ПФР, Росстатом и пр.) идет в режиме "одного окна". В системе для сдачи отчетности можно следить за статусом отчета, обмениваться с инспекцией письмами, получать выписки о состоянии счета.
Важно, что с 2014 года подписывать отчетность можно только квалифицированной электронной подписью. Это новшество связано с прекращением 1 июля 2013 года действия прежнего Федерального закона от 10.01.2002 N 1-ФЗ (ЭЦП) и завершением переходного периода, когда одновременно с ним действовал новый закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ.
На деле это привело к необходимости замены прежде выданных сертификатов электронной подписи новыми, квалифицированными (КЭП). Получить их можно в специализированных организациях - удостоверяющих центрах (УЦ). На сегодня в минкомсвязи их насчитывается около 340 (против более 1000 аккредитованных по старому закону). Создание одного центра обходится примерно в 7 млн руб., примерно 3 млн руб. в год уходит на содержание. Деятельность таких структур довольно жестко регулируется, технологические процессы сложны. На замену сертификатов законодатели отвели УЦ полгода, однако этот срок оказался довольно жестким.
Дело в том, что сегодня рынок сертификатов только для электронной отчетности оценивается примерно в 2 млн единиц (компаний-пользователей еще больше, поскольку один человек может обслуживать несколько организаций). Еще порядка 300 тыс. сертификатов приходится на рынок электронных торгов, а около 500 тыс. - на сертификаты для электронного документооборота. Резко нарастить деловую активность УЦ достаточно сложно. Правила выпуска сертификатов по новому закону ужесточились, от пользователей теперь требуется больше документов. К тому же автоматический перевыпуск сертификатов невозможен, требуется личное участие владельца.
Компании, которые не заменили или вовсе не получили электронную подпись, попросту не смогут сдать отчетность - налоговая инспекция не примет ее на бумаге.
Нередко сами клиенты УЦ инициируют "упрощенную процедуру" - пытаются получить электронную подпись без нужных документов. И здесь возможны два пути: удостоверяющий центр идет на поблажки или жестко придерживается буквы закона, невзирая на личность получателя сертификата.
Чтобы не оказаться в неприятной ситуации, при выборе УЦ имеет смысл соблюдать некоторые простые правила. Прежде всего убедиться, что УЦ располагает всеми нужными лицензиями и сертификатами, включен в список доверенных центров ФНС, ПФР, ФСС, Росстата; аккредитован на площадках госторгов, крупных коммерческих площадках. Важное значение имеет длительность деятельности, обучение, сопровождение, поддержка клиентов. Если же известно о фактах "лояльного отношения" центра к "формальным" требованиям закона, то дела с такой структурой лучше не иметь.
Нарушения, допущенные УЦ, могут привести к аннулированию его аккредитации и прекращению действия ранее выданных сертификатов электронной подписи. Тогда операторы всех информационных систем - налоговых органов, внебюджетных фондов и прочие - прекратят прием документов, подписанных электронными подписями такого центра. И даже располагая ЭП, компания не сможет ею воспользоваться. Уместна аналогия с мобильным телефоном - он бесполезен, когда нет связи.
Работа с электронной подписью требует соблюдения правил безопасности. Если ЭП попадет в чужие руки, бизнесу может быть нанесен ущерб. Например, некто от имени компании досрочно направит в инспекцию "липовую" налоговую отчетность, заявит крупные суммы НДС к вычету. В такой ситуации вероятен конфликт с налоговой инспекцией и неприятности в ходе налоговой проверки.
Словом, носитель с ключом электронной подписи (чаще всего - ру-токен или флешка) нужно бережно хранить. Никому не передавать, сменить заводской пароль и, что важно, запомнить его: восстановить забытый пароль не получится. Утрата действующего ключа накануне сдачи отчетности чревата пропуском срока отправки электронной декларации. Обзавестись дубликатом ключа электронной подписи не удастся - технологии просто не позволяют его воссоздать. Придется получать новые ключи, и если процесс затянется, то срок сдачи отчетности можно пропустить, за этим последуют санкции.
Сфера применения ЭП неуклонно расширяется. Тенденция такова, что государство стремится перевести в электронный вид все услуги, от простого получения выписки из ЕГРЮЛ до сложных операций, например, регистрации права собственности на недвижимость. Можно предположить, что уже в 2015 году электронную подпись будут активно использовать не менее 90% юридических лиц и около 30% физических лиц.