Сейчас часто звучит слово "тайм-менеджмент". "Управление временем". Это недавнее изобретение человечества?
Дмитрий Астафьев: Термин пришел из бизнеса, ведь тайм-менеджмент - планирование производственных операций. Но, думаю, сама идея идет из далекого прошлого. В какой-нибудь английской мануфактуре уже были зачатки тайм-менеджмента. Да что там - и при строительстве египетских пирамид надо было использовать тайм-менеджмент. На Западе особый интерес к тайм-менеджменту, мода на него возникла в 80-е годы, а у нас, на постсоветском пространстве, не так давно.
Последний год тему заострил: многие подолгу оказываются на удаленке, а ведь в таком режиме наши отношения со временем делаются болезненными...
Дмитрий Астафьев: Когда началась пандемия, я изучал тему стресса, связанного с изоляцией, с глобальной перестройкой жизни. Управлять своим временем в измененных, стрессовых обстоятельствах для многих оказалось гораздо сложнее. Когда у вас четкий офисный график, жизнь как бы разделяется - на работе одна, дома - другая. И вдруг эти жизни слились. Как их разграничить? Порой люди вылезают из-за компьютера только поздно вечером.
Но ведь должно было стать легче: не надо тратить время на дорогу, на сборы.
Дмитрий Астафьев: Казалось бы. А на деле вышло наоборот. На удаленке навыки планирования особенно важны. А еще обнаружилась большая проблема: неумение вести онлайн-совещания. Тут должен быть свой тайм-менеджмент. Обязательно нужен тот, кто ведет совещание достаточно жестко, направляет всех, заставляя укладываться в регламент. Когда мы не сидим за одним столом, но каждому нужно дать время выступить, особенно важно умение ведущего передавать слово и организовывать процедуру принятия решений.
Что делать, если я ничего не успеваю, у меня ощущение, что время летит со страшной скоростью? В чем моя ошибка?
Дмитрий Астафьев: В том, что мы не расставляем приоритеты. Это первое, что надо сделать, когда вы твердо решили встать на путь управления своей жизнью. Это чистая психология, умение ответить себе на вопрос: "Что для меня важно?". Причем поиск ответа, расстановка приоритетов - процесс постоянный. Определиться с целями и потом периодически, а лучше ежедневно, планировать свои действия.
Допустим, я определилась с важной, нелегко достижимой целью. Как планировать дальнейшие действия?
Дмитрий Астафьев: Есть такое понятие "декомпозиция". Магический прием, который помогает управлять временем. Представьте: мы смотрим на гору, и кажется, что на нее невозможно подняться. Но если мы разобьем путь на отрезки, то все окажется достижимым. Другая метафора: "Ешьте слона по кусочкам". Всегда разделяйте задачу на отдельные простые операции, это и есть декомпозиция. Она поможет двигаться и к нескольким целям параллельно.
Планировать обязательно на бумаге или можно все держать в голове?
Дмитрий Астафьев: Кто как устроен. Кому-то необходимо сесть и на бумаге набросать. Кому-то проще в телефоне использовать приложение, в котором потом отмечать, что завершено. Например, я закидываю список покупок, дел и мест, которые нужно посетить, сам себе в WhatsApp, а потом просто удаляю по пунктам. В итоге наблюдаю, как укорачивается список. Если вспоминаю о чем-то внезапно, заношу в телефон сразу, чтобы не забыть.
Напоминает списки, которые я в доковидные времена вела перед тем, как собирать чемодан в отпуск. Свой день можно собрать, как чемодан, из мелких и крупных задач...
Дмитрий Астафьев: Да, подходящая метафора. А можно представить весь спектр задач в виде трех-четырех корзин (это так называемая матрица Эйзенхауэра). Первая корзина - то, что двигает нас к заветной главной цели. Вторая - неизбежная повседневная рутина. Третья корзина, тоже необходима, в ней - приятные дела, отдых.
По себе знаю ступор, нападающий, когда надо приступить к огромной, важной задаче. Например, написание диплома...
Дмитрий Астафьев: Если вы никак не можете начать, подумайте, что вас удерживает. В чем ваш страх, а в чем мотивация. Вообще, мотивация бывает не только достижения, но и избегания. Подумайте, что будет, если вы диплом так и не напишете. Не допустить этих последствий - вот мотивация избегания. А дальше составьте план, садитесь и начинайте по чуть-чуть.
Большой труд не делается за раз. В материал нужно вживаться. Легенда про Менделеева, которому приснилась таблица химических элементов, возникла не на пустом месте. Он постоянно думал над своей теорией, пока мысли его не сложились в стройную картину. Так же с любым большим делом: нужно насытить мозг информацией по теме. Читать, думать, уделять час в день хотя бы не на то, чтобы писать диплом, а просто почитывать по теме, погружаться в нее.
Похоже на то, как мы на пляже потихоньку входим в воду, прежде чем нырнуть. А если нас одолевает куча мелких дел?
Дмитрий Астафьев: Приоритеты! Будьте реалистичны: если понимаете, что всего не успеть, выделяйте наиболее крупные или важные задачи (помните те самые корзины?). Остальное придется отбросить.
Многие сейчас пытаются менять привычки, становиться эффективнее. Но реально ли "перековать себя", превратиться, например, из совы в жаворонка?
Дмитрий Астафьев: Шансы есть, если этому посвящать достаточно времени. Вот человеку 40 лет. Как-то он жил все это время, у него есть генетические предрасположенности, его воспитывали, он находился в своей среде. Изменить себя за год нереально. Для этого нужно либо гораздо больше времени, либо стимул должен быть очень силен. Примите, что стать совсем другим человеком невозможно. А вот чтобы выработать какую-либо привычку, требуются настойчивое повторение и сильная мотивация.
Говорят, чтобы выработать привычку, нужно три недели. Это миф?
Дмитрий Астафьев: Миф, который пошел от наблюдений за людьми, пережившими пластические операции: якобы именно через 21 день они начинают приспосабливаться к новому облику. Но чем больше в новой привычке компонентов и чем меньше к ней мотивации, тем сложнее ее выработать.
Дмитрий Астафьев, практикующий психолог, бизнес-тренер. Соучредитель "Лаборатории Деловых Игр". Автор и ведущий телевизионных тренингов.