Запросы в военкомат и Центральный архив Минобороны РФ составляются по типовым формам (в виде анкеты).
Своя электронная оболочка запроса есть у Федеральной архивной службы России.
Запросы в другие архивы и организации могут составляться в произвольной форме. При этом можно взять за образец типовую архивную анкету.
Запросы социально-правого характера исполняются бесплатно и в приоритетном порядке. К ним относятся запросы о подтверждении трудового стажа, заработной платы, службы в вооруженных силах, участия в боевых действиях, награждений, установлении факта репрессии и реабилитация (в т.ч. нацистские преследования), запросы о подтверждении образования, записей актов гражданского состояния, социальных льгот.
Запросы общеисторического характера, биографические, по истории семьи, в том числе об участии определенных лиц в войне, не являются социально-правовыми (если не связаны с подтверждением льгот) и могут быть платными. В порядке оказания платных услуг исполняются архивными учреждениями и прочие тематические запросы.
В случае направления запроса в отношении другого лица (других лиц) с раскрытием персональных данных целесообразно или даже необходимо приложить документ, подтверждающий родство, или нотариальную доверенность на право знакомиться с персональными данными указанного лица (лиц).
В запросе, помимо внятного изложения его сути, должны быть точно указаны сведения о заявителе - фамилия, имя, отчество, полный почтовый адрес с индексом, телефон. Если эти элементарные требования не выполнены, запрос, как правило, не регистрируется, не рассматривается, ответ на него не дается.