Для начала необходимо определиться с форматом и концепцией выпускного вечера. "Чтобы это понять, спросите у детей - чего они хотят. Выпускной - праздник для ребенка и важнее его представление о нем. Часто пышный дорогой банкетный зал в центре города может оказаться желанием родителей, в то время как детям было бы более комфортно и весело на событийной площадке за городом", - отметила эксперт.
Затем нужно разобраться с финансовой стороной вопроса, поскольку у каждой семьи в школе разные возможности. Необходимо определить сумму, которая не обременит никого из выпускников и их родителей и при этом позволит организовать достойный праздник. Соловиченко рекомендовала разбивать траты на первостепенные и отсроченные, чтобы дать выпускникам возможность сдавать деньги в несколько этапов.
Для того, чтобы не переплатить, услуги следует покупать оптом. Развлечения, еда, фотограф или диджей - это самые крупные траты. Рационально приобрести пакетное предложение в одном event-агентстве: так будет дешевле, нежели покупать услуги по отдельности.
Кроме того, в процессе подготовки к мероприятию надо обратить внимание на "важные мелочи", так как на них приходится немалая доля расходов. "Например, вы хотите купить ленту с надписью "Выпускник". В ближайшем магазине она стоит 250 рублей. Вроде недорого. Но если поискать в интернете, то цена на такую же ленту может быть и 150 рублей. Кстати, минимум на треть дешевле заказывать ленты, объединившись несколькими классами", - рассуждает эксперт.
Снизить затраты также можно, если тщательно расставить приоритеты. Родителям стоит поинтересоваться у выпускников, на чем они хотели бы сделать акцент во время праздника. Чтобы систематизировать расходы, можно составить первичную детализированную смету. "В предварительный расчет включите все пожелания и требования. Когда у вас перед глазами будет полная картина, вы сможете четко понять, где можно сэкономить, от чего можно отказаться без потерь. Добавьте к каждой статье расходов непредвиденные траты, которые могут составлять 5-10% от общей суммы бюджета", - резюмировала Соловиченко.