Поделиться
Константин Лазарев, автор книги "Профессия - помощник руководителя"
Организаторы мастер-классов утверждают, что вопрос организации тренингов упирается не в стоимость участия в нем слушателей, а в сложность поиска руководителей предприятий, желающих вложить деньги в обучение своего помощника. Зачастую в ответ на звонок они слышат: "я собираюсь его уволить" или "я его только что уволил, и у меня никого нет". При этом для людей, стремящихся к личному успеху, одним из ключевых вопросов организации собственного времени становится необходимость найма личного ассистента.
Другие же компании, работающие со "звездами", не имеющими собственных администраторов или помощников, "стонут" от того, что напрямую со спикерами, артистами и лекторами работать невозможно, и проект растворяется, не начавшись, - из-за отсутствия координатора. Я и сам сталкивался с последней проблемой неоднократно: дату определить не могут, авиакомпанию выбрать не могут, требования к поездке сформулировать не могут, евро и доллары путают, кому что сказали - не помнят, на ходу все меняют, и когда дожмешь - закончился срок действия паспорта...
Профессия помощник руководителя - очень востребована, но в нашей системе не воспринимается как самостоятельная и полноценная. Этой профессии не обучают, а успеха в ней достигают, как правило, талантливые самоучки. Руководители предприятий и творческие люди не знают, что нужно требовать от своего помощника, сколько за это платить и, самое главное, что это им же дает. А эффект на поверхности. Руководители бизнеса, сбросив организационную работу на личного помощника, освобождают себе время для занятия бизнесом - инициативной экономической деятельностью, поиском денежных средств под свою ответственность с целью получения прибыли. Люди творческих профессий освобождают время для творчества. Ключевые слова - "инициатива" и "творчество". Перепутав креатив с организацией собственной деятельности, вы толчетесь на месте и тонете в текучке.
Итак, вам нужно разгрузить свой личный график, освободив в нем 60-90% времени для бизнеса и творчества, одновременно избавив себя от неприятных формальностей. Что означает делегирование организационной работы своему помощнику? Подчеркиваю - личному помощнику. Речь будет идти только о вас как о руководителе.
Главное, что должен создать ваш помощник, - атмосферу системного комфорта для вас. Безусловно, он должен разбираться в деятельности вашего предприятия, не детально - но системно видеть всю картину работы. И второе - он должен иметь представление, хотя бы некоторое, о вашем личном пространстве, о ваших ценностях, о вашем понимании комфорта в деталях. Например, билет бизнес-класса - да, это комфортно. Но место у окошка, если вы любите поспать в полете, или место у прохода, если вы боитесь летать, - это учет ваших личных предпочтений, а не формальный подход к делу. В работе: с одним партнером вам нужно провести жесткие переговоры на вашей территории, и помощник изображает вашу дикую занятость, не оставляя ему выбора, с другим партнером переговоры идут на невыгодных для вас условиях, и помощник подбирает вам ресторан, где на нейтральной территории вы раскроете весь свой талант и добьетесь успеха.
Ваша задача - добиться от человека не столько безусловного подчинения, сколько того, что у него начнет все "зудеть" внутри, как только он предположит, что вам некомфортно. Принципы, которые представлены ниже, являются подчиненными по отношению к принципу создания комфорта.
Первое. Помощник работает on-line. Вы всегда можете до него дозвониться, и только в редких случаях срабатывает автоответчик. Но он срабатывает. Или срабатывает другая, удобная вам, а не ему, переадресация. При приеме на работу поинтересуйтесь, имеет ли претендент дома компьютер, Интернет, принтер и т.д. Приучайте оперативно, а не раз в день, реагировать на электронную почту. Помощник должен иметь быстрый доступ к базе ваших контактов. И очень важно: ваш личный график должен быть у него всегда с собой.
Второе. Вам нужен человек, мгновенно реагирующий на поручения. Если вы дали поручение, а потом сделали все сами - делайте выводы. И обязательно здесь же - необходимость обратной связи. Дали поручение - требуйте информации как о процессе, так и о результате.
Третье. Важен результат, а не процесс. Бесконечное информирование о деталях происходящего вызовет у вас отвращение и сделает бессмысленной работу помощника. Результатом должно быть слово "выполнено". При этом в принципе не важно, когда эта работа выполнялась - в рабочее время или в нерабочее и с какого компьютера - офисного или домашнего. Но если объективные трудности не позволяют поручение выполнить - вы должны вовремя получить от ассистента информацию о ситуации, чтобы успеть обучить его или предпринять самостоятельные действия на уровне, недоступном помощнику. Приучите для этого использовать все каналы связи с вами. Логическое продолжение этого пункта - стремление помощника к автономности и ваше поощрение его в этом. Вы не должны напоминать о поручениях, которые выполняются ежедневно, еженедельно, ежемесячно, ежегодно. Вам должны лишь приносить готовые бумаги на подпись или звонить и сообщать нечто вроде "я предугадал и подстраховал вас таким-то образом".
И последнее. Учите предугадывать, требуйте просчитывать различные варианты развития ситуаций, особенно в негативную сторону. Например, вы опоздали на самолет: как еще добраться? Или переговоры пошли по невыгодному сценарию: помощник разыгрывает "заготовку", и вы берете паузу. Ведь одна минута работы помощника может спасти вам целый проект! Это называется профессионализмом.