Базовый элемент цифровизации бизнеса - электронная подпись. Она уже есть у большинства организаций, и сейчас самое время использовать ее по максимуму. Подписывать документы в электронном виде и обмениваться ими онлайн, чтобы ускорить рабочие процессы. Отказаться от бумажных договоров, курьерской доставки, чтобы сократить расходы на документооборот с партнерами и сотрудниками.
Цифровой островок стабильности
Электронная подпись - один из наиболее стабильных бизнес-инструментов сейчас. Не зависит от санкций, изменения валютного курса или логистических проблем. А значит, с подписью можно идти вперед - и бизнесу, и госструктурам.
Одна из главных особенностей электронной подписи - она придает цифровым документам юридическую силу. "Электронная подпись позволяет почти полностью отказаться от бумажного документооборота с партнерами, государственными органами, заказчиками. А в каких-то сферах, например при сдаче налоговой отчетности или участии в госзакупках, без подписи уже не обойтись по требованию закона",- отмечает руководитель Удостоверяющего центра Контура Сергей Казаков.
Уход от бумаги делает работу госструктуры или компании эффективнее. Сокращается время на обработку документов, а значит, ускоряется взаимодействие с клиентами и партнерами. Документы в электронном виде практически невозможно потерять, испортить, а еще их всегда легко найти, и они могут быть доступны с разных устройств.
Подписывать документы электронно выгоднее, чем на бумаге. Аналитики Контура, экосистемы продуктов для бизнеса, выяснили, что спрос на электронный документооборот (ЭДО) вырос на фоне увеличения цен на офисную бумагу. Только лишь за одну неделю с 14 по 20 марта в техподдержку компании поступило на 20 процентов больше вопросов о том, как перейти на электронные документы.
Другая особенность - высокая безопасность в сфере электронной подписи. С 2022 года руководители получают электронные подписи в государственных УЦ: ФНС России, Федеральном казначействе, Центробанке РФ. Подписи коммерческих организаций, выдаваемые налоговой, защищаются от копирования и выдаются только в единственном экземпляре. Это минимизирует риск компрометации электронной подписи директора и противозаконного подписания документов организации. Главное, чтобы руководитель самостоятельно не передал свою подпись посторонним - хранить ее нужно, как банковскую карточку и пин-код к ней.
Надежна и технология создания электронной подписи. Это отечественная криптография, на которую не влияют санкции. Благодаря криптографии взломать электронную подпись нельзя - за безопасностью технологии следят ФСБ России и другие контролирующие органы.
Да и рынок поставщиков электронной подписи устойчив - крупные операторы ЭДО работают уже 20-30 лет. Они имеют не только необходимые технологии и оборудование, но и опыт. Все это обеспечит стабильную работу для сотен тысяч организаций и ИП, государственных структур. А за стабильным периодом обязательно придет развитие - и отрасли, и всех причастных к ней организаций.
Будущее электронной подписи под защитой
Диалог бизнеса и власти обеспечивает развитие рынка, особенно цифрового. И в сфере электронной подписи обсуждения становятся продуктивнее с каждым годом. Так, с 2019 года законодатели уже исключили возможности для мошеннических онлайн-сделок с недвижимостью. А в 2020 году обязали выдавать электронную подпись строго в руки владельцу.
"Мы ожидаем, что развитию отрасли не помешает ни геополитическая обстановка, ни изменения на рынке. Электронная подпись - как технология и бизнес-инструмент - чувствует себя стабильно и даже сейчас дает компаниям возможность адаптироваться",- подтверждает Сергей Казаков.
Участники цифрового рынка и власти обсуждают обмен электронными документами с партнерами из соседних стран. Он позволит укрепить деловые отношения и ускорить принятие решений по коммерческим и государственным проектам. Пилотные проекты уже запущены в Беларуси и Армении. Уже разработан законопроект, который позволит обмениваться международными документами с легкостью по соглашению сторон-участников.
"Мы видим, что власти слышат запрос бизнеса и граждан. Так, в 2022 году сфера электронной подписи станет еще безопаснее - появится электронная доверенность для сотрудников организаций. Доверенностью они будут подтверждать полномочия на подписание документов компании. А если полномочия закончатся или изменятся, будет достаточно отозвать доверенность, - отмечает Сергей Казаков.- Главное - доработать необходимые изменения в ближайшие месяцы. Чтобы бизнес, особенно крупный, успел адаптироваться до конца 2022 года".
Электронная подпись станет долговечнее. Госдума начала рассматривать законопроект об электронных архивах. Он предусматривает правила хранения электронных документов в течение десятков лет и подтверждение подлинности электронной подписи на таких архивах. Регуляция этого вопроса станет драйвером для цифровизации новых сфер экономики и бизнеса.
У государства действительно большие планы на технологию электронной подписи. Минцифры рассчитывает, что к 2024 году 60 процентов всего документооборота между государством и бизнесом будет только в электронном виде, 60 процентов пользователей Госуслуг будут использовать облачную электронную подпись, а 90 процентов обязательной отчетности будет обрабатываться и храниться в электронном виде.
В 2020 году ФНС представила концепцию развития ЭДО к 2024 году. К концу намеченного срока многие документы, которые оформлялись в бумажном виде, должны будут полностью перейти в электронный формат. В частности, речь идет про транспортные и кадровые документы, а также про документы по учету НДС.
Развитие ЭДО коснется не только налоговых органов, но и других госструктур, а также бизнеса. Так, в конце прошлого года были внесены изменения в Трудовой кодекс, согласно которым работодатель вправе вести кадровое делопроизводство в безбумажном формате. Власти понимают, что переход на электронные документы способен снизить издержки госструктур, повысить эффективность и скорость их работы, а бизнесу поможет сэкономить время на отчетности и сделать деловые процессы прозрачнее.
Можно ожидать популяризации электронной подписи и среди простых граждан. "В цифровой формат уже переходят больничные, рецепты на лекарства, кадровые документы. Электронная подпись удобна и безопасна для цифровизации социальных услуг. Поэтому тенденция будет продолжаться",- отмечает Сергей Казаков.
Замена рукописной подписи электронной схожа с тотальным переходом с наличных денег на банковские карты. Поначалу новая технология пугала, однако со временем оказалось, что использовать "пластик" и удобнее, и безопаснее. Так и с электронной подписью: стоит попробовать - и больше не будет смысла тратить время на поездки в ведомства, постоянные командировки и оплату услуг курьеров.