Минтруд скорректировал форму бланка трудовой книжки, обновил инструкции по ее ведению и хранению. Изменения утверждены приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н.
В обновленной трудовой книжке изменилось соотношение выделенных разворотов для разделов о работе и о награждениях. Теперь их в сведениях о работе стало 14 вместо 10 (во вкладышах стало 12 вместо 9). А в разделе сведений о награждении разворотов 7 вместо 10 (во вкладышах стало 5 вместо 8).
Возможность использовать имеющиеся у работодателя старые формы трудовых книжек и вкладышей удобна для работодателей, считает Светлана Черемисова, специалист по кадровому учету СКБ Контур.
"При необходимости можно продолжать их заводить, - поясняет она. А при приеме на работу сотрудников, которые выбрали ведение трудовой на бумаге, продолжать работать с предоставленной трудовой книжкой старого образца. Менять ее на новую не нужно". Для сотрудников, которые впервые устраиваются на работу после 31 декабря 2020 года бумажные трудовые книжки, не оформляются, сведения хранятся в электронном виде.
При ведении обновленной трудовой книжки есть несколько нюансов. В месте для печати добавлена формулировка "При наличии", что соответствует действующему законодательству, так как у ряда организаций на законных основаниях печати может не быть. То же правило относится к отчеству работника, если его нет, его не нужно указывать на титульном листе.
Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек, больше не нужно указывать разборчиво. "Формулировка о ее разборчивости вызывала много вопросов, - отмечает Черемисова. - И это понятно, поскольку нет обязательного формата для всех подписей. У каждого она индивидуальна".
Упрощены требования к заполнению книжек: теперь необязательно оформлять записи только шариковой или гелевой ручкой, рассказывает Ольга Меркулова, начальник управления по кадровой и социальной политике ПАО "РосДорБанк".
Записи можно вносить вручную, или впечатать на принтере, внести в виде штампа. Подпись сотрудника требуется только на титульном листе, чтобы заверить персональные сведения. А при увольнении под соответствующей записью подписи ставят только руководитель или лицо, отвечающее за хранение трудовых книжек.
С нового года бланки трудовых книжек становятся защищенной полиграфической продукцией уровня защиты "В". Для защиты от подделок при производстве бланков необходимо использовать специальные бумагу, краски и графические элементы по техническим требованиям Минфина.
"Работодатели будут закупать трудовые книжки у распространителей: коммерческих организаций, индивидуальных предпринимателей, юридических лиц либо заказывать бланки у изготовителей на их официальных сайтах", - говорит Марина Атонова, старший юрист Европейской Юридической Службы. Список распространителей бланков трудовых книжек указан на сайте АО "Гознак".