Компаниям, которые перестали использовать печать, следует письменно сообщить об этом своим контрагентам. Уведомление составляется в произвольной форме за подписью директора и уже без печати. Если контрагентов много, можно известить только крупных, а также налоговую инспекцию, банки и фонды. Уничтожать печать не нужно. Это обязательно только в случае ликвидации или реорганизации компании (п. 7 Требований ГОСТ Р 6.30-2003, утв. Росархивом). Поэтому, даже если компания больше не использует штамп, его можно хранить на случай экстренных ситуаций. Кстати, они могут возникать довольно часто. К примеру, при исправлении ошибок в старых документах. Для хранения печати необходимо подписать специальный приказ, в котором будет указано, где штамп будет храниться - в сейфе, банковской ячейке. Также этим документом определяется круг лиц, ответственных за хранение печати, и только их необходимо ознакомить с этим документом.
Следующим шагом станет внесение изменений в устав организации. "Сведения о наличии печати должны содержаться в уставе общества, - отмечает генеральный директор компании "Адвока-Т" Андрей Воронин. - Если такой информации в уставе общества нет, то ее надо внести, и, наоборот, если печатью пользоваться не хочется, а в уставе прописано, что она есть, следует скорректировать устав в соответствии с решениями, принятыми в компании". При этом внесенные в устав изменения необходимо зарегистрировать в инспекции. Для этого требуется заполнить заявление по форме Р13001 и в трехдневный срок с момента принятия решения об отказе от печати предоставить его в инспекцию. К заявлению прикладывают решение общего собрания, два экземпляра устава или поправки к нему, а также документ, подтверждающий оплату госпошлины.
Эксперты отмечают, что отказ от печати - это правильный тренд. "Сегодня институт "круглой печати" в современном обществе стал рудиментарным. На смену ему приходят новые, более актуальные способы подтверждения подлинности документов (ЭЦП, голографические печати, QR-коды и прочее)", - говорит адвокат Алан Оснас. "В конце концов собственноручная подпись уполномоченного лица, которую в случае сомнения можно подвергнуть графологической экспертизе, также может являться реквизитом, свидетельствующим о надлежащем оформлении соответствующих документов", - добавляет Андрей Воронин.
Обойтись без печати на сделке можно. Но до подписания контракта следует проверить, правомерно ли контрагент не использует печать. "Теперь при подписании договора с контрагентами хозяйствующие субъекты должны спрашивать с них не только стандартный пакет копий учредительных документов - свидетельства ОГРН, ИНН, решение о назначении руководителя, доверенность подписанта, выписку из ЕГРЮЛ, но и выписку из устава с информацией о наличии либо отсутствии на предприятии печати. Только в этом случае можно будет понять, договор без печати действителен или нет", - говорит Андрей Воронин.
Составленную без печати первичную документацию можно проверить несколькими способами. Во-первых, запросить документы о том, что компания не использует печать. Или уточнить по телефону или электронной почте, что документ составлен именно этой организацией, к примеру, при оплате сотрудником командировочных расходов. Если есть договор, следует сравнить подпись в документе с подписью в договоре. Человек не всегда подписывается одинаково. Если подпись вызывает сомнения, проще попросить переоформить документ, чем устраивать расследование и проводить графологическую экспертизу. Для большей безопасности можно просить контрагента оформлять документы только на официальном бланке.
Однако у компании еще остались операции, которые невозможно осуществить без печати. "Закон N 82-ФЗ оставил законодателю право обязывать хозяйствующих субъектов использовать печать, - отмечает Андрей Воронин. - Например, в инструкции о заполнении трудовых книжек прямо написано, что оформляются они исключительно с использованием печати работодателя. Или же при использовании унифицированных форм, утвержденных государственными органами, где предусмотрено место для печати, без нее обойтись просто невозможно. Также не получится зарегистрировать права на недвижимое имущество, не используя печать". Требования о наличии печати присутствуют во многих документах, используемых при взаимодействии с государственными органами. "Печать применяется при оформлении доверенностей на участие от имени юридического лица в гражданском и арбитражном процессах, а также в исполнительном производстве в соответствии с ч. 3 ст. 53 ГПК РФ, ч. 5 ст. 61 АПК РФ, ч. 2 ст. 54 Федерального закона N 229-ФЗ "Об исполнительном производстве", - говорит председатель Санкт-Петербургской коллегии адвокатов "Феникс" адвокат Александр Голованов.
Впрочем, спешки с отказом от печати не наблюдается. "Юрлица вообще на это новшество не обратили никакого внимания, - считает Андрей Воронин. - И хотя печать сама по себе в силу низкой стоимости изготовления, легкости подделки по оттиску, отсутствия инструмента официальной фиксации оттиска печати организации уже давно стала рудиментом, в обычной хозяйственной деятельности она осталась привычной, и большое количество компаний пользуются печатями". Компании без печатей пока являются редкостью и вызывают настороженность. Причем как со стороны контрагентов, так и со стороны контролирующих структур. "Российское общество еще не готово к масштабному отказу от печати. Этот архаизм прочно засел в сознании. Но впоследствии, полагаю, общество придет к осознанию бесполезности использования печати негосударственными организациями", - считает Александр Голованов.