Зарегистрирован в Минюсте РФ 30 августа 2013 г.
Регистрационный N 29805
В соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31 (часть I), ст. 3451; 2009, N 48, ст. 5716; N 52 (часть I), ст. 6439; 2010, N 27, ст. 3407; N 31, ст. 4173, 4196; N 49, ст. 6409; N 52 (часть I), ст. 6974; 2011, N 23, ст. 3263; N 31, ст. 4701; 2013, N 14, ст. 1651) и постановлением Правительства Российской Федерации от 21 марта 2012 г. N 211 "Об утверждении перечня мер, направленных на обеспечение выполнения обязанностей, предусмотренных Федеральным законом "О персональных данных" и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами, операторами, являющимися государственными или муниципальными органами" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2012, N 14, ст. 1626) приказываю:
1. Утвердить:
правила обработки персональных данных в системе ГФС России (приложение N 1);
перечень должностей сотрудников ГФС России, ответственных за проведение мероприятий по обезличиванию обрабатываемых персональных данных (приложение N 2);
перечень должностей сотрудников ГФС России, замещение которых предусматривает осуществление обработки персональных данных либо осуществление доступа к персональным данным (приложение N 3);
типовое обязательство сотрудника ГФС России, непосредственно осуществляющего обработку персональных данных, в случае расторжения с ним государственного контракта прекратить обработку персональных данных, ставших известными ему в связи с исполнением должностных обязанностей (приложение N 4);
типовую форму согласия на обработку персональных данных сотрудников ГФС России, иных субъектов персональных данных, а также типовую форму разъяснения субъекту персональных данных юридических последствий отказа предоставить свои персональные данные (приложение N 5).
2. Признать утратившими силу приказы ГФС России от 9 апреля 2008 г. N 115 "О персональных данных в системе ГФС России" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 4 мая 2008 г., регистрационный N 11616), от 31 мая 2011 г. N 179 "О внесении изменений в приказ ГФС России от 9 апреля 2008 г. N 115" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 1 июля 2011 г., регистрационный N 21248).
Временно исполняющий обязанности директора генерал-лейтенант внутренней службы
В. Бочарников
Приложение N 1
I. Общие положения
1. Настоящие Правила обработки персональных данных в системе ГФС России (далее - Правила) устанавливают процедуры, направленные на выявление и предотвращение нарушений законодательства Российской Федерации в сфере персональных данных, а также определяют для каждой цели обработки персональных данных содержание обрабатываемых персональных данных, категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются, сроки их обработки и хранения, порядок уничтожения при достижении целей обработки или при наступлении иных законных оснований в системе ГФС России.
2. В системе ГФС России обрабатываются персональные данные физических лиц, не являющихся сотрудниками ГФС России, и сотрудников ГФС России.
II. Процедуры, направленные на выявление и предотвращение нарушений законодательства Российской Федерации в сфере персональных данных
3. Для выявления и предотвращения нарушений, предусмотренных законодательством Российской Федерации в сфере персональных данных, в системе ГФС России используются следующие процедуры:
3.1. Осуществление внутреннего контроля соответствия обработки персональных данных требованиям к защите персональных данных.
3.2. Оценка вреда, который может быть причинен субъектам персональных данных.
3.3. Ознакомление сотрудников ГФС России, непосредственно осуществляющих обработку персональных данных, с законодательством Российской Федерации о персональных данных, в том числе с требованиями к защите персональных данных, настоящими правилами и (или) обучение сотрудников ГФС России.
3.4. Ограничение обработки персональных данных достижением конкретных, заранее определенных и законных целей.
3.5. Осуществление обработки персональных данных в соответствии с принципами и условиями обработки персональных данных, установленными законодательством Российской Федерации в области персональных данных.
3.6. Недопущение обработки персональных данных, несовместимых с целями сбора персональных данных.
3.7. Недопущение объединения баз данных, содержащих персональные данные, обработка которых осуществляется в целях, несовместимых между собой.
3.8. Соответствие содержания и объема обрабатываемых персональных данных заявленным целям обработки. Обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки.
3.9. Обеспечение при обработке персональных данных точности персональных данных, их достаточности, а в необходимых случаях и актуальности по отношению к целям обработки персональных данных.
III. Цели обработки персональных данных, содержание обрабатываемых персональных данных, категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются
4. В ГФС России персональные данные могут обрабатываться в целях:
4.1. Осуществления статистических или иных исследовательских целей, за исключением целей, указанных в статье 15 Федерального закона от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных".
4.2. Обеспечения доступа неограниченного круга лиц к общедоступным персональным данным, который предоставлен субъектом персональных данных либо по просьбе субъекта персональных данных.
4.3. Выполнения возложенных на ГФС России функций, полномочий и обязанностей.
5. В ГФС России могут обрабатываться следующие персональные данные:
5.1. Фамилия, имя, отчество.
5.2. Дата рождения.
5.3. Место рождения.
5.4. Образование.
5.5. Адрес места жительства (регистрации), номер контактного телефона.
5.6. Реквизиты документа, удостоверяющего личность.
5.7. Реквизиты страхового свидетельства государственного пенсионного страхования.
5.8. Идентификационный номер налогоплательщика.
5.9. Реквизиты страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования.
5.10. Реквизиты свидетельства государственной регистрации актов гражданского состояния.
5.11. Сведения о воинском учете и реквизиты документов воинского учета.
5.12. Семейное положение.
5.13. Спортивное звание, спортивный разряд.
5.14. Ученая степень, ученое звание.
5.15. Сведения о судимости.
5.16. Сведения о трудовой деятельности.
5.17. Сведения о награждении государственными наградами Российской Федерации и присвоении почетных званий Российской Федерации.
5.18. Сведения, указанные в анкете, подлежащей представлению гражданином, поступающим на службу в органы внутренних дел Российской Федерации.
5.19. Сведения, указанные в Указе Президента Российской Федерации от 18 мая 2009 г. N 559 "О представлении гражданами, претендующими на замещение должностей федеральной государственной службы, и федеральными государственными служащими сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 21 ст. 2544; 2010, N 3, ст. 274; 2012, N 12, ст. 1391; 2013, N 14, ст. 1670) и Федеральном законе от 3 декабря 2012 г. N 230-ФЗ "О контроле за соответствием расходов лиц, замещающих государственные должности, и иных лиц их доходам" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2012, N 50 (часть IV), ст. 6953).
5.20. Сведения, указанные в автобиографии.
6. Категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются в системе ГФС России:
6.1. Физические лица, не являющиеся сотрудниками ГФС России.
6.2. Сотрудники ГФС России.
IV. Содержание обрабатываемых персональных данных, категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются, сроки их обработки и хранения, порядок уничтожения при достижении целей обработки или при наступлении иных законных оснований, определенные для каждой цели обработки персональных данных
7. В ГФС России для каждой цели обработки персональных данных определяется содержание обрабатываемых персональных данных:
7.1. Для цели обработки персональных данных, указанной в подпункте 4.1 Правил, определяются содержание персональных данных, перечисленное в подпунктах 5.2-5.14 Правил, и соответствующие категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются в системе ГФС России, указанные в подпунктах 6.1 и 6.2 Правил;
7.2. Для целей обработки персональных данных, указанных в подпунктах 4.2 и 4.3 Правил, определяются содержание персональных данных, перечисленное в подпунктах 5.1 - 5.14 Правил, и соответствующие категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются в системе ГФС России, указанные в подпунктах 6.1 и 6.2 Правил.
8. Если сроки обработки и хранения персональных данных не установлены федеральным законом, договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных, то обработка и хранение персональных данных категорий субъектов, персональные данные которых обрабатываются в системе ГФС России, перечисленных в подпунктах 6.1 и 6.2 Правил, осуществляются не дольше, чем этого требуют цели их обработки и хранения.
9. Порядок уничтожения при достижении целей обработки или при наступлении иных законных оснований в системе ГФС России для категорий субъектов, персональные данные которых обрабатываются в системе ГФС России, перечисленных в подпунктах 6.1 и 6.2 Правил:
9.1. Уничтожению подлежат обрабатываемые персональные данные по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации.
9.2. В случае отсутствия возможности уничтожения персональных данных ГФС России осуществляет блокирование таких персональных данных или обеспечивает их блокирование (если обработка персональных данных осуществляется другим лицом, действующим по поручению ГФС России) и уничтожение персональных данных в срок не более чем 6 (шесть) месяцев, если иной срок не установлен законодательством Российской Федерации.
9.3. Уничтожение персональных данных, если это допускается материальным носителем, может производиться способом, исключающим дальнейшую обработку этих персональных данных, с сохранением возможности обработки иных данных, зафиксированных на материальном носителе (удаление, вымарывание).
10. Формирование, ведение и хранение в течение установленного срока личных дел лиц начальствующего состава федеральной фельдъегерской связи, проходящих службу в центральном аппарате, территориальном органе ГФС России в г. Москве, руководителей территориальных органов ГФС России в столицах и административных центрах субъектов Российской Федерации и в г. Минеральные Воды, иных материалов, содержащих их персональные данные, а также хранение личных дел лиц, уволенных из органов внутренних дел Российской Федерации и из ГФС России или с должностей, указанных в настоящем пункте, с дальнейшей их передачей в установленном порядке в архив МВД России осуществляются Управлением кадрового и специального обеспечения и отделом кадрового сопровождения подразделений в г. Москве в порядке, определенном МВД России для учета кадров МВД России и организации архивной работы в системе МВД России, а также совместными актами ГФС России и МВД России.
11. Формирование, ведение и хранение в течение установленного срока личных дел лиц начальствующего состава федеральной фельдъегерской связи, проходящих службу в территориальных органах ГФС России в столицах и административных центрах субъектов Российской Федерации и в г. Минеральные Воды, иных материалов, содержащих их персональные данные, а также хранение личных дел лиц, уволенных из органов внутренних дел Российской Федерации и из ГФС России, указанных в настоящем пункте, осуществляются в порядке, определенном МВД России для учета кадров МВД России и организации архивной работы в системе МВД России, а также совместными актами ГФС России и МВД России.
12. Формирование, ведение и хранение в течение установленного срока личных дел государственных гражданских служащих, проходящих службу в центральном аппарате или территориальном органе ГФС России в г. Москве, иных материалов, содержащих их персональные данные, ведение и хранение личных карточек государственных гражданских служащих (унифицированная форма N Т-2ГС(МС), утвержденная постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" (признано не нуждающимся в государственной регистрации, письмо Минюста России от 15 марта 2004 г. N 07/2732-ЮД) (далее - Постановление), а также хранение личных дел лиц, уволенных с федеральной государственной гражданской службы и из центрального аппарата ГФС России или территориального органа ГФС России в г. Москве, с дальнейшей их передачей в архив осуществляются Управлением кадрового и специального обеспечения и отделом кадрового сопровождения подразделений в г. Москве в порядке, определенном Положением о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 г. N 609 "Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 23, ст. 2242; 2008, N 43, ст. 4921).
13. Формирование, ведение и хранение в течение установленного срока личных дел государственных гражданских служащих, проходящих службу в территориальных органах ГФС России в столицах и административных центрах субъектов Российской Федерации и в г. Минеральные Воды, иных материалов, содержащих их персональные данные, ведение и хранение личных карточек государственных гражданских служащих (унифицированная форма N Т-2ГС(МС), утвержденная Постановлением), а также хранение личных дел лиц, уволенных с федеральной государственной гражданской службы и из территориальных органов ГФС России в столицах и административных центрах субъектов Российской Федерации и в г. Минеральные Воды, с дальнейшей их передачей в архив осуществляются управлениями ГФС России по федеральным округам в порядке, определенном Положением о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела, утвержденным Указом.
14. Формирование, ведение и хранение в течение установленного срока личных карточек работников (унифицированная форма N Т-2, утвержденная Постановлением), работающих в центральном аппарате или территориальных органах ГФС России в г. Москве и подведомственных организациях ГФС России, иных материалов, содержащих их персональные данные, а также хранение личных карточек лиц, уволенных из подразделений ГФС России, указанных в настоящем пункте, с дальнейшей их передачей в архив осуществляются Управлением кадрового и специального обеспечения и отделом кадрового сопровождения подразделений в г. Москве в соответствии с Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденными Постановлением.
15. Формирование, ведение и хранение в течение установленного срока личных карточек работников (унифицированная форма N Т-2, утвержденная Постановлением), работающих в территориальных органах ГФС России в столицах и административных центрах субъектов Российской Федерации и в г. Минеральные Воды, иных материалов, содержащих их персональные данные, а также хранение личных карточек лиц, уволенных из подразделений ГФС России, указанных в настоящем пункте, с дальнейшей их передачей в архив осуществляются территориальными органами ГФС России в столицах и административных центрах субъектов Российской Федерации в соответствии с Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденными Постановлением.
16. Обеспечение безопасности при обработке персональных данных, содержащихся в информационных системах центрального аппарата, территориальных органов и подведомственных организаций ГФС России, осуществляется в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 1 ноября 2012 г. N 1119 "Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2012, N 45, ст. 6257).
17. В случае изменения персональных данных сотрудника ГФС России, обрабатываемых в ГФС России в связи с реализацией трудовых отношений, а также обусловленных служебным контрактом (контрактом), он в 3-дневный срок обязан сообщать о таких изменениях:
17.1. При прохождении службы (работы) в подразделениях центрального аппарата, территориальных органах ГФС России в г. Москве и подведомственных организациях ГФС России - в Управление кадрового и специального обеспечения ГФС России.
17.2. При прохождении службы (работы) в территориальных органах ГФС России в столицах и административных центрах субъектов Российской Федерации и в г. Минеральные Воды - начальнику (заместителю начальника) территориального органа ГФС России и (или) начальнику (заместителю начальника) структурного подразделения территориального органа ГФС России.