Свобода в документальном оформлении хозяйственных операций, полученная российским бизнесом после вступления в силу обновленной редакции Закона "О бухгалтерском учете", на деле обернулась для компаний значительными затруднениями. Одна и та же сделка, одинаковые по экономической сути своей операции, совершенные с разными контрагентами, закрываются зачастую разными документами. В итоге страдают все: компании, где учетная информация обрабатывается вручную, и те, у кого настроена автоматическая обработка данных. Формировать в такой ситуации корректную информацию затратно.
Для облегчения формирования учетной документации был создан универсальный передаточный документ (УПД) - своеобразный "гибрид", который совмещает в себе функции первичного учетного документа и счета-фактуры. УПД при необходимости можно применять и как подтверждающий операцию первичный документ, и для налоговых целей, связанных с уплатой НДС и получением вычетов. По замыслам чиновников ФНС, УПД (на самом деле расширенная форма счета-фактуры) годится на все случаи хозяйственной жизни, не только при передаче материальных ценностей по договору купли-продажи (поставки), но и при оформлении отгрузок, оказании услуг, выполнении работ, передаче имущественных прав.
Налоговики не ограничились только разработкой УПД, вслед за ним они создали универсальный корректировочный документ (УКД). На этот раз в основу документа лег корректировочный счет-фактура. На основании УКД у компании тоже может возникнуть право на вычет НДС. И ровно так же, как в случае применения корректировочных счетов-фактур, будет работать механизм согласования с покупателем изменения стоимости отгруженных товаров, работ или услуг. Согласие покупателя на изменение цены обычно подтверждается первичным документом. Например, актом приемки или актом об установленном расхождении при приемке, который подписывают обе стороны сделки. Тем самым участники сделки подтверждают, что покупатель согласен с изменением стоимости. Есть и другой подход, закрепленный в НК РФ: достаточно просто уведомить покупателя об изменении стоимости. К примеру, продавец может составить уведомление об изменении тарифов, подпись покупателя на нем не требуется. И если от последнего в течение определенного времени не поступит возражений, считается, что покупатель согласен с изменениями. Такой же сценарий работает и в отношении УКД. Когда УКД несет в себе факт уведомления, то под документом достаточно только подписи продавца.
Применить УКД и УПД в электронном документообороте сейчас не получится. Дело в том, что ст. 169 Налогового кодекса разрешает выставлять электронные счета-фактуры "согласно утвержденному порядку и формату". Для самих счетов-фактур на сегодня имеются и порядок, и формат (они утверждены приказами минфина от 25 апреля 2011 г. N 50Н и ФНС России от 5 марта 2012 г. N ММВ-7-6/138). Универсальные документы сегодня можно выставить только с соблюдением одного условия - "согласно утвержденному порядку". Форматов для них пока нет.
Проект приказа об утверждении электронных форматов для УПД и УКД разработан и уже размещен для обсуждения на едином портале нормативных актов органов исполнительной власти. На этот раз пожелания бизнеса были учтены заблаговременно. Пока что можно обмениваться электронными универсальными документами в качестве "первички", причем в любом формате: никаких специальных ограничений на этот счет текущее законодательство не содержит. Применение же для налоговых целей станет возможным после утверждения приказа минфином и его регистрации в минюсте. Назвать четкий срок пока никто не готов, но есть один любопытный момент. Положение об универсальном документе включено в состав "дорожной карты" "Совершенствование налогового администрирования", со сроком исполнения "конец 2014 года".
Что дает бизнесу вся эта деятельность по совершенствованию документов? В чем выгода от перестройки всех бизнес-процессов, при выполнении которых сейчас составляются счета-фактуры, корректировочные счета-фактуры и соответствующие первичные документы, под универсальные формы? Внедрение универсального документа поможет решить проблему избыточного документооборота. Вот некоторые данные, приведенные на 6-м Европейском саммите по электронным счетам и расчетам (EXPP, октябрь 2010). Ежегодно в России формируется не менее 12 млрд счетов-фактур и примерно столько же соответствующих первичных документов. Полученную цифру умножаем на 2, поскольку каждый документ составляется в двух экземплярах. Получаем 48 млрд документов. Затраты на формирование и обработку одного бумажного документа по разным подсчетам составляют от 10 руб. К этой сумме можно прибавить стоимость доставки и хранения документа. Итого примерно 500 млрд руб. в год. Сюда же присовокупим трудозатраты сотрудников компаний на обработку двух экземпляров каждого документа. Плюс огромное количество проблем в случае расхождений данных между счетом-фактурой и первичным документом. Их риск тем выше, чем больше дублей информации в разных документах, и совершенно непредсказуемо, на какой стадии работы с документом закрыть сделку, получить вычет НДС или подтвердить расходы вдруг станет невозможно.
Понятно, что объединение в одной форме счета-фактуры и "первички" выгодно компаниям, и не только из-за очевидной экономии на составлении, пересылке, обработке и хранении документов. Снижается вероятность расхождений, значит, уменьшаются налоговые риски, а процесс оформления сделки упрощается и ускоряется.