Онбординг - так называется комплекс универсальных мероприятий по адаптации новых сотрудников, который применяется на разных уровнях взаимодействия: при адаптации новых сотрудников, внедрении корпоративных программ и продаже собственных продуктов клиентам. По сути, слово "онбординг" созвучно английской фразе "добро пожаловать на борт".
В рекрутинге он особенно эффективен - по данным компании Glassdoor, качественная адаптация сотрудников на новом месте на 70 процентов увеличивает их производительность. Но для высоких результатов важно, чтобы все специалисты сработались и им было комфортно на рабочем месте.
- Уже на этапе отбора новых резидентов мы узнаем, впишутся ли они в корпоративную культуру, - делится опытом Ольга Гедевская, CEO Collider. - После изучения заявки мы созваниваемся с кандидатом по видеосвязи, расспрашивая подробно о предыдущих проектах, сильных и слабых сторонах. После этого группа кандидатов разговаривает с не менее чем пятью членами нашего комьюнити в офлайн-режиме, а заодно посещает экскурсию по рабочему пространству. Кто прошел отбор, определяет голосование команды. Всех резидентов мы приглашаем в чаты с календарем событий. А скоро запустим приложение, с помощью которого можно будет легко заходить внутрь помещений, заказывать еду на рабочее место, бронировать переговорные и даже вызывать клининг.
По оценке экспертов, ИТ-технологии значительно упрощают процесс адаптации, делают его простым и недорогим. К примеру, роботизированные RPA-технологии.
- Робот снимет большую нагрузку с сотрудника отдела кадров, если начнет прикреплять паспортные данные и другие документы к информационной системе. Он также сможет предоставлять автоматический доступ новичку ко всей корпоративно-информационной системе, не требуя при этом настройки от ИТ-специалиста компании, установить на компьютер нового работника весь необходимый софт, - рассказывает Павел Борченко, гендиректор компании Robin.
Фактически чат-бот может заменить "живого" сотрудника и провести обучение новичка. Тогда большинство вопросов новый специалист решит самостоятельно, узнав информацию с помощью виджета на корпоративном портале или звонка на горячую линию. Особенно важной эта проблема становится, когда обучать приходится не одного работника, а сразу нескольких - например, использованию нового софта. Непонимание работником программного обеспечения компании приносит убытки всем - особенно это можно наблюдать в рознице, - когда образуются очереди из-за того, что за кассу сел новичок. Или когда неопытный сотрудник ведет прием или заказ товара.
- Специальные OMS-системы управления заказами помогают ретейлу управлять всем циклом движения товара. Совместно с менеджером проекта в компании мы готовим тренинг по корпоративному обучению и проверяем его на конкретном отделе. Если в процессе возникают вопросы со стороны пользователей, мы добавляем ответы на них в инструкции, - объясняет процесс адаптации в обучении Артем Спорыхин, гендиректор Starfish24.
Онбординг помогает справиться и с большим количеством резюме, обработка которых является большой проблемой, особенно в крупных компаниях.
- Мы работаем с рекрутерами, представителями одной из самых стрессовых профессий, - рассказывает Евгения Назарова, арт-директор CRM Talantix. - Они работают в очень быстром темпе, и мы сразу адаптируем рекрутеров в CRM-системе (то есть системе взаимодействия с клиентами), чтобы они с первого дня перенесли все резюме и статусы кандидатов, автоматизировав свою работу.
Если в компании большая текучка кадров, персоналу не подойдет детальное и многоэтапное обучение, утверждают эксперты. Им нужны максимально простые инструкции, которые они смогут сразу же использовать в своей работе.
- Чтобы научить продавцов в магазинах, где часто меняется персонал, пользоваться OMS-системой, мы запустили формат тренингов и видеоинструкций, - поделился опытом Артем Спорыхин. - Презентация доступна каждому работнику. А на видео наглядно показано, какие кнопки и в какой последовательности нужно нажимать.
Главный же успех адаптации, уверены эксперты, кроется в непрерывной обратной связи. Рассказать клиентам, как пользоваться продуктом, недостаточно. Важно предоставить им доступ к круглосуточной службе поддержки и непрерывно изучать возникающие вопросы.
- Разрабатывая продукт, нельзя точно сказать, на каком этапе пользователь испытает трудности. Выяснить это можно только в процессе диалога. Изучая вопросы своих клиентов, вы сможете постоянно дополнять инструкции новыми данными. Мы расспросили у постоянных клиентов, что им нравится в платформе и интерфейсе, а после создали на этой основе программу онбординга, - поясняет Евгения Назарова.
Правда, сегодня большинство российских компаний пренебрегают адаптацией сотрудников. По статистике HCI, половина из них сосредотачивается на оформлении бумаг, а не на введении сотрудника в корпоративную среду, тем самым теряя и время, и деньги.