ФНС в письме N ГД-4-3/2014@ от 12 февраля 2015 г. разъяснила, что является существенной ошибкой при проведении проверки. Ведомство определило, что ошибки в первичных учетных документах, не препятствующие налоговым органам при проведении проверки идентифицировать продавца, покупателя товаров (работ, услуг), имущественных прав, наименование товаров (работ, услуг), имущественных прав, их стоимость и другие обстоятельства документируемого факта хозяйственной жизни, обуславливающие применение соответствующего порядка налогообложения, не являются основанием для отказа в принятии соответствующих расходов в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль.
В НК РФ под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ. В соответствии со ст. 9 Федерального закона N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" оформлению первичным учетным документом подлежит каждый факт хозяйственной жизни организации. "С 1 января 2013 г. вступили в силу поправки к 402-ФЗ. С этой даты формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению, - поясняет Виталий Боков, ведущий бухгалтер Департамента аудита и бухгалтерского сопровождения юридической фирмы "Клифф". - Вместе с тем остались формы, которых эти изменения не коснулись". По-прежнему обязательны к применению и не подлежат изменениям, так как их применение описано не в законе о бухучете, а другими нормативно-правовыми актами, приходные и расходные кассовые ордера (КО-1, КО-2); кассовая книга (КО-4); книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (КО-5); расчетно-платежная ведомость (Т-49); платежная ведомость (Т-53); документы по учету труда, формы которых утверждены постановлением Госкомстата N 1 от 05.01.2004 года; документы для безналичных расчетов, утвержденные ЦБ РФ.
Обязательные реквизиты первичного учетного документа указаны в п. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ. При этом в законе нет четких требований об утверждении форм первичных документов в составе учетной политики, отмечает Боков: "Вместе с тем было бы правильным разработанные организацией собственные формы первичных документов закрепить в составе учетной политики. Формы целесообразно оформить в виде приложений к учетной политике, которые следует утвердить приказом. В нем необходимо учесть сроки хранения каждого разработанного документа".