К прошитым вместе копиям документов минфин предъявляет несколько требований. Во-первых, текст документа, все даты, визы и резолюции должны быть свободно читаемы. Во-вторых, страницы следует сшивать таким образом, чтобы их можно было легко отксерокопировать. В-третьих, прошивка должна быть достаточно прочной, чтобы пачка копий не разваливалась при чтении. И последнее, все страницы документа следует пронумеровать и указать общее количество листов.
Вся необходимая налоговикам информация должна присутствовать на документе. Так как на каждом листе ее дублировать не нужно, можно разместить ее на оборотной стороне последнего листа или на отдельном листе. Обязательно нужно указать реквизиты: "Подпись", "Верно", должность лица, заверившего копию, его личную подпись и ее расшифровку, дату заверения документа. Также следует поставить на документе надпись: "Всего пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью__ листов". Количество листов следует указать словами. Кроме того, к документам необходимо приложить сопроводительное письмо и опись всех представленных бумаг.
Рекомендованные минфином правила уже активно используются в деловом документообороте. Их применение в общении с налоговыми органами упростит работу организаций. "Налоговый орган в своих рекомендациях поддерживает существующие в деловой практике способы заверения документов. В частности, допускается как заверение каждого отдельного листа копии документа, так и прошивка многостраничного документа и заверение его в целом. Если рассматривать новый для налоговых проверок способ заверения документа целиком, то он существенно облегчает предоставление объемных документов, так как экономит время специалистов организации на подготовку запрошенных бумаг. Достаточно сшить документ и проставить нужную отметку о заверении на сшивке", - считает управляющая АФ "БИЗНЕС-СТУДИО" Елизавета Сейтбекова.
Эксперты заявляют о том, что правовых последствий для компаний документ не несет, поэтому использование рекомендованных минфином норм безопасно для компаний и не грозит штрафами. "Даже если налогоплательщик, например, прошьет стопку документов неудобным для копирования образом, ошибется в нумерации листов, то отказать в их приемке налоговая инспекция не сможет, если прошивка заверена должным образом. А что значит "исключить возможность механического разрушения (расшития) подшивки (пачки) при изучении копии документа", вообще не ясно. Каковы здесь критерии, и как все это должно соотноситься со степенью интенсивности изучения инспектором документов? В общем, правовых последствий документ не несет, но рекомендаций стоит придерживаться, чтобы не портить отношения с инспектором", - говорит Александр Вотинцев, координатор Свердловского реготделения Палаты налоговых консультантов.